Snelkoppelingen aanmaken in Google Drive is de moderne manier om hetzelfde bestand op meerdere plekken beschikbaar te maken. In plaats van kopieën die uit elkaar gaan lopen, maak je een verwijzing naar het origineel. In dit artikel leer je hoe snelkoppelingen werken, hoe je ze maakt en wanneer je ze inzet.
Wat is een snelkoppeling
Een snelkoppeling in Google Drive is een verwijzing naar een bestand of map dat ergens anders staat. Het werkt net als een snelkoppeling op je bureaublad. Je ziet het pictogram met een klein pijltje, en als je erop klikt, opent het echte bestand. Er is dus maar een origineel, en alle wijzigingen die iemand maakt, zie je overal terug.
Dit lost een veelvoorkomend probleem op. Vroeger zette men hetzelfde bestand in meerdere mappen tegelijk, maar dat zorgde voor verwarring over welke versie de juiste was. Met snelkoppelingen blijft de waarheid op een plek staan en kun je er toch overal bij.
Snelkoppelingen kosten geen opslag
Een snelkoppeling neemt geen extra opslagruimte in beslag. Alleen het originele bestand telt mee voor je opslagquotum. Je kunt dus gerust meerdere snelkoppelingen maken zonder dat je ruimte verbruikt.
Een snelkoppeling maken
Het maken van een snelkoppeling is eenvoudig. Je selecteert het bestand of de map waarnaar je wilt verwijzen en kiest in het menu de optie om een snelkoppeling toe te voegen. Vervolgens kies je waar de snelkoppeling moet komen te staan.
Snelkoppeling toevoegen in vier stappen
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map waarnaar je wilt verwijzen.
- Kies in het menu Indelen en daarna Snelkoppeling toevoegen, of klik direct op Snelkoppeling aan Drive toevoegen.
- Selecteer de map waarin je de snelkoppeling wilt plaatsen.
- Klik op Snelkoppeling toevoegen en controleer of de snelkoppeling op de gewenste plek staat.
De snelkoppeling herken je aan het kleine pijltje op het pictogram. De naam is standaard gelijk aan het origineel, maar je kunt de snelkoppeling hernoemen zonder dat het origineel verandert.
Snelkoppeling versus kopie
Het verschil tussen een snelkoppeling en een kopie is essentieel. Een kopie is een volledig los bestand. Wijzig je de kopie, dan verandert het origineel niet, en andersom. Een snelkoppeling verwijst juist naar het origineel, dus elke wijziging is overal zichtbaar.
| Kenmerk | Snelkoppeling | Kopie |
|---|---|---|
| Verwijst naar origineel | Ja | Nee, los bestand |
| Wijzigingen overal zichtbaar | Ja | Nee |
| Gebruikt opslagruimte | Nee | Ja |
| Werkt na verwijderen origineel | Nee | Ja |
Wanneer kies je wat
Gebruik een snelkoppeling als je wilt dat iedereen met dezelfde, actuele versie werkt. Maak een kopie als je een los startpunt wilt dat zich onafhankelijk mag ontwikkelen, bijvoorbeeld een sjabloon dat je per project aanpast.
Snelkoppelingen en delen
Een belangrijk aandachtspunt is dat een snelkoppeling geen toegang verleent. Als je iemand een snelkoppeling stuurt naar een bestand waar die persoon geen rechten op heeft, kan diegene het bestand niet openen. De snelkoppeling wijst wel naar het bestand, maar de toegang regel je nog steeds via delen op het origineel. Lees daarover meer in Bestanden delen via een link.
Verwijder het origineel niet zomaar
Verwijder je het originele bestand, dan werkt de snelkoppeling niet meer. Er verschijnt dan een melding dat het doel niet bestaat. Verwijder daarom nooit zomaar een origineel waar nog snelkoppelingen naar verwijzen, zeker niet in gedeelde mappen.
Snelkoppelingen in teamwerk
In teams zijn snelkoppelingen handig om een centraal bestand op meerdere projectplekken te tonen. Denk aan een huisstijldocument dat in elke projectmap als snelkoppeling staat. Iedereen werkt dan met dezelfde versie, en als de huisstijl wijzigt, hoef je het maar op een plek aan te passen.
Een concreet voorbeeld: je hebt een Gedeelde Drive met daarin een map Sjablonen met het bestand Offerte-sjabloon. In elke klantmap plaats je een snelkoppeling naar dat sjabloon. Werk je het sjabloon bij, dan zien alle klantmappen meteen de nieuwste versie, zonder dat je tien kopieën hoeft na te lopen.
Voor teams is het slim om afspraken te maken over wie originelen beheert en wie snelkoppelingen mag plaatsen, zodat niemand per ongeluk een veelgebruikt bronbestand verwijdert.
Snelkoppelingen herkennen en beheren
Een snelkoppeling herken je altijd aan het kleine pijltje op het pictogram. Twijfel je of je naar een origineel of naar een snelkoppeling kijkt, klik dan op het informatiepictogram. In het detailpaneel staat duidelijk dat het om een snelkoppeling gaat en naar welk bronbestand het verwijst. Zo voorkom je verwarring tussen het echte bestand en de verwijzing.
Het beheren van snelkoppelingen is net zo makkelijk als bij gewone bestanden. Je kunt een snelkoppeling verplaatsen naar een andere map, hernoemen of weggooien zonder dat het origineel iets merkt. Wil je weten waar het origineel staat, dan kies je in het menu de optie om het brondocument te tonen. Drive springt dan naar de map waarin het echte bestand zich bevindt.
Neemt een snelkoppeling opslagruimte in?
Nee. Alleen het originele bestand telt mee voor je opslag. Snelkoppelingen zijn slechts verwijzingen en kosten geen ruimte.
Wat gebeurt er als ik een snelkoppeling verwijder?
Alleen de verwijzing verdwijnt. Het originele bestand blijft gewoon bestaan op zijn eigen plek. Je kunt later een nieuwe snelkoppeling maken als je die weer nodig hebt.
Kan ik een snelkoppeling hernoemen?
Ja. Je kunt de snelkoppeling een eigen naam geven zonder dat het origineel verandert. Zo kun je dezelfde bron op verschillende plekken een passende naam geven.
Geeft een snelkoppeling automatisch toegang tot het bestand?
Nee. Toegang regel je via de deelinstellingen van het origineel. Heeft iemand geen rechten op het origineel, dan kan die persoon het via de snelkoppeling ook niet openen.
Kan ik een snelkoppeling maken naar een map en niet alleen naar een bestand?
Ja. Snelkoppelingen werken voor zowel bestanden als mappen. Een mapsnelkoppeling toont de hele inhoud van de oorspronkelijke map op de nieuwe plek.
Hoe vind ik het origineel terug vanaf een snelkoppeling?
Klik met de rechtermuisknop op de snelkoppeling en kies de optie om het brondocument te tonen. Drive opent dan de map waarin het echte bestand staat.
Snelkoppelingen houden je Drive overzichtelijk zonder dubbele bestanden. Gebruik ze om centrale bronnen overal beschikbaar te maken, en onthoud dat toegang altijd via het origineel loopt.