Een bedrijfsintranet bouwen met Google Sites geeft je organisatie een centrale plek voor nieuws, documenten en handleidingen, zonder dat je een regel code hoeft te schrijven. In dit artikel zie je hoe je van een leeg canvas naar een werkend intranet komt.
Een intranet opzetten in Google Sites
Begin met een duidelijk doel. Een intranet werkt het best als het een paar kerntaken vervult: nieuws delen, documenten vindbaar maken en mensen wegwijs maken. Bedenk vooraf welke onderwerpen je wilt en welke pagina's daarbij horen.
Een nieuwe site starten
- Ga naar sites.google.com en klik op een lege site of een sjabloon.
- Geef de site een titel zoals
Intranetof de naam van je bedrijf. - Bepaal je hoofdpagina's, bijvoorbeeld Home, Nieuws, HR en Handleidingen.
- Voeg per onderwerp een pagina toe via het tabblad Pagina's.
- Vul elke pagina met tekst, afbeeldingen en ingesloten inhoud.
- Controleer de navigatie en de samenhang tussen pagina's.
Houd de structuur plat. Een intranet waar mensen in drie klikken vinden wat ze zoeken, werkt beter dan een diepe boomstructuur waarin ze verdwalen.
Begin met een sjabloon
Google Sites biedt kant-en-klare sjablonen voor onder meer een teamsite en een projecthub. Start met een sjabloon dat in de buurt komt en pas het aan, dan heb je sneller een professioneel resultaat dan vanaf een leeg canvas.
Pagina's en navigatie inrichten
De navigatie is de ruggengraat van je intranet. Google Sites zet je pagina's automatisch in een menu, bovenaan of in een zijbalk. Je bepaalt de volgorde en kunt pagina's onder elkaar nesten voor subonderwerpen.
Bovenmenu of zijmenu
In de thema-instellingen kies je tussen een horizontaal menu bovenaan en een zijmenu links. Een bovenmenu oogt strak voor een site met weinig hoofdpagina's, een zijmenu werkt prettiger als je veel pagina's en subpagina's hebt.
Geef pagina's korte, herkenbare namen. Vermijd interne afkortingen die alleen één team kent, want het intranet is voor de hele organisatie.
Workspace-inhoud insluiten
De grote kracht van Google Sites is dat je Workspace-inhoud rechtstreeks insluit. Een agenda, een map met documenten of een formulier verschijnt live op je intranet en blijft automatisch actueel.
Het insluiten werkt in een paar stappen:
- Open Invoegen. Klik rechtsboven op het paneel
Invoegen. - Kies de inhoud. Selecteer bijvoorbeeld Drive, Agenda, Forms of YouTube.
- Plaats het blok. Sleep het naar de juiste plek op de pagina.
- Stel de rechten af. Zorg dat lezers ook toegang hebben tot de ingesloten inhoud zelf.
Zo sluit je bijvoorbeeld de bedrijfsagenda met evenementen in op de homepage, een Drive-map met formulieren op de HR-pagina en een aanmeldformulier voor de vrijdagmiddagborrel op de nieuwspagina.
Een handig overzicht van veelgebruikte insluitingen:
| Inhoud | Voorbeeld op het intranet |
|---|---|
| Google Agenda | Bedrijfsevenementen op de homepage |
| Drive-map | Map met handleidingen op de HR-pagina |
| Google Forms | Aanmeldformulier op de nieuwspagina |
| Google Docs of Sheets | Beleidsstukken of een telefoonlijst |
Thema toepassen en publiceren
Een consistent thema maakt je intranet herkenbaar. In het thema-paneel kies je kleuren, lettertypen en de stijl van je menu. Voor een Cloud Captains-look gebruik je Google-blauw als accent met witte vlakken en strakke typografie.
Als alles staat, publiceer je de site. Bij het publiceren kies je een webadres en bepaal je wie de site mag bekijken. Voor een intranet beperk je dat tot je organisatie, eventueel verfijnd tot bepaalde groepen.
Controleer de toegang bij publiceren
Bij publiceren stel je in wie de site mag zien. Kies je per ongeluk Openbaar in plaats van beperkt tot je organisatie, dan staat je interne intranet op het open internet. Controleer deze instelling altijd voor je publiceert.
Ingesloten inhoud erft eigen rechten
Een ingesloten Drive-map of agenda heeft zijn eigen toegangsrechten, los van de site. Iemand die de site mag zien maar geen toegang tot de ingesloten map heeft, ziet die inhoud niet. Stem de rechten van ingesloten inhoud af op je publiek, anders krijgen mensen lege blokken te zien.
Heb ik programmeerkennis nodig voor een intranet in Google Sites?
Nee. Google Sites werkt volledig met slepen en neerzetten. Je voegt tekst, afbeeldingen en ingesloten Workspace-inhoud toe zonder ook maar een regel code te schrijven.
Kan ik een agenda of formulier op mijn intranet tonen?
Ja. Via het paneel Invoegen sluit je een Google Agenda, een Drive-map of een Forms-formulier in. Die inhoud verschijnt live en blijft automatisch actueel.
Hoe zorg ik dat alleen mijn collega's het intranet zien?
Bij het publiceren stel je de zichtbaarheid in op je organisatie in plaats van openbaar. Zo kunnen alleen mensen binnen je bedrijf de site bekijken. Je kunt de toegang verder beperken tot specifieke groepen.
Waarom ziet een collega een leeg blok waar inhoud zou moeten staan?
Waarschijnlijk heeft die collega geen toegang tot de ingesloten inhoud. Een ingesloten map of agenda heeft eigen rechten. Geef de lezers toegang tot die inhoud.
Hoe houd ik mijn intranet overzichtelijk als het groeit?
Houd de pagina-structuur plat en groepeer subonderwerpen onder een hoofdpagina. Geef pagina's duidelijke namen en controleer regelmatig of oude pagina's nog kloppen.
Kan ik samen met collega's aan het intranet werken?
Ja. Je deelt de site net als een Google-document met bewerkers. Meerdere mensen kunnen tegelijk pagina's aanpassen voordat je publiceert.
Wil je je site verder uitbouwen, lees dan Pagina's beheren en publiceren en Toegang instellen voor je Google Sites-pagina om je intranet veilig en overzichtelijk te houden.