Toegangsproblemen bij Google Drive zien er dramatisch uit maar zijn meestal in een paar minuten opgelost. Het bestand is zelden kwijt of stuk; bijna altijd gaat het om wie toegang heeft en met welk account iemand kijkt. Loop de oorzaken systematisch af, dan vind je de oplossing snel.
Controleer de deelrechten
De meest voorkomende oorzaak is simpelweg dat de persoon geen toegang heeft. Open het bestand, klik op Delen en kijk of het e-mailadres van de collega in de lijst staat met minstens de rol Kijker.
Toegang controleren en geven
- Open het bestand en klik rechtsboven op Delen.
- Kijk of het e-mailadres van de persoon in de lijst staat.
- Staat het er niet, typ dan het juiste adres en kies een rol: Kijker, Reageerder of Bewerker.
- Klik op Verzenden zodat de persoon een melding krijgt met een link die aan dat adres is gekoppeld.
Let op het exacte e-mailadres
Deel je met het privé-Gmail van iemand terwijl die met het werkaccount kijkt, dan ziet de persoon het bestand niet. Eén verkeerde letter of het verkeerde domein is genoeg. De uitnodiging is bovendien aan dat ene adres gekoppeld, dus een andere persoon kan de link niet gebruiken.
Het verkeerde account
Veel mensen zijn in hun browser tegelijk ingelogd op een privé- en een werkaccount. Google opent een gedeeld bestand dan soms met het verkeerde account, waarna een toegangsverzoek verschijnt terwijl de persoon eigenlijk wel recht heeft.
Snel het juiste account kiezen
Laat de collega rechtsboven op de profielfoto klikken om te zien met welk account hij is ingelogd. Wisselen van account of het bestand openen in een incognitovenster lost dit vaak direct op.
Verlopen of beperkte deellinks
Werk je met een link in plaats van directe uitnodigingen, dan kan de link-instelling beperkt zijn tot specifieke mensen of tot het eigen domein. Een externe partij valt daar dan buiten.
Deellink-instelling nakijken
- Open Delen en kijk onderaan bij Algemene toegang.
- Staat het op Beperkt, dan werkt de link alleen voor expliciet toegevoegde mensen.
- Wil je breder delen, zet het op Iedereen met de link en kies de juiste rol.
- Voor intern gebruik kies je je organisatie in plaats van Iedereen.
Beheerder kan extern delen blokkeren
Soms ligt het niet aan jou maar aan beleid. Een Workspace-beheerder kan extern delen voor de hele organisatie uitschakelen. Dan kun je intern wel delen maar extern niet, hoe je de link ook instelt.
Toegang via de map
Rechten lopen door van map naar bestand. Iemand met toegang tot een map ziet automatisch alle bestanden erin. Verplaats je een bestand naar een andere map, dan kan de toegang dus zomaar veranderen. Zoekt iemand een bestand dat je net hebt verplaatst, controleer dan wie er rechten heeft op de nieuwe map.
Geef rechten op mapniveau
Voor een team werkt het rustiger om rechten op de map te zetten in plaats van per los bestand. Drive stuurt je tegenwoordig zelfs richting de map als je iemand minder toegang wilt geven tot een enkel bestand dan tot de map eromheen.
Bestandstype en eigendom
Een laatste categorie oorzaken: het bestand is een type dat de persoon niet kan openen, of de eigenaar heeft het account verlaten. Een .docx opent prima in Google Docs, maar exotische bestandstypen vragen soms om download en een lokaal programma. En als de oorspronkelijke eigenaar uit dienst is en het account is verwijderd, kan het bestand mee verdwenen zijn. Zet daarom belangrijke bestanden in een Shared Drive, waar eigendom bij het team ligt in plaats van bij één persoon.
Waarom krijgt iemand een toegangsverzoek terwijl ik heb gedeeld?
Waarschijnlijk is de persoon met een ander account ingelogd dan het adres waarmee je deelde, of je deelde met het verkeerde e-mailadres. Laat de collega het account rechtsboven controleren.
Kan ik zien wie toegang heeft tot een bestand?
Ja. Open Delen en je ziet de volledige lijst met personen en hun rollen, plus de algemene toegangsinstelling onderaan.
Waarom werkt mijn deellink extern niet?
Of de link staat op Beperkt, of je beheerder heeft extern delen geblokkeerd voor de organisatie. Zet de algemene toegang op Iedereen met de link, of vraag je beheerder om het beleid.
Wat als de eigenaar uit dienst is?
Als het account is verwijderd kan het bestand weg zijn. Een beheerder kan het bij vertrek overdragen; in een Shared Drive speelt dit probleem niet, omdat het team daar eigenaar is.
Iemand mist een bestand dat ik net verplaatste, hoe komt dat?
Toegang erft van de map. Na een verplaatsing gelden de rechten van de nieuwe map. Controleer wie toegang heeft tot die map, of deel het bestand opnieuw rechtstreeks.
Wat is het verschil tussen Kijker, Reageerder en Bewerker?
Een Kijker kan alleen lezen, een Reageerder kan ook opmerkingen plaatsen, en een Bewerker kan wijzigen en het bestand verder delen. Geef niet meer rechten dan nodig.