Samenwerken met externe partners in Google Workspace is dagelijkse praktijk: je deelt een offerte met een klant of werkt samen aan een document met een leverancier. De kunst is om dit makkelijk te houden zonder de controle over je bedrijfsdata te verliezen. In dit artikel lees je hoe je veilig deelt en de toegang in de hand houdt.
Bewust delen in plaats van zomaar
Elke keer dat je iets met een externe deelt, geef je een stukje toegang weg. Dat hoeft geen probleem te zijn, mits je bewust kiest wat je deelt en welke rechten je geeft. Deel zo min mogelijk en zo gericht mogelijk.
Drie manieren om te delen
Je kunt in Workspace delen met specifieke mensen, met iedereen die de link heeft, of binnen je organisatie. Voor externe samenwerking deel je bij voorkeur met specifieke personen op naam.
Kies het juiste rechtenniveau
Niet elke partner heeft dezelfde toegang nodig. Geef altijd het minimale recht dat het werk mogelijk maakt. Workspace kent drie rechtenniveaus:
- Kijker: alleen lezen. Gebruik dit voor het delen van informatie of een eindversie.
- Reageerder: lezen en opmerkingen of suggesties plaatsen, zonder de inhoud te wijzigen. Ideaal voor feedback.
- Bewerker: volledig bewerken, en standaard ook opnieuw delen met anderen. Geef dit alleen voor echte samenwerking aan inhoud.
Geef nooit meer dan nodig
Begin met het laagste recht. Iemand die alleen feedback geeft heeft genoeg aan reageerder. Bewerkrechten geef je alleen als de partner echt mee moet schrijven. Een bewerker kan het bestand bovendien zelf opnieuw delen, dus dat recht geef je bewust.
Werk met een aparte ruimte voor externen
Houd interne en externe samenwerking gescheiden. Maak een aparte gedeelde Drive of map specifiek voor de samenwerking met een externe partij, zodat je nooit per ongeluk interne bestanden meedeelt.
Veilig delen met een externe partner
- Maak een aparte gedeelde Drive of map voor de externe samenwerking.
- Zet alleen de bestanden in die de partner echt nodig heeft.
- Deel met de externe op naam, niet met
iedereen met de link. - Kies het laagst mogelijke rechtenniveau voor de taak.
- Stel een vervaldatum voor de toegang in (klik bij de persoon op de pijl en kies Verloopdatum toevoegen; je kunt een datum kiezen tot maximaal een jaar vooruit).
- Noteer wie je toegang hebt gegeven, zodat je het later kunt intrekken.
Delen met iemand zonder Google-account
Heeft je partner geen Google-account, dan kun je toch delen via bezoekersdeling. De ontvanger krijgt een verificatiecode per e-mail en kan daarmee tijdelijk reageren of bewerken zonder een account aan te maken. Voor langdurige of intensieve samenwerking werkt het meestal prettiger als de partner toch een Google-account gebruikt.
Voorkom downloaden, printen en kopieren
Wil je dat de inhoud binnen je controle blijft, dan kun je voor kijkers en reageerders het downloaden, printen en kopieren uitschakelen. Open hiervoor het deelvenster, klik op de instellingen (tandwiel) en haal het vinkje weg bij de optie die dit toestaat voor kijkers en reageerders.
Geen waterdicht slot
Het uitschakelen van downloaden, printen en kopieren maakt het moeilijker om de inhoud mee te nemen, maar het is geen volledige bescherming. Iemand kan altijd nog een schermafbeelding maken. Deel daarom echt gevoelige inhoud alleen met partijen die je vertrouwt.
Toegang intrekken en controleren
Externe toegang die blijft hangen na afloop van een project is een risico. Plan daarom controlemomenten en trek toegang in zodra een samenwerking eindigt. Een handige werkwijze ziet er zo uit:
- Starten: maak een aparte ruimte voor de partner.
- Toegang geven: deel op naam met het juiste rechtenniveau en zet een vervaldatum.
- Werken: werk samen in dezelfde bestanden.
- Afronden: lever de eindversie op.
- Toegang intrekken: verwijder de externe toegang en controleer dat er niets blijft openstaan.
Vergeet niet in te trekken
Na afloop van een project blijft gedeelde toegang vaak gewoon openstaan. Loop periodiek na wie nog toegang heeft tot je gedeelde Drives en verwijder externen die niet meer nodig zijn. Een vervaldatum bij het delen neemt dit grotendeels uit handen.
Soorten externe partners
Niet elke externe samenwerking is hetzelfde, en de juiste aanpak verschilt per type partner. Een klant die alleen een eindversie van een rapport ontvangt, heeft genoeg aan een gedeelde link met leesrechten. Een leverancier met wie je langdurig aan documenten werkt, heeft een eigen plek in een gedeelde Drive nodig met bewerkrechten. Een freelancer die tijdelijk meedraait, behandel je bijna als een interne medewerker, maar dan met een duidelijke einddatum voor de toegang. Door vooraf te bepalen welk type partner je voor je hebt, kies je het juiste niveau van toegang en de juiste plek om te delen. Dat voorkomt zowel onnodige beperkingen die de samenwerking vertragen als te ruime toegang die een risico vormt.
Afspraken vastleggen over data
Werk je met externen aan gegevens, leg dan vast wat er met die gegevens mag gebeuren. Wie persoonsgegevens deelt met een partner, heeft volgens de AVG vaak een verwerkersovereenkomst nodig waarin staat hoe de partner met die data omgaat. Spreek ook af waar de samenwerking eindigt: wordt gedeelde data na afloop verwijderd, en wie controleert dat? Door deze afspraken vooraf te maken, voorkom je discussies achteraf en houd je grip op je gegevens, ook als die tijdelijk buiten je eigen omgeving worden gebruikt. Documenteer de afspraken op een vaste plek, zodat je bij een audit of incident kunt laten zien wat er is afgesproken.
Kan ik delen met iemand zonder Google-account?
Ja, dat kan via bezoekersdeling. De ontvanger krijgt een verificatiecode per e-mail en kan daarmee tijdelijk reageren of bewerken. Voor de meeste functies werkt het prettiger met een echt Google-account.
Hoe zie ik met wie een bestand gedeeld is?
Open het deelvenster van het bestand of de Drive. Daar zie je precies wie toegang heeft en met welk rechtenniveau. Controleer dit regelmatig bij gevoelige bestanden.
Kan ik voorkomen dat externen bestanden downloaden?
Bij kijkers en reageerders kun je de opties voor downloaden, printen en kopieren uitschakelen via de instellingen in het deelvenster. Houd er rekening mee dat dit geen volledige bescherming biedt, want een schermafbeelding blijft mogelijk.
Wat is veiliger, delen via link of op naam?
Delen op naam is veiliger, omdat alleen die persoon toegang heeft. Een link die met iedereen werkt kan doorgestuurd worden naar mensen die je niet bedoelde.
Kan ik een vervaldatum op externe toegang zetten?
Ja. Klik in het deelvenster bij de externe persoon op de pijl en kies de optie om een verloopdatum toe te voegen. Je kunt een datum tot maximaal een jaar vooruit kiezen, waarna de toegang automatisch vervalt.
Kan een externe partner het bestand weer met anderen delen?
Een bewerker kan dat standaard, een kijker en reageerder niet. Wil je dat voorkomen, geef dan een lager rechtenniveau of schakel in de instellingen uit dat anderen dan eigenaren rechten mogen wijzigen en delen.
Veilig blijven samenwerken
Met een aparte ruimte, minimale rechten, een vervaldatum en periodieke controle werk je veilig samen met externen. Wil je je beveiliging breder op orde brengen, lees dan Compliance-basis voor kleine bedrijven met Workspace.