Taken verdelen in een team met Google Tasks helpt je niets te laten vallen. Tasks is de eenvoudige takenlijst die naast Gmail en Agenda leeft, zodat je acties altijd in beeld blijven. In dit artikel lees je hoe je Tasks slim inzet voor jezelf en je team, hoe je taken toewijst via Google Chat en Documenten, en wanneer je beter een gedeelde spreadsheet gebruikt.
Wat is Google Tasks
Google Tasks is een lichte takenlijst die direct in Gmail, Agenda en de losse mobiele app zit. Je maakt taken aan, geeft ze een deadline en vinkt ze af als ze klaar zijn. Taken met een datum verschijnen in je Google Agenda, zodat je werk en planning op een plek samenkomen.
Bewust simpel
Tasks is geen volwaardige projecttool, maar juist daardoor snel en overzichtelijk voor persoonlijke acties en kleine teamlijsten. Het kent geen afhankelijkheden tussen taken, geen tijdlijnen en geen rapportages.
Taken aanmaken en koppelen vanuit Gmail
Het handige aan Tasks is dat je rechtstreeks vanuit een e-mail een taak maakt, met de mail als context erbij. Krijg je een verzoek binnen, dan zet je dat in een paar klikken om in een actie met deadline.
Een taak maken vanuit Gmail
- Open Gmail en selecteer de e-mail met het verzoek.
- Open het zijpaneel rechts en klik op het Tasks-pictogram.
- Sleep de e-mail naar het Tasks-paneel, of klik bovenin de mail op Meer en kies Toevoegen aan taken.
- Geef de taak een duidelijke titel en stel een datum en tijd in als deadline.
- Plaats de taak in de juiste lijst, bijvoorbeeld een lijst per project.
Werk met meerdere lijsten
Maak aparte takenlijsten per project of gebied, bijvoorbeeld Verkoop, Klant X en Prive. Zo houd je overzicht en zie je per onderwerp precies wat er nog moet gebeuren. Wissel snel tussen lijsten via de keuzelijst boven in het Tasks-paneel.
Taken toewijzen aan teamleden
Een persoonlijke takenlijst in Tasks deel je niet rechtstreeks met een collega. Toch kun je wel degelijk een taak aan iemand toewijzen, via twee ingangen die Google Workspace biedt. De toegewezen taak verschijnt dan in de persoonlijke Tasks van de ontvanger, standaard in zijn standaardlijst.
Toewijzen vanuit een Google Chat-ruimte
In een Chat-ruimte (space) zit een tabblad Taken. Daar maak je een gedeelde taak aan en wijs je die toe aan een lid van de ruimte. De taak komt in de Tasks van die persoon terecht, met de naam van de ruimte als lijst, en het hele team ziet de status. Houd er rekening mee dat je aan een gedeelde taak in Chat geen subtaken kunt hangen en hem niet kunt laten herhalen.
Toewijzen vanuit Google Documenten
Werk je samen in een Google Document, dan voeg je een actiepunt toe als checklist-item en wijs je het via een opmerking aan een collega toe. Ook dat actiepunt landt in de persoonlijke Tasks van de ontvanger. Deze mogelijkheid is beschikbaar voor in aanmerking komende Google Workspace-abonnementen.
Wat Tasks niet kan
Een complete takenlijst deel je niet als gedeelde lijst met je hele team. Toewijzen werkt per taak via een Chat-ruimte of een Documenten-opmerking. Wil je een gezamenlijk totaaloverzicht met eigenaar en status per regel, gebruik dan een gedeelde spreadsheet of een gedeelde Keep-notitie als teamlijst.
