In Google Sites is er een duidelijk verschil tussen de versie waaraan je werkt en de versie die bezoekers zien. Je bewerkt altijd een conceptversie; de openbare versie verandert pas wanneer je publiceert. Daardoor kun je rustig sleutelen zonder dat half afgemaakte pagina's al zichtbaar zijn.
Concept versus gepubliceerd
- Concept: de werkversie in de editor. Alleen mensen met bewerkrechten zien deze.
- Gepubliceerd: de live versie op het webadres. Dit is wat bezoekers te zien krijgen.
Wijzig je iets in het concept, dan blijft de gepubliceerde site ongewijzigd tot je opnieuw op Publiceren klikt.
Je site publiceren
Zo zet je je site live
- Klik rechtsboven in de editor op Publiceren.
- Kies een webadres voor de site. Binnen een Workspace-domein kan dit een adres onder je organisatie zijn.
- Stel onder Beheren in wie de gepubliceerde site mag bekijken.
- Bevestig om de site live te zetten.
Na het publiceren krijg je een deelbare link die je naar collega's kunt sturen of in een ander document kunt opnemen.
Let op ingesloten bestanden
Controleer vóór het publiceren of er geen vertrouwelijke documenten zijn ingesloten die breder gedeeld worden dan de bedoeling is. De zichtbaarheid van een ingesloten Drive-bestand wordt bepaald door de deelinstellingen van dat bestand zelf, niet door die van de site.
Wie mag de site bekijken
Na publicatie bepaal je het publiek van de gepubliceerde site. Open het deelvenster via de knop Delen, of kies bij het publiceren op Beheren onder "Wie kan mijn site bekijken". Onder de algemene toegang kun je doorgaans kiezen uit:
- Specifieke personen: alleen mensen die je per e-mailadres of groep uitnodigt.
- Iedereen in je organisatie: alle gebruikers binnen je Workspace-domein.
- Iedereen op internet: een openbare site die voor iedereen toegankelijk is, ook zonder inloggen.
Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van de instellingen die je Workspace-beheerder heeft vastgelegd. In sommige organisaties is extern publiceren bijvoorbeeld uitgeschakeld.
Intranet? Kies je organisatie
Voor een intranet kies je vrijwel altijd "Iedereen in je organisatie". Zo hoef je niet iedere medewerker apart uit te nodigen en blijft de site toch afgeschermd voor de buitenwereld.
Bewerkers versus bezoekers
Het delen kent twee aparte lagen die je los van elkaar instelt:
- Bewerkers mogen de site aanpassen en zelf publiceren. Geef deze rol alleen aan mensen die de inhoud beheren.
- Bezoekers (gepubliceerde lezers) mogen de gepubliceerde site uitsluitend bekijken, niet de editor.
Houd het aantal bewerkers bewust klein. Elke bewerker kan immers wijzigingen live zetten.
Wijzigingen ongedaan maken
Google Sites houdt een versiegeschiedenis bij, vergelijkbaar met die in Docs. Via het menu kun je eerdere versies bekijken en zo nodig terugzetten. Handig als een aanpassing toch niet de bedoeling was.
Een site offline halen
Wil je een site tijdelijk of definitief uit de lucht halen, dan kun je de publicatie ongedaan maken via het publiceer-menu. De site blijft als concept bestaan, zodat je hem later opnieuw kunt publiceren zonder opnieuw te bouwen.
Gaan mijn wijzigingen meteen live?
Nee. Je bewerkt altijd een conceptversie. Pas wanneer je opnieuw op Publiceren klikt, wordt de gepubliceerde site bijgewerkt naar je laatste wijzigingen.
Kan ik per pagina instellen wie wat mag zien?
Nee. De toegang tot de gepubliceerde site geldt voor de hele site, niet per losse pagina. Wil je gevoelige inhoud afschermen, zet die dan op een aparte site of houd ze buiten de gepubliceerde versie.
Waarom kan ik niet voor iedereen op internet publiceren?
Dat bepaalt je Workspace-beheerder. In veel organisaties is extern publiceren uitgeschakeld, zodat je alleen binnen het domein of met specifieke personen kunt delen. Vraag de beheerder om de instelling als je echt openbaar moet.
Wat is het verschil tussen een bewerker en een bezoeker?
Een bewerker kan de site aanpassen en publiceren. Een bezoeker, ofwel gepubliceerde lezer, kan alleen de live site bekijken en heeft geen toegang tot de editor.
Hoe haal ik een site weer offline?
Open het publiceer-menu en kies om de publicatie ongedaan te maken. De site verdwijnt van het webadres maar blijft als concept bewaard, zodat je hem later opnieuw kunt publiceren.