Google Drive-opslag beheren en vrijmaken wordt belangrijk zodra je tegen je limiet aanloopt. Een volle opslag betekent dat je geen bestanden meer kunt uploaden en zelfs geen mail meer kunt ontvangen. In dit artikel laat ik zien hoe je ruimte terugwint zonder waardevolle bestanden kwijt te raken.
Hoe je opslag is opgebouwd
Je Google-opslag wordt gedeeld tussen drie diensten: Google Drive, Gmail en Google Foto's. Een grote bijlage in je mail of een fotoback-up telt dus net zo goed mee als een bestand in Drive. Dat verklaart waarom je opslag soms voller is dan je op basis van je Drive-bestanden zou verwachten.
Op de opslagpagina van je Google-account zie je een verdeling over de drie diensten. Zo weet je waar de meeste ruimte zit en waar opruimen het meest oplevert.
Workspace versus privéaccount
In een Workspace-omgeving bepaalt je beheerder hoeveel opslag je krijgt. Loop je tegen de limiet aan, dan kan je beheerder je quotum verhogen. Dat verschilt van een gratis privéaccount, waar je standaard 15 GB hebt en alleen via een Google One-abonnement bijkoopt.
Grote bestanden opsporen
De snelste manier om ruimte vrij te maken is grote bestanden opsporen en verwijderen. Drive heeft een opslagweergave waarin je bestanden op grootte kunt sorteren. Zo zie je meteen welke video's, zip-bestanden of grote pdf-bestanden de meeste ruimte innemen.
Grote bestanden vinden en verwijderen
- Open Google Drive en klik linksonder of in het menu op
Opslag. - De bestanden worden gesorteerd op grootte, met de grootste bovenaan.
- Bekijk de grootste bestanden en controleer of je ze nog nodig hebt.
- Klik met de rechtermuisknop op overbodige bestanden en kies
Verwijderen naar prullenbak. - Leeg daarna de prullenbak om de ruimte daadwerkelijk vrij te maken.
De prullenbak legen
Verwijderde bestanden gaan eerst naar de prullenbak en blijven daar dertig dagen staan. Tot die tijd tellen ze nog mee voor je opslag. Wil je ruimte echt terugwinnen, dan moet je de prullenbak legen. Open de prullenbak in het linkermenu en kies Prullenbak legen, of verwijder losse bestanden definitief.
Definitief weg is echt weg
Een bestand dat je definitief uit de prullenbak verwijdert, is niet meer te herstellen. Controleer dus goed voordat je de prullenbak leegt of er niets belangrijks tussen zit. In een Workspace-omgeving kan je beheerder een definitief verwijderd bestand nog kort terughalen, maar reken daar als gebruiker niet op.
Opslag besparen bij Gmail en Foto's
Omdat je opslag gedeeld wordt, levert opruimen bij Gmail en Foto's ook ruimte op. In Gmail kun je zoeken op grote bijlagen en oude nieuwsbrieven verwijderen. In Google Foto's kun je ongebruikte back-ups opruimen. Vaak zit daar meer ruimtewinst dan in Drive zelf.
Vind grote mailbijlagen in een keer
Zoek in Gmail op heeft:bijlage groter:10M om in een keer alle mails met grote bijlagen te vinden. Vaak staan daar oude bestanden tussen die je allang in Drive hebt opgeslagen en dus niet meer in je mail nodig hebt. Vergeet daarna niet ook de map Prullenbak in Gmail te legen, want die mails tellen ook nog mee.
Voorkomen dat je opnieuw volraakt
Na het opruimen wil je voorkomen dat je opslag snel weer vol zit. