Het inleveren en verzamelen van werk is een van die taken die ongemerkt veel tijd kosten. Bestanden komen via mail binnen, raken zoek of staan in verkeerde mappen. Google Drive, zeker in combinatie met Classroom, lost dat op door alles automatisch te ordenen. In dit artikel laat ik zien hoe je het inleveren soepel inricht.
Inleveren via Classroom
De meest natuurlijke manier om in te leveren in een Workspace-school loopt via Classroom. Wanneer je een opdracht aanmaakt, legt Classroom achter de schermen een mappenstructuur in Drive aan. Elk ingeleverd bestand belandt automatisch in de juiste map, geordend per opdracht en per leerling.
Dat betekent dat jij je niet meer hoeft af te vragen waar het werk staat. Je opent de opdracht in Classroom en ziet alles bij elkaar. En in Drive vind je dezelfde bestanden netjes in mappen, mocht je daar liever werken.
Classroom maakt de mappen voor je aan
Classroom maakt voor elke cursus een eigen map in jouw Drive aan, met submappen per opdracht. Je hoeft die structuur dus niet zelf te bedenken of bij te houden, het gebeurt automatisch.
Rechten lopen vanzelf goed
Een belangrijk detail is dat de rechten kloppen. Levert een leerling werk in via Classroom, dan wordt de docent eigenaar van het bestand en verliest de leerling tijdelijk de bewerkrechten, zodat jij de definitieve versie beoordeelt. Geef je het werk terug, dan krijgt de leerling zijn bewerkrechten weer terug. Dit hoef je niet handmatig te regelen.
Zo verloopt een inlevering
- Maak in Classroom een opdracht aan met een gekoppeld bestand.
- De leerling werkt in zijn eigen kopie of voegt een eigen bestand toe.
- De leerling klikt op Inleveren om het werk over te dragen.
- Het bestand verschijnt automatisch in de opdrachtmap in Drive en jij wordt eigenaar.
- Jij beoordeelt en klikt op Teruggeven, waarna de leerling weer bewerkrechten heeft.
Inleveren zonder Classroom
Niet elke school gebruikt Classroom voor alles. Soms wil je werk verzamelen via een gedeelde map in Drive. Dat kan, maar vraagt iets meer aandacht voor rechten. Geef leerlingen toevoegrechten op een inlevermap, maar wees voorzichtig: met te ruime rechten kunnen ze ook elkaars werk zien of aanpassen.
Een gedeelde map met bewerkrechten is risicovol
Bij een gedeelde inlevermap met bewerkrechten kunnen leerlingen elkaars bestanden openen, wijzigen of verwijderen. Gebruik liever Classroom of een inlevervoorziening die per leerling afschermt, zodat werk van anderen niet zichtbaar is.
Een veiligere variant zonder Classroom is een formulier met bestandsupload via Google Forms. Leerlingen uploaden hun bestand via het formulier, en de uploads belanden geordend in een Drive-map die alleen jij ziet. Houd er rekening mee dat een Forms-vraag met bestandsupload alleen werkt in een Workspace-account, dat leerlingen ingelogd moeten zijn om te kunnen uploaden, en dat het formulier in Mijn Drive moet staan (in een gedeelde Drive kan het niet). De geuploade bestanden tellen mee in jouw eigen opslag.
Het inleverproces verloopt dan in een vaste volgorde:
- Je zet de opdracht klaar in Classroom of in een Forms-formulier.
- De leerling maakt het werk.
- De leerling levert in via Classroom of uploadt via het formulier.
- Het bestand landt automatisch in jouw map in Drive.
- Jij beoordeelt het werk.
- Je geeft het terug, waarna de leerling weer toegang heeft.
Mappen ordenen voor overzicht
Ook al ordent Classroom veel automatisch, een beetje eigen structuur helpt. Maak in je Drive een logische indeling per klas en per periode. Gebruik duidelijke mapnamen, zodat je over een half jaar nog precies weet waar het werk van een bepaalde klas staat.
Spreek een vaste bestandsnaam af
Spreek met leerlingen een vaste bestandsnaam af, bijvoorbeeld achternaam, opdracht en datum. Dat maakt zoeken en sorteren een stuk eenvoudiger, zeker als je werk buiten Classroom verzamelt.
Werk bewaren en archiveren
Aan het einde van een periode wil je werk bewaren maar je actieve omgeving opgeruimd houden. Archiveer een Classroom-cursus en de bijbehorende Drive-map blijft bestaan, zodat je later nog bij het werk kunt zonder dat het je huidige overzicht vertroebelt.
Aandachtspunten bij bewaren en opruimen
Bewaartermijn: stem met de school af hoelang leerlingwerk bewaard blijft, in lijn met het privacybeleid.
Back-up: belangrijk werk staat al veilig in de cloud, maar controleer of de school een eigen bewaarbeleid heeft.
Opruimen: verwijder of archiveer oude cursussen periodiek om je Drive overzichtelijk te houden.
Verschillende bestandstypen inleveren
Niet elke opdracht is een tekstdocument. Leerlingen leveren ook presentaties, afbeeldingen, audio, video of zelfs code in. Drive neemt al die bestandstypen aan, en via Classroom blijven ze even netjes geordend als een Doc. Voor een mediaproject of een praktische opdracht is dat prettig: de leerling kiest de vorm die past, en het inleveren werkt hetzelfde.
Houd wel rekening met de grootte van bestanden. Een video van een half uur is een fors bestand dat traag uploadt op een zwakke verbinding. Spreek met leerlingen af in welk formaat ze inleveren en hoe groot een bestand maximaal mag zijn, of laat ze grote media delen via een link naar Drive in plaats van het bestand zelf in te leveren. Zo voorkom je vastlopende uploads vlak voor een deadline en houd je het inleveren soepel voor iedereen.
Waar komt ingeleverd werk terecht?
In een automatisch aangemaakte map in jouw Drive, geordend per cursus en per opdracht. Bij Classroom hoef je die structuur niet zelf op te zetten.
Kunnen leerlingen na inleveren nog wijzigen?
Niet zonder de inlevering eerst in te trekken. Zodra een leerling inlevert, word jij eigenaar van het bestand en verliest de leerling tijdelijk de bewerkrechten, tot je het werk teruggeeft.
Hoe voorkom ik dat leerlingen elkaars werk zien?
Gebruik Classroom of een Forms-upload. Een gedeelde map met bewerkrechten geeft leerlingen te veel inzage in elkaars bestanden.
Werkt een Forms-upload met elk account?
Een bestandsuploadvraag in Google Forms werkt alleen in een Workspace-account, en respondenten moeten ingelogd zijn. Het formulier moet bovendien in Mijn Drive staan, niet in een gedeelde Drive.
Blijft werk bewaard na het schooljaar?
Ja, gearchiveerde cursussen en hun Drive-mappen blijven bestaan tenzij je ze verwijdert.
Tellen geuploade bestanden mee in mijn opslag?
Bij een Forms-upload worden de bestanden in jouw Drive opgeslagen en tellen ze mee in jouw opslagruimte. Houd daar rekening mee bij grote media zoals video.
Met Google Drive en Classroom verandert inleveren van een rommelig gedoe in een geordend, automatisch proces. In het volgende artikel verschuiven we naar het beheer van Chromebooks op school.