Een Shared Drive is een gedeelde ruimte waarvan de bestanden aan het team toebehoren, niet aan een individu. Dat verschil met Mijn Drive is fundamenteel: vertrekt iemand, dan blijven de bestanden gewoon staan. Maar die gedeelde eigendom vraagt om bewust beheer van wie wat mag. Vijf rollen en een set instellingen geven je daar precieze controle over.
De vijf toegangsniveaus
Elk lid van een Shared Drive krijgt een rol die bepaalt wat hij of zij mag. De rollen lopen op van alleen lezen tot volledig beheer.
| Rol | Wat de rol mag |
|---|---|
| Kijker | Alleen bestanden bekijken. |
| Reageerder | Bekijken en reacties plaatsen. |
| Bijdrager | Bestanden toevoegen en bewerken. |
| Inhoudsbeheerder | Daarnaast bestanden verplaatsen en definitief verwijderen. |
| Beheerder | Alles, inclusief leden en instellingen beheren. |
Voor de meeste medewerkers is Bijdrager genoeg: ze kunnen werken met bestanden zonder de structuur overhoop te kunnen halen. Inhoudsbeheerder geef je aan mensen die mappen mogen herinrichten. Beheerder houd je beperkt tot een kleine groep, want die rol kan ook leden verwijderen en de hele Shared Drive deleten.
Inhoudsbeheerder is de standaardrol
Voeg je iemand toe zonder bewust een rol te kiezen, dan krijgt die persoon vaak de rol Inhoudsbeheerder. Controleer daarom altijd het gekozen niveau voordat je op Verzenden klikt, zodat je niet per ongeluk meer rechten weggeeft dan bedoeld.
Leden toevoegen en beheren
Leden toevoegen kan alleen als je zelf Beheerder bent van de Shared Drive. Je kunt individuele personen toevoegen of een hele Google-groep, wat handig is voor afdelingen.
Een lid toevoegen aan een Shared Drive
- Open de Shared Drive en klik bovenaan op de naam.
- Kies Leden beheren.
- Typ het e-mailadres van de persoon of de naam van een Google-groep.
- Kies de juiste rol uit de vijf niveaus.
- Klik op Verzenden.
Werk met groepen, niet met losse personen
Voeg een Google-groep toe als lid in plaats van iedereen apart. Verandert het team, dan pas je de groep aan en lopen alle Shared Drives automatisch mee. Dat scheelt veel handwerk en voorkomt dat iemand bij vertrek per ongeluk toegang houdt.
Instellingen per Shared Drive
Naast leden bepaal je per Shared Drive een aantal gedragsregels. Als Beheerder open je daarvoor de instellingen via het menu bij de naam. Je regelt daar onder meer:
- of extern delen is toegestaan of geblokkeerd voor deze specifieke Shared Drive, los van het organisatiebeleid;
- of mensen buiten de Shared Drive bestanden mogen ontvangen die erin staan;
- of Kijkers en Reageerders bestanden mogen downloaden, kopiëren en printen.
Een Shared Drive kan nooit ruimer zijn dan het organisatiebeleid
Instellingen op Shared Drive-niveau kunnen niet ruimer zijn dan wat de beheerder in de Admin Console toestaat. Staat extern delen organisatiebreed uit, dan kun je het op een losse Shared Drive niet alsnog aanzetten.
Beheer via de Admin Console
Naast het beheer binnen Drive zelf hebben Workspace-beheerders extra mogelijkheden in de Admin Console. Daar kun je Shared Drives van de hele organisatie overzien, standaardinstellingen voor nieuwe Shared Drives opleggen, en ingrijpen wanneer een Shared Drive geen actieve beheerder meer heeft. Dat laatste is belangrijk: raakt een Shared Drive verweesd doordat de enige beheerder vertrok, dan herstel je het beheer vanuit de Admin Console door jezelf of een collega als nieuwe beheerder toe te voegen.
Wat is het verschil tussen Bijdrager en Inhoudsbeheerder?
Een Bijdrager kan bestanden toevoegen en bewerken. Een Inhoudsbeheerder kan daarnaast bestanden verplaatsen binnen de Shared Drive en bestanden definitief verwijderen.
Kan ik een hele afdeling in een keer toevoegen?
Ja, voeg een Google-groep toe als lid. Iedereen in de groep krijgt dan de gekozen rol, en wijzigingen in de groep werken automatisch door.
Wie kan de instellingen van een Shared Drive wijzigen?
Alleen leden met de rol Beheerder van die specifieke Shared Drive, en altijd binnen de grenzen van het organisatiebeleid uit de Admin Console.
Wat gebeurt er als de enige beheerder vertrekt?
Dan kan een Workspace-beheerder via de Admin Console het beheer herstellen en een nieuwe beheerder aanwijzen, zodat de Shared Drive niet zonder beheer komt te zitten.
Kan ik voorkomen dat Kijkers bestanden downloaden?
Ja, in de instellingen van de Shared Drive kun je downloaden, kopiëren en printen uitschakelen voor Kijkers en Reageerders, mits het organisatiebeleid dat toestaat.