Wat is GTD?
Getting Things Done, ontwikkeld door David Allen, is een systeem om alle verplichtingen, ideeën en taken uit je hoofd te halen en op te slaan in een betrouwbaar systeem. Het idee: je brein is goed in denken, niet in onthouden. Door alles op te slaan in een extern systeem, verminder je mentale belasting en verhoog je je focus.
GTD bestaat uit vijf fasen: verzamelen, verduidelijken, organiseren, reviewen en uitvoeren. Google Workspace biedt voor elke fase de juiste tool.
Fase 1: Verzamelen
Alles wat je aandacht vraagt, gaat in één of meerdere "inboxen". In Workspace zijn dat:
- Gmail: binnenkomende e-mail, verzoeken, informatie
- Google Keep: snelle notities, ideeën, voice-memos
- Google Tasks: taken die je direct invult
- Google Chat: berichten van collega's
Het doel in deze fase is niet verwerken, maar vasthouden. Gooi alles in de inbox zonder na te denken over waar het naartoe gaat.
Houd Keep altijd binnen handbereik
Zet Google Keep als vastgezette tab open in je browser, of gebruik de Keep-app op je telefoon. Zo leg je een idee of taak vast zonder van app te wisselen. Sinds eind 2025 stromen herinneringen uit Keep automatisch door naar Google Tasks, dus een snelle notitie met datum belandt vanzelf in je takenlijst.
Fase 2: Verduidelijken
Verwerk je inboxen regelmatig. Voor elk item beantwoord je de vraag: "Wat is dit? Vereist dit actie?"
Als geen actie nodig is: archiveer (Gmail-archief, Drive-map "Referentie"), verwijder of parkeer als "misschien/ooit" (Keep-label).
Als actie nodig is: bepaal de eerstvolgende concrete actie. Kan het in minder dan 2 minuten? Doe het direct. Anders: delegeer (doorsturen in Gmail met een follow-up label) of voeg het toe aan je takenlijst in Tasks.
Fase 3: Organiseren
Zo zet je je GTD-structuur op in Google Workspace
- Maak in Gmail labels aan: Wacht op antwoord, @Actie, @Lezen en Projecten/[naam].
- Maak in Google Tasks lijsten aan: Volgende acties, Wacht op, Projecten en Misschien ooit.
- Maak in Drive een map GTD aan met submappen Projecten, Referentie en Archief.
- Maak in Google Keep een label Inbox voor ongefilterde ideeën.
- Koppel taken in Google Tasks aan de naam van een project, zodat je per project overzicht houdt.
GTD-projecten beheren in Drive
Een GTD-project is alles waarvoor meer dan één actie nodig is. Maak per project een map in Drive. In die map zet je een Google Doc als projectpagina met:
- Doel van het project
- Gewenst resultaat
- Eerstvolgende acties (afgestemd op Tasks)
- Referentiemateriaal
Zo heb je alles op één plek en kun je per project snel schakelen.
Fase 4: Reviewen
De wekelijkse review is het hart van GTD. Zonder review verliest je systeem snel zijn betrouwbaarheid. Plan elke week een vast blok van 30 tot 60 minuten (vrijdagmiddag werkt voor veel mensen goed).
Tijdens de review:
- Verwerk je resterende inboxen (Gmail, Keep, Tasks-inbox)
- Loop door je projectenlijst en controleer of elke actie nog actueel is
- Bekijk je "Wacht op"-lijst en stuur follow-ups
- Bekijk je "Misschien ooit"-lijst voor nieuwe kansen
- Plan de komende week in Google Agenda
Maak een Google Doc als sjabloon voor je wekelijkse review, zodat je geen stap overslaat. Gebruik je Gemini in Workspace, dan kan de Daily Brief je een overzicht geven van openstaande taken uit Gmail, Agenda en Tasks als startpunt voor de review.
Sla de review niet over
Een GTD-systeem dat je niet wekelijks bijwerkt, raakt binnen een paar weken vervuild met verouderde taken. Je gaat je systeem dan wantrouwen en valt terug op je hoofd. Zet de review als terugkerende afspraak in Google Agenda met een herinnering.
Fase 5: Uitvoeren
Bij het uitvoeren kies je welke taak je aanpakt op basis van vier criteria: context, beschikbare tijd, energieniveau en prioriteit.
In Google Tasks kun je taken een context meegeven via de taaknaam, bijvoorbeeld "@thuis: belastingaangifte doen" of "@telefoon: Jan bellen". Sorteer of doorzoek je lijst op die context voor de situatie waarin je zit. Heb je Gemini in Workspace, dan kun je ook vragen om je taken voor de komende week op te halen of een nieuwe taak in te spreken, waarna Gemini die voor je in Tasks zet.
Praktijkvoorbeeld: een offerte uitwerken
Stel, een klant vraagt per e-mail om een offerte. In de praktijk loopt dat zo:
- Verzamelen: de e-mail staat al in Gmail; je hoeft niets extra's vast te leggen.
- Verduidelijken: dit kost meer dan 2 minuten en bestaat uit meerdere stappen, dus het wordt een project.
- Organiseren: je maakt een map Projecten/Offerte klant X in Drive met een projectdoc, en zet de eerstvolgende actie ("prijslijst opvragen bij inkoop") in de Tasks-lijst Volgende acties.
- Reviewen: tijdens de wekelijkse review check je of de offerte op koers ligt.
- Uitvoeren: zodra je tijd en de juiste context hebt, pak je de eerstvolgende actie op.
Hoe houd ik mijn Gmail-inbox op nul?
Verwerk e-mail twee of drie keer per dag en archiveer alles na verwerking. Gebruik filters om nieuwsbrieven direct naar een label te sturen. Inbox Zero is geen doel op zich, maar het resultaat van consequent verwerken.
Is Google Tasks krachtig genoeg voor GTD?
Voor de meeste mensen wel. Tasks is eenvoudig en zit ingebouwd in Gmail, Agenda en Docs, en sinds eind 2025 komen ook Keep-herinneringen er automatisch in terecht. Mis je geavanceerde functies zoals echte contextlabels of slimme filters? Overweeg dan een externe tool zoals Todoist of Things 3, eventueel gekoppeld via een automatiseringsdienst zoals Zapier.
Hoe ga ik om met projecten waarbij anderen betrokken zijn?
Gebruik gedeelde Google Docs als projectpagina en gedeelde Spreadsheets voor actielijsten. Voor taken die bij iemand anders liggen, gebruik je het label "Wacht op" in Gmail met een bijbehorende taak in Tasks, zodat je het opvolgen niet vergeet.
Hoe vaak moet ik mijn systeem verwerken?
Verwerk je inboxen twee tot drie keer per dag en doe één keer per week een volledige review. Dat is het minimum om je systeem betrouwbaar te houden.
Werkt GTD ook op mijn telefoon?
Ja. Gmail, Keep, Tasks en Drive hebben allemaal mobiele apps die met dezelfde gegevens synchroniseren. Onderweg leg je iets vast in Keep of Tasks, en achter je bureau verwerk en organiseer je het verder.
Wat doe ik met locatiegebonden herinneringen?
Sinds de overgang van Keep-herinneringen naar Google Tasks zijn herinneringen op basis van locatie vervallen; alleen herinneringen op datum en tijd blijven over. Wil je toch op locatie herinnerd worden, dan heb je daarvoor een externe app nodig.