Google Drive kent twee plekken om bestanden te bewaren: Mijn Drive en Shared Drives. Ze lijken op elkaar maar verschillen fundamenteel in één ding: eigendom. Dat verschil heeft gevolgen voor samenwerking, beheer en wat er gebeurt als een medewerker vertrekt. Wie het verschil snapt, voorkomt dat belangrijke bestanden verdwijnen of bij de verkeerde persoon belanden.
Eigendom: het kernverschil
In Mijn Drive ben jij de eigenaar van elk bestand dat je aanmaakt. Je kunt het delen met anderen, maar het bestand hoort bij jouw account. In een Shared Drive ligt het eigendom bij de Shared Drive zelf, dus bij het team. Niemand persoonlijk bezit de bestanden.
Waarom eigendom zoveel uitmaakt
Eigendom bepaalt wat er gebeurt bij vertrek. Bestanden in Mijn Drive van een vertrekkende medewerker moeten worden overgedragen, anders gaan ze verloren wanneer het account definitief verdwijnt. Bestanden in een Shared Drive blijven gewoon staan.
Wat er gebeurt bij vertrek
Dit is in de praktijk het belangrijkste verschil. Verlaat iemand de organisatie en verwijdert de beheerder het account, dan staan al diens persoonlijke Mijn Drive-bestanden op de nominatie om te verdwijnen, inclusief bestanden die met anderen waren gedeeld. Google houdt na het verwijderen nog ongeveer twintig dagen een herstelvenster aan, waarin een beheerder het account en de bestanden kan terughalen. Daarna zijn de niet-overgedragen bestanden definitief weg.
De nette aanpak is om het eigendom over te dragen voordat het account wordt verwijderd. Een super-beheerder kan dit zelfs tijdens het verwijderen doen; andere beheerders moeten de overdracht vooraf regelen. Bij overdracht komen de bestanden in een speciale overdrachtsmap in Mijn Drive van de nieuwe eigenaar.
Teamwerk in een persoonlijke Mijn Drive is een risico
Staat een teamdocument alleen in iemands persoonlijke Mijn Drive en vertrekt die persoon zonder overdracht, dan kan de hele afdeling het bestand kwijtraken. Zet gedeeld werk daarom van begin af aan in een Shared Drive.
Rechtenbeheer
In Mijn Drive deel je per bestand of map met individuele personen, en jij als eigenaar beslist. In een Shared Drive werk je met lidmaatschap en rollen op het niveau van de hele drive. Iemand toevoegen als lid geeft direct toegang tot alles, volgens de toegekende rol.
De rollen in een Shared Drive lopen op van weinig naar veel rechten:
- Kijker: kan bestanden bekijken.
- Reageerder: kan bekijken en opmerkingen plaatsen.
- Bijdrager: kan bestanden bewerken en toevoegen.
- Inhoudsbeheerder: kan bovendien bestanden verplaatsen en naar prullenbak verplaatsen.
- Beheerder: kan ook leden en instellingen van de Shared Drive beheren.
Gebruik een Google-groep als lid
Voor wisselende teams is een Shared Drive met een Google-groep als lid veel onderhoudsarmer. Je beheert toegang op één plek: voeg iemand toe aan of verwijder iemand uit de groep, en de toegang volgt vanzelf. Je hoeft niet per bestand opnieuw te delen.
Wanneer gebruik je wat
Een eenvoudige vuistregel helpt je kiezen. Persoonlijke kladversies, je eigen notities en werk dat echt van jou is horen in Mijn Drive. Alles wat het team aangaat, projecten, gedeelde documentatie en klantdossiers, hoort in een Shared Drive.
| Situatie | Beste plek |
|---|---|
| Persoonlijke notities en kladversies | Mijn Drive |
| Werk dat alleen van jou is | Mijn Drive |
| Projectdocumenten van een team | Shared Drive |
| Gedeelde documentatie en procedures | Shared Drive |
| Klant- of afdelingsdossiers | Shared Drive |
Een bestand verplaatsen naar een Shared Drive
- Selecteer het bestand in Mijn Drive.
- Klik met rechts en kies Verplaatsen naar.
- Navigeer naar de gewenste Shared Drive en map.
- Bevestig. Het eigendom gaat over naar de Shared Drive.
Verplaatsen verandert het eigendom onomkeerbaar
Bij verplaatsen naar een Shared Drive gaat het eigendom over naar het team en dat kun je niet zomaar terugdraaien. Controleer of je daar de rechten voor hebt en of het echt teamwerk betreft voordat je verplaatst.
Beschikbaarheid
Shared Drives zitten in de meeste zakelijke Workspace-edities, zoals Business Standard, Business Plus en de Enterprise-edities. In de instapeditie Business Starter en in sommige speciale licenties zoals Frontline zijn ze beperkt of niet beschikbaar. Mijn Drive heeft daarentegen iedereen. Twijfel je of je organisatie Shared Drives heeft, kijk dan of de optie Shared Drives in de linkerbalk van Drive verschijnt of vraag het je beheerder.
Wat is het belangrijkste verschil tussen Mijn Drive en een Shared Drive?
Eigendom. In Mijn Drive bezit jij de bestanden, in een Shared Drive bezit het team ze. Dat bepaalt wat er gebeurt bij vertrek en hoe je toegang beheert.
Wat gebeurt er met Mijn Drive-bestanden als ik vertrek?
Als de beheerder je account verwijdert zonder de bestanden eerst over te dragen, staan ze op de nominatie om te verdwijnen. Er is nog ongeveer twintig dagen een herstelvenster, daarna zijn niet-overgedragen bestanden definitief weg.
Kan ik een bestand verplaatsen van Mijn Drive naar een Shared Drive?
Ja, via Verplaatsen naar. Het eigendom gaat dan over naar het team en dat is onomkeerbaar, dus controleer eerst of het echt teamwerk is.
Heeft elke Workspace-editie Shared Drives?
Nee. De meeste zakelijke edities zoals Business Standard, Business Plus en de Enterprise-edities hebben ze wel. In Business Starter en sommige speciale licenties zijn ze beperkt of afwezig.
Welke rollen kan ik toekennen in een Shared Drive?
Kijker, Reageerder, Bijdrager, Inhoudsbeheerder en Beheerder. Ze lopen op van alleen bekijken tot volledig beheer van leden en instellingen.
Hoe houd ik toegang voor een wisselend team simpel?
Voeg een Google-groep toe als lid van de Shared Drive. Toegang regel je dan via groepslidmaatschap in plaats van per bestand opnieuw te delen.