Eigendom van een bestand overdragen in Google Drive is nodig wanneer iemand een project overneemt of de organisatie verlaat. De eigenaar heeft de meeste rechten, dus het is belangrijk dat eigendom op de juiste plek ligt. In dit artikel laat ik zien hoe je eigendom netjes overdraagt en hoe je gedoe achteraf voorkomt.
Waarom eigendom ertoe doet
De eigenaar van een bestand heeft de meeste controle. Alleen de eigenaar kan het bestand definitief verwijderen, eigendom overdragen en bepaalde beperkingen instellen. Vertrekt de eigenaar uit de organisatie zonder eigendom over te dragen, dan kunnen bestanden vast komen te zitten of zelfs verdwijnen wanneer het account wordt opgeheven.
Daarom is het overdragen van eigendom een belangrijke stap bij projectoverdrachten en het vertrek van medewerkers. Je zorgt ervoor dat de juiste persoon de controle houdt over belangrijke bestanden.
Alleen binnen je eigen organisatie
Eigendom overdragen kan alleen binnen dezelfde organisatie. Je kunt eigendom dus niet overdragen aan een persoonlijk Gmail-account of aan iemand bij een ander bedrijf. De optie Eigendom overdragen verschijnt niet eens voor externe personen. De nieuwe eigenaar moet een account in jouw Workspace hebben.
Eigendom overdragen stap voor stap
Het overdragen van eigendom verloopt via het deelvenster. Je geeft de nieuwe persoon eerst bewerkrechten en wijst diegene daarna aan als eigenaar. Belangrijk: de overdracht is pas definitief als de nieuwe eigenaar het verzoek accepteert. Tot die tijd blijf jij eigenaar.
Eigendom overdragen in vier stappen
- Open het bestand en klik rechtsboven op Delen.
- Voeg de nieuwe eigenaar toe of zorg dat die al bewerkrechten heeft.
- Klik op het menu (de pijl) naast de naam van de persoon en kies Eigendom overdragen.
- Verstuur het verzoek. De ander krijgt een e-mail en wordt pas eigenaar nadat hij of zij het accepteert.
Zodra de overdracht is geaccepteerd, word jij zelf bewerker. Je kunt het bestand nog steeds aanpassen, maar de nieuwe eigenaar bepaalt voortaan de hoofdzaken, zoals definitief verwijderen, en kan jouw toegang zelfs intrekken.
Eerst delen, dan overdragen
De optie Eigendom overdragen verschijnt pas als de persoon al toegang heeft tot het bestand. Deel het bestand dus eerst met bewerkrechten en open daarna opnieuw het menu naast de naam.
Mappen en eigendom
Bij mappen werkt eigendom net iets anders. Draag je het eigendom van een map over, dan verandert dat niet automatisch het eigendom van alle bestanden erin. Bestanden binnen de map houden hun eigen eigenaar. Wil je echt alles overdragen, dan moet je dat per bestand doen, of je verplaatst de bestanden naar een gedeelde drive.
Een map overdragen draagt de inhoud niet mee
Een veelgemaakte fout is denken dat het overdragen van een map ook alle bestanden erin overdraagt. Dat is niet zo. Controleer per bestand wie de eigenaar is, vooral bij belangrijke documenten in een gedeelde projectmap.
Gedeelde drives als oplossing
De beste manier om eigendomsproblemen te voorkomen is werken met gedeelde drives. In een gedeelde drive zijn bestanden eigendom van het team, niet van een persoon. Vertrekt iemand, dan blijven de bestanden gewoon staan en hoeft niemand eigendom over te dragen. Voor teams die langdurig samenwerken is dit veel handiger dan losse persoonlijke bestanden.
Begin meteen in een gedeelde drive
Sla projectbestanden vanaf het begin op in een gedeelde drive in plaats van in iemands persoonlijke Mijn Drive. Dan hoef je nooit meer eigendom over te dragen en raak je geen bestanden kwijt als een collega vertrekt.
Bij vertrek van een medewerker
Vertrekt een collega, dan is het verstandig om vooraf de eigendom van belangrijke bestanden over te dragen. Loop samen de belangrijke documenten door en wijs een nieuwe eigenaar aan.
Lukt dat niet meer op tijd, dan kan een Workspace-beheerder in de Admin-console de bestanden van een vertrekkend account overdragen aan een andere gebruiker, ook voordat het account wordt opgeheven. Dat is een vangnet, maar het is netter en veiliger om de overdracht van tevoren zelf te regelen.
De rol van gedeeld beheer
In sommige situaties wil je niet het volledige eigendom overdragen, maar wel zorgen dat meer dan een persoon belangrijke rechten heeft. Binnen gedeelde drives kun je meerdere mensen de rol van Manager geven, zodat zij samen de hoogste rechten delen. Valt er iemand weg, dan houdt de ander de controle, zonder dat eigendom van losse bestanden hoeft te worden overgedragen.
Voor bestanden in een persoonlijke Mijn Drive bestaat dit gedeelde beheer niet op dezelfde manier. Daar is altijd precies een eigenaar. Dat is een belangrijke reden om teambestanden niet in een persoonlijke map te bewaren, maar in een gedeelde drive te zetten. Zo voorkom je dat het vertrek van een enkele collega leidt tot vastgelopen bestanden. Bespreek bij de start van een project dus bewust waar bestanden komen te staan en wie welke rechten krijgt.
Kan ik eigendom overdragen aan iemand buiten mijn organisatie?
Nee. Eigendom kan alleen worden overgedragen aan iemand met een account binnen dezelfde Workspace-organisatie. Externe of persoonlijke accounts kunnen geen eigenaar worden. Als alternatief kun je het bestand kopiëren of via een gedeelde drive met de externe persoon delen.
Wordt de overdracht meteen actief?
Niet helemaal. De ander krijgt een e-mail met het verzoek en wordt pas eigenaar nadat hij of zij het accepteert. Tot die tijd blijf jij de eigenaar, en weigert de ander, dan verandert er niets.
Verlies ik toegang als ik eigendom overdraag?
Nee, je houdt toegang. Na de overdracht word je bewerker. De hoogste rechten, zoals definitief verwijderen, liggen voortaan bij de nieuwe eigenaar, en die kan jouw toegang in theorie wel intrekken.
Draagt het overdragen van een map alle bestanden mee over?
Nee. Bestanden binnen een map houden hun eigen eigenaar. Voor volledige overdracht doe je dat per bestand, of je plaatst de bestanden in een gedeelde drive.
Wat gebeurt er met bestanden als iemand de organisatie verlaat?
Zonder overdracht kunnen bestanden vast komen te zitten of verdwijnen bij het opheffen van het account. Draag daarom vooraf eigendom over, laat een beheerder de bestanden overzetten, of gebruik gedeelde drives.
Kan ik de optie Eigendom overdragen niet vinden?
Controleer of de persoon al toegang heeft met bewerkrechten en tot dezelfde organisatie behoort. De optie verschijnt alleen in die situatie en alleen voor de huidige eigenaar.
Met een tijdige overdracht of door gedeelde drives te gebruiken, voorkom je dat belangrijke bestanden vast komen te zitten. Regel eigendom altijd voordat iemand vertrekt.