Dossierbeheer als kernproces
Een advocatenkantoor of juridische afdeling werkt voortdurend met dossiers: documenten, correspondentie, processtukken, contracten en adviezen per client of zaak. Een goed ingericht digitaal dossierbeheer in Google Drive geeft snelle toegang, vermindert de kans op verlies en maakt samenwerking eenvoudig.
Het risico van slecht beheer is groot. Een document dat op de verkeerde plek staat, kan betekenen dat iemand van de wederpartij het per ongeluk inziet, of dat een processtuk niet op tijd wordt teruggevonden.
Gebruik altijd Gedeelde Drives
Gebruik uitsluitend Gedeelde Drives (geen persoonlijke Drive) voor juridische dossiers. Documenten in persoonlijke Drive zijn eigendom van de gebruiker en verdwijnen mee als die persoon vertrekt. In een Gedeelde Drive blijven de bestanden eigendom van de organisatie.
Mapstructuur voor juridische dossiers
Een consistente mapstructuur is essentieel. Een bewezen opzet voor advocatenkantoren:
Gedeelde Drive - Dossiers [Jaar]
├── [Dossiernummer] - [Clientnaam] - [Zaaktitel]
│ ├── 01 Correspondentie
│ │ ├── Inkomend
│ │ └── Uitgaand
│ ├── 02 Processtukken
│ ├── 03 Bewijsstukken
│ ├── 04 Adviezen
│ ├── 05 Contracten
│ └── 06 Facturen
Gebruik de dossiernummering van je kantoor als prefix in de mapnaam, gevolgd door de clientnaam en een korte zaaktitel. De genummerde submappen (01, 02, enzovoort) zorgen dat de volgorde altijd gelijk blijft en iedereen meteen weet waar iets staat.
Toegangscontrole per dossier
Niet elke medewerker heeft toegang nodig tot elk dossier. Stel de toegang in op mapniveau binnen de Gedeelde Drive:
- Behandelend advocaat en secretariaat: bewerktoegang.
- Superviserend partner: leestoegang.
- Stagiair die aan de zaak werkt: bewerktoegang op specifieke submappen.
- Client: geen directe Drive-toegang tot het interne dossier.
Voor het delen van specifieke documenten met een client gebruik je een deellink met een vervaldatum, zodat de toegang automatisch stopt na een ingestelde datum. Sinds november 2025 kun je in een Gedeelde Drive ook op map- en bestandsniveau een vervaldatum zetten voor mensen met de rol Lezer of Reageerder.
Drive-links kunnen niet met een wachtwoord worden beveiligd
Google Drive ondersteunt geen wachtwoord op een deellink. Beveilig gevoelige documenten daarom met expliciete toegang per e-mailadres en een vervaldatum, niet met een openbare link. Workarounds die een wachtwoord nabootsen (bijvoorbeeld via Forms) bieden geen echte beveiliging en zijn voor clientdossiers af te raden.
Nieuw dossier aanmaken met de juiste rechten
- Open de Gedeelde Drive Dossiers.
- Maak een nieuwe map met de naamconventie
[Nummer] - [Client] - [Zaak]. - Klik met rechts op de map en kies Personen beheren (of Delen).
- Voeg de behandelend advocaat toe als Bewerker.
- Voeg de superviserend partner toe als Lezer.
- Maak de submappen aan:
01 Correspondentie,02 Processtukken, en de rest. - Noteer het dossiernummer in de centrale dossierregistratie (een Google Sheet).
Versiebeheer van juridische documenten
Juridische documenten worden vaak meerdere keren herzien. Google Docs houdt automatisch een versiegeschiedenis bij. Gebruik benoemde versies voor belangrijke mijlpalen:
- Ga naar Bestand, dan Versiegeschiedenis, dan Huidige versie een naam geven.
- Kies sprekende namen zoals
Ontwerp v1,Na clientreviewofDefinitief ter ondertekening.
Zo keer je altijd terug naar een eerdere versie en blijft de revisiestroom traceerbaar, wat bij geschillen over wie wat wanneer wijzigde belangrijk kan zijn.
Bestandsformaten en compatibiliteit
Juristen werken vaak met wederpartijen die Microsoft Office gebruiken. Google Drive opent Word- en Excel-bestanden direct in Docs en Sheets. Exporteer definitieve documenten als PDF voor verzending, of als .docx als de wederpartij een bewerkbaar bestand verwacht.
Stel als standaard in dat nieuw gemaakte bestanden in Google-formaat worden opgeslagen, maar bewaar inkomende Word-bestanden in hun originele formaat om opmaakwijzigingen te voorkomen.
Archivering en bewaartermijnen
Afgeronde dossiers moeten bewaard blijven volgens de geldende bewaartermijnen. In de advocatuur is dat doorgaans zeven tot tien jaar na afsluiting van de zaak, maar specifieke rechtsgebieden (zoals strafrecht of onroerend goed) kunnen langere termijnen kennen. Toets de exacte termijn aan je eigen kantoorbeleid en de toepasselijke regelgeving.
Een dossier archiveren
- Zaak afgerond: verplaats de dossiermap naar de Gedeelde Drive Archief.
- Zet de toegangsrechten op de archiefmap op Lezer voor alle gebruikers.
- Noteer in de centrale dossierregistratie de archiveringsdatum en de bewaartermijn.
- Stel in Google Vault een bewaarregel in die de gegevens minimaal de vereiste termijn vasthoudt.
Wees voorzichtig met Vault-bewaarregels
Een verkeerd ingestelde bewaarregel in Google Vault kan gegevens definitief en onomkeerbaar verwijderen zodra de termijn verloopt. Test een nieuwe regel eerst op een afgebakende organisatie-eenheid en laat de instelling controleren voordat je hem breed inschakelt.
Hoe verhinder ik dat iemand een gearchiveerd document per ongeluk bewerkt?
Zet de toegangsrechten op de archiefmap op Lezer voor alle gebruikers. Alleen een beheerder van de Gedeelde Drive kan dan nog wijzigingen aanbrengen.
Kan ik een deellink met een wachtwoord beveiligen?
Nee, Google Drive kent geen wachtwoord op deellinks. Deel gevoelige documenten daarom altijd met expliciete toegang per e-mailadres, eventueel met een vervaldatum, in plaats van een openbare link.
Kan een client documenten met ons delen via Google Drive?
Ja. Maak een aparte map waar de client via zijn e-mailadres toegang toe krijgt. Geef de rol Lezer als de client alleen mag inzien, of Bewerker als de client documenten moet kunnen uploaden. Houd deze map gescheiden van het interne dossier.
Hoe zoek ik snel in alle dossiers?
Gebruik de zoekfunctie van Drive met operatoren, bijvoorbeeld type:document "naam client". Drive doorzoekt ook de inhoud van bestanden waartoe je toegang hebt, zodat je kunt zoeken op woorden binnen een document.
Wat doe ik als een medewerker vertrekt die aan dossiers werkte?
Omdat je Gedeelde Drives gebruikt, blijven de bestanden eigendom van de organisatie en niet van de medewerker. Verwijder het account uit de Gedeelde Drive of deactiveer het via de Admin Console. De bestanden blijven gewoon staan.
Hoe lang moet ik een afgerond dossier bewaren?
In de advocatuur geldt doorgaans een termijn van zeven tot tien jaar na afsluiting, maar dit hangt af van het rechtsgebied en je kantoorbeleid. Leg de termijn per dossier vast in je registratie en borg hem met een Vault-bewaarregel.