Google Tasks is de takenlijst die rechtstreeks is geïntegreerd in Gmail, Google Agenda en de Docs-editors. Je houdt er actiepunten bij zonder een aparte app, en je taken synchroniseren tussen al je apparaten. Daarnaast is er een losse Tasks-app voor mobiel.
Tasks openen
In Gmail en Agenda vind je Tasks in het zijpaneel aan de rechterkant. Is het paneel niet zichtbaar, klik dan rechtsonder op Zijpaneel weergeven en kies vervolgens het Tasks-icoon. Hetzelfde paneel verschijnt ook in Drive, Chat en in losse bestanden in Docs, Sheets en Slides.
Een taak toevoegen
Klik bovenaan het paneel op Een taak toevoegen en typ wat er moet gebeuren. Klik daarna op de taak om details toe te voegen, zoals een toelichting of een datum.
- Datum en tijd: geef een startdatum op zodat de taak op het juiste moment terugkomt.
- Subtaken: splits een grotere taak op via het menu Taakopties en kies Subtaak toevoegen, zodat je in stappen werkt.
- Afronden: klik op het vinkvakje links van een taak om hem als voltooid te markeren.
Zo maak je in een minuut een taak van een e-mail
- Open Gmail en klik rechtsonder op Zijpaneel weergeven als het paneel verborgen is.
- Klik op het Tasks-icoon zodat de takenlijst opent.
- Sleep de e-mail vanuit je inbox naar het paneel, of open de e-mail en klik bovenaan op Toevoegen aan Taken.
- Klik op de nieuwe taak en geef eventueel een datum op zodat hij in Agenda verschijnt.
Werk met aparte lijsten per project
Maak een lijst per project of klant. Via Taakopties verplaats je een bestaande taak naar een andere lijst, zodat je werk overzichtelijk gescheiden blijft.
E-mails omzetten in taken
Een van de sterkste functies is dat je een e-mail direct als taak kunt opslaan. Dat kan op twee manieren:
- Slepen: sleep een e-mail vanuit je inbox naar het Tasks-zijpaneel.
- Knop: gebruik in een geopende e-mail de knop Toevoegen aan Taken in de werkbalk bovenaan. Zie je de knop niet, klik dan op Meer en kies daar Toevoegen aan Taken.
De taak bewaart een verwijzing naar de oorspronkelijke e-mail, zodat je vanuit je takenlijst met een klik terug bent bij het bericht.
Koppeling met Google Agenda
Taken en agenda werken samen. Een taak met een datum verschijnt automatisch in Google Agenda op die dag, zodat je actiepunten en afspraken op een plek ziet. Vink je de taak af, dan wordt dat ook in Agenda zichtbaar.
Keep-herinneringen staan nu in Tasks
Sinds de uitrol vanaf oktober 2025 worden nieuwe herinneringen uit Google Keep als taak opgeslagen. Je ziet en bewerkt ze in Tasks, Google Agenda, Keep en Gemini. Je takenlijst is daardoor het centrale overzicht van actiepunten uit Gmail, Agenda, Keep en andere Workspace-apps. Let op: locatiegebonden herinneringen kun je sindsdien niet meer aanmaken in Keep.
Praktische werkwijze
Een eenvoudige aanpak die voor de meeste teams werkt:
- Maak een lijst per lopend project of verantwoordelijkheid.
- Verwerk je inbox door e-mails die om actie vragen meteen naar Tasks te slepen, in plaats van ze als ongelezen te laten staan.
- Geef taken met een deadline een datum, zodat ze in Agenda opduiken.
- Werk grotere klussen uit in subtaken zodat de eerste stap altijd duidelijk is.
Tasks is geen projecttool
Google Tasks is bedoeld voor je eigen actiepunten en kent geen toewijzing van taken aan collega's zoals een volwaardige projecttool. Gebruik voor gedeeld teamwerk een gedeelde Keep-lijst of een echte projecttool, en houd Tasks voor je persoonlijke lijst.
Zo verandert Tasks je inbox en agenda in een werkbare takenlijst, zonder dat je hoeft te wisselen tussen losse apps.
Werkt Google Tasks ook offline?
De mobiele Tasks-app toont je bestaande taken offline en synchroniseert de wijzigingen zodra je weer verbinding hebt. In de webversie heb je een actieve verbinding nodig.
Krijg ik een melding wanneer een taak verloopt?
Taken met een datum en tijd geven een melding via de Tasks-app of via Google Agenda op je telefoon. Zorg dat een van die apps is geïnstalleerd, want Keep stuurt sinds de migratie zelf geen herinneringsmeldingen meer.
Kan ik een taak aan een collega toewijzen?
In de persoonlijke Tasks-lijst niet. Toewijzen aan collega's kan wel via actiepunten in een Google Doc of via Google Chat-ruimtes, waar een toegewezen taak in de eigen Tasks van die persoon belandt.
Hoeveel taken kan ik bewaren?
Je kunt tot 100.000 taken hebben. Als oude Keep-herinneringen dat aantal overschrijden, migreren de oudste niet mee.
Verdwijnt een taak als ik hem afvink?
Nee, een afgevinkte taak verhuist naar de afgeronde-lijst onderaan het paneel. Je kunt hem daar opnieuw openen of definitief verwijderen.