Een werkwijze voor teamverdeling
Voor de meeste teams werkt een combinatie het best: een gedeelde spreadsheet als centrale bron met per regel een taak, een eigenaar en een status, en daarnaast de persoonlijke Tasks van ieder teamlid voor de dagelijkse uitvoering. Concrete acties die uit een gesprek komen, wijs je direct toe via de Chat-ruimte of een opmerking in het document waar je samenwerkt.
| Aanpak | Wanneer geschikt | Hulpmiddel |
|---|---|---|
| Persoonlijke Tasks per teamlid | Klein team, ieder bewaakt eigen acties | Google Tasks |
| Toewijzen per taak | Losse acties uit een gesprek of document | Google Chat of Google Documenten |
| Gedeelde spreadsheet als overzicht | Een bron met eigenaar en status per taak | Google Spreadsheets |
| Combinatie | Spreadsheet voor overzicht, Tasks voor uitvoering | Tasks plus Spreadsheets |
Een vaste werkstroom houdt dit overzichtelijk. Een verzoek komt binnen via mail of gesprek, je zet het om in een taak met deadline, je noteert de eigenaar (in de gedeelde spreadsheet of via toewijzing in Chat of Documenten), het teamlid voert de taak uit binnen de deadline, en daarna vink je af en werk je de status bij.
Combineren met Keep en Agenda
Voor losse ideeen en korte notities is Google Keep handig, en daarin kun je notities met checklists wel rechtstreeks delen. Voor acties met een harde deadline gebruik je Tasks, omdat die in je agenda verschijnen. Veel teams gebruiken Keep voor brainstorm en losse aantekeningen, en Tasks voor de echte acties die af moeten.
Een werkbaar dagritme met taken
Tasks werkt het best als je er een vast moment voor inruimt in plaats van het er los bij te doen. Begin je dag met een korte blik op je takenlijst en bepaal welke twee of drie dingen vandaag echt af moeten. Door taken een datum te geven, verschijnen ze in je agenda en plan je je werk realistisch in plaats van een eindeloze lijst voor je uit te schuiven. Aan het einde van de dag vink je af wat klaar is en verplaats je wat blijft liggen. Voor een team werkt hetzelfde principe: een vast wekelijks moment om de gedeelde takenlijst door te nemen voorkomt dat acties stilletjes verlopen.
Tasks versus een echte projecttool
Het is goed om de grenzen van Tasks te kennen. Tasks is uitstekend voor persoonlijke acties en kleine teamlijsten, maar groeit je project naar tientallen samenhangende taken met deadlines die elkaar beinvloeden, dan loop je tegen de grenzen aan. Op dat moment is een gespecialiseerde projecttool de logische stap, terwijl je Tasks blijft gebruiken voor je persoonlijke dagelijkse acties. Door bewust te kiezen waar Tasks ophoudt, voorkom je dat je het gereedschap forceert voor werk waar het niet voor gemaakt is.
Kan ik een taak aan een collega toewijzen?
Ja. Dat kan vanuit een Google Chat-ruimte via het tabblad Taken, of via een opmerking bij een actiepunt in een Google Document. De toegewezen taak verschijnt dan in de persoonlijke Tasks van je collega. Toewijzen vanuit Documenten is beschikbaar voor in aanmerking komende Workspace-abonnementen.
Kan ik mijn hele takenlijst met mijn team delen?
Nee, een persoonlijke takenlijst deel je niet als gedeelde lijst. Je deelt per taak via Chat of Documenten, of je gebruikt een gedeelde spreadsheet of Keep-notitie als gezamenlijk overzicht.
Verschijnen mijn taken in mijn agenda?
Ja, taken met een datum verschijnen in Google Agenda. Zo zie je je acties en afspraken op een plek en plan je je dag realistischer.
Wat is het verschil tussen Tasks en Keep?
Tasks is voor acties met deadlines die in je agenda komen. Keep is voor notities, ideeen en checklists die je ook rechtstreeks kunt delen. Veel mensen gebruiken beide naast elkaar.
Kan ik Tasks op mijn telefoon gebruiken?
Ja, er is een losse Google Tasks-app voor telefoon en tablet. Je taken zijn overal hetzelfde, dus je kunt onderweg afvinken en toevoegen.
Kan ik subtaken of herhalende taken gebruiken bij toegewezen taken?
Bij gewone persoonlijke taken kan dat. Bij een taak die je deelt via een Chat-ruimte kun je geen subtaak toevoegen en de taak niet laten herhalen.
Niets meer laten vallen
Met Tasks voor persoonlijke acties, toewijzing via Chat of Documenten waar dat past, en een gedeelde spreadsheet voor het teamoverzicht laat je niets meer vallen. Wil je je projecten breder structureren, lees dan Projectbeheer inrichten met Google Workspace.