Versiegeschiedenis bekijken en herstellen in Google Drive is je vangnet bij fouten. Heb je per ongeluk iets gewist of ging een wijziging verkeerd, dan zet je eenvoudig een eerdere versie terug. In dit artikel laat ik zien hoe versiebeheer werkt voor zowel Workspace-bestanden als geüploade bestanden.
Hoe versiebeheer werkt
Google Drive bewaart automatisch eerdere versies van je bestanden. Bij Google Docs, Sheets en Slides gebeurt dat continu terwijl je werkt. Elke keer dat je iets wijzigt, slaat Drive op de achtergrond een momentopname op. Daardoor kun je altijd terug naar hoe een document er gisteren of vorige week uitzag.
Voor bestanden die je hebt geüpload, zoals een pdf of een Word-bestand, werkt versiebeheer net iets anders. Daar bewaart Drive een nieuwe versie elke keer dat je een bestand met dezelfde naam over het bestaande heen uploadt. Zo houd je de geschiedenis van dat bestand bij elkaar.
Voor Docs, Sheets en Slides hoef je niets in te stellen
De versiegeschiedenis wordt automatisch bijgehouden terwijl je werkt, zonder dat je zelf hoeft op te slaan. Je vindt hem altijd terug via het menu Bestand.
Versiegeschiedenis van Docs en Sheets
In een Google-document open je de versiegeschiedenis via het menu Bestand. Daar zie je een tijdlijn met alle versies, gegroepeerd per moment. Je klikt op een versie om te zien hoe het document er toen uitzag, en je kunt die versie herstellen als je terug wilt.
Een eerdere versie herstellen in Docs
- Open het document en ga naar het menu Bestand.
- Kies Versiegeschiedenis en daarna Versiegeschiedenis bekijken.
- Bekijk in het paneel rechts de lijst met versies en klik op een versie om die te bekijken.
- Klik bovenaan op Deze versie herstellen om terug te keren naar de gekozen versie.
Versies een naam geven
Bij belangrijke mijlpalen kun je een versie een naam geven, zodat je hem later makkelijk terugvindt. In plaats van een lijst met tijdstippen zie je dan herkenbare namen zoals Definitieve versie of Voor review klant. Dat maakt navigeren door de geschiedenis veel overzichtelijker bij documenten die lang in ontwikkeling zijn.
Een versie noem je in het versiegeschiedenis-paneel: klik op de drie puntjes naast het tijdstip van de versie en kies Naam geven aan deze versie. Typ een korte, herkenbare naam en bevestig.
Geef een versie een naam bij elke mijlpaal
Geef een versie een naam op het moment dat een document echt af is voor een mijlpaal, bijvoorbeeld bij oplevering aan een klant. Werk je daarna verder en moet je terug naar die oplevering, dan vind je hem direct terug aan de naam in plaats van te gokken op een tijdstip.
Geüploade bestanden en versies
Voor geüploade bestanden gebruik je Versies beheren. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies Versies beheren. Daar kun je een nieuwe versie uploaden over de bestaande heen, of een oudere versie downloaden. Het bestand houdt zo dezelfde link en plek, terwijl de inhoud bijgewerkt wordt en de geschiedenis bewaard blijft.
Oudere versies van uploads kunnen verlopen
Bij geüploade bestanden bewaart Drive oudere versies standaard tot dertig dagen of maximaal honderd versies. Wil je een oudere versie permanent bewaren, kies dan bij die versie de optie om hem voor altijd te bewaren. Let op: zo bewaarde versies tellen mee voor je opslagruimte.
Versiebeheer als vangnet
Versiebeheer is je beste verzekering tegen fouten. Heeft een collega per ongeluk een halve tekst gewist, dan zet je in een paar klikken de vorige versie terug. Je hoeft dus niet bang te zijn om te experimenteren in een document, want je kunt altijd terug. Dit werkt prettig samen met de activiteitsgeschiedenis, zie Het activiteitslogboek bekijken.
Versies vergelijken en kopiëren
Soms wil je niet meteen een hele versie herstellen, maar alleen zien wat er precies is veranderd. In de versiegeschiedenis van een document kun je per versie bekijken welke tekst is toegevoegd of verwijderd, vaak met kleuren gemarkeerd. Zo zie je in een oogopslag wat een collega heeft aangepast, zonder dat je twee documenten naast elkaar hoeft te leggen.
Wil je een oude versie behouden zonder de huidige te overschrijven, dan kun je vaak een kopie van een eerdere versie maken. Je krijgt dan een nieuw, los bestand met de inhoud van die oude versie, terwijl het origineel intact blijft. Dat is handig als je twee richtingen wilt vergelijken of een oude opzet als startpunt wilt gebruiken voor iets nieuws. Op die manier biedt versiebeheer niet alleen een vangnet bij fouten, maar ook een handige manier om met varianten van een document te werken zonder dat je iets kwijtraakt.
Hoe lang bewaart Drive oudere versies?
Voor Google Docs, Sheets en Slides blijft de versiegeschiedenis langdurig bewaard. Voor geüploade bestanden bewaart Drive versies standaard tot dertig dagen of maximaal honderd versies, tenzij je een versie markeert om te behouden.
Verlies ik mijn huidige versie als ik een oude herstel?
Nee. Bij het herstellen van een oude versie wordt de huidige versie ook als momentopname bewaard. Je kunt dus altijd weer terug naar de versie waar je vandaan kwam.
Kan ik versies een naam geven?
Ja. In de versiegeschiedenis van Docs, Sheets en Slides klik je op de drie puntjes naast een versie en kies je Naam geven aan deze versie, zodat je belangrijke mijlpalen makkelijk terugvindt.
Werkt versiebeheer ook voor pdf-bestanden?
Ja, via Versies beheren. Je uploadt dan een nieuwe versie over de bestaande heen, en Drive bewaart de oudere versies zodat je kunt terugkijken of terugzetten.
Wie kan de versiegeschiedenis zien en herstellen?
Mensen met bewerkrechten kunnen de versiegeschiedenis bekijken en versies herstellen. Heb je alleen leesrechten of de rol van reageerder, dan zie je de versiegeschiedenis niet.
Kan ik een oude versie bewaren zonder de huidige te verliezen?
Ja. Maak in de versiegeschiedenis een kopie van de gewenste versie. Je krijgt dan een nieuw, los bestand met die inhoud, terwijl het origineel onaangeroerd blijft.
Met versiebeheer werk je zonder angst voor fouten. Geef belangrijke versies een naam en weet dat je elke wijziging in een paar klikken kunt terugdraaien.