Google Keep en Tasks combineren voor maximale productiviteit lost een veelvoorkomend probleem op: waar laat je je ideeen en waar je taken. De twee tools lijken op elkaar maar dienen elk een eigen doel. In dit artikel zie je hoe je ze samen inzet zodat niets meer verloren gaat.
Keep en Tasks: wat is het verschil
Het verwarrende aan Keep en Tasks is dat ze allebei met lijstjes werken. Toch zijn ze voor verschillende dingen gemaakt, en juist daarin zit hun kracht als je ze combineert.
| Google Keep | Google Tasks | |
|---|---|---|
| Waarvoor | Vastleggen | Afronden |
| Inhoud | Ideeen, boodschappenlijstjes, foto's, spraaknotities | Concrete taken met een eventuele deadline |
| Structuur | Kleuren en labels | Lijsten en subtaken |
| Sterk in | Snel iets opslaan zonder na te denken over mappen | Taken die in je Google Agenda verschijnen |
Kort gezegd: Keep is je digitale notitieblok en Tasks is je takenlijst. Wat je in Keep zet wil je onthouden, wat je in Tasks zet wil je doen.
De vuistregel
Twijfel je waar iets thuishoort: is het een idee of iets om te onthouden, dan gaat het in Keep. Is het iets dat je moet doen, met of zonder deadline, dan hoort het in Tasks. Zo blijft elk systeem schoon en weet je altijd waar je moet kijken.
Werken met Google Keep
Keep is gemaakt voor snelheid. Je opent het, typt of spreekt een notitie in en het is opgeslagen. Met labels en kleuren breng je later structuur aan zonder dat je vooraf hoeft na te denken over mappen.
Keep slim inrichten
- Open Keep via
keep.google.comof de zijbalk in Gmail. - Maak losse notities voor ideeen en checklists.
- Geef notities een kleur per thema, bijvoorbeeld geel voor prive.
- Voeg labels toe zoals Werk, Boodschappen of Project.
- Zet vaste notities bovenaan via de speld.
- Deel een notitie met een collega voor een gezamenlijke lijst.
Spraaknotities onderweg
Schiet je een idee te binnen terwijl je loopt of rijdt, gebruik dan een spraaknotitie in de Keep-app. Keep slaat zowel de opname als een uitgeschreven tekst op, zodat je het later makkelijk terugvindt.
Werken met Google Tasks
Tasks draait om afronden. Je maakt een taak, geeft hem eventueel een datum en tijd, en vinkt hem af als hij klaar is. Door taken in lijsten te ordenen, scheid je bijvoorbeeld werk van prive.
Een vaste werkwijze in Tasks ziet er zo uit:
- Maak een taak: typ in Tasks kort wat er moet gebeuren.
- Geef een datum: voeg een deadline met eventueel een tijd toe, zodat de taak in je Agenda komt.
- Orden in lijsten: splits werk, prive en projecten in aparte lijsten.
- Voeg subtaken toe: hak een grote taak op in kleinere stappen.
- Vink af: rond de taak af en zie hem uit je lijst verdwijnen.
Het mooie is dat een taak met een datum en tijd automatisch in je Google Agenda verschijnt. Zo zie je je taken en afspraken op een plek en plan je realistischer.
Keep-herinnering wordt een taak
Een herinnering die je in Keep zet, komt tegenwoordig automatisch in Google Tasks terecht. Zo verandert een snelle, losse notitie vanzelf in een afvinkbare taak, zonder dat je hem hoeft over te typen.
Beide gebruiken vanuit Gmail en Agenda
Keep en Tasks zitten ingebouwd in de rechterzijbalk van Gmail, Agenda, Drive en Documenten. Daardoor schakel je moeiteloos. Lees je een e-mail met een actiepunt, dan sleep je hem naar Tasks om er een taak van te maken zonder je inbox te verlaten.
Van e-mail naar taak
- Open een e-mail met een actiepunt in Gmail.
- Open Tasks in de rechterzijbalk.
- Sleep de e-mail naar de takenlijst.
- Er ontstaat een taak met een link terug naar de mail.
- Geef de taak een deadline.
- Vink hem af zodra het actiepunt is afgehandeld.
Houd je systemen gescheiden
De grootste valkuil is alles overal neerzetten. Als je taken in Keep zet en ideeen in Tasks, raak je het overzicht kwijt. Houd je aan de vuistregel: vastleggen in Keep, afronden in Tasks. Discipline in waar iets hoort, maakt het systeem betrouwbaar.
Wat gebruik ik nu, Keep of Tasks?
Keep voor ideeen, notities en checklists die je wilt onthouden. Tasks voor concrete taken die je moet afronden, met of zonder deadline. De stelregel is: vastleggen in Keep, doen in Tasks.
Verschijnen mijn taken in Google Agenda?
Ja. Geef je een taak in Tasks een datum, dan verschijnt hij automatisch in je Google Agenda, zodat je taken en afspraken samen ziet.
Kan ik een e-mail omzetten in een taak?
Ja. Open Tasks in de zijbalk van Gmail en sleep de e-mail naar je takenlijst. Er ontstaat een taak met een link terug naar de oorspronkelijke mail.
Kan ik een Keep-notitie delen met een collega?
Ja. Open de notitie, klik op de optie voor samenwerkers en voeg het e-mailadres toe. Jullie bewerken de notitie dan samen, handig voor een gedeelde lijst.
Synchroniseert een herinnering uit Keep met Tasks?
Ja. Een herinnering die je in Keep maakt, komt automatisch in Google Tasks terecht, zodat je losse notitie een afvinkbare taak wordt.
Kan ik Tasks ook op mijn telefoon gebruiken?
Ja. Er is een aparte Google Tasks-app voor Android en iOS, en je vindt Tasks ook in de zijbalk van de Gmail- en Agenda-apps. Alles blijft op je apparaten gesynchroniseerd.
Wil je je productiviteit verder aanscherpen, combineer dit dan met Focustijd blokkeren in Google Agenda voor geconcentreerde werkblokken en Google Agenda instellen en aanpassen om je dag goed in te delen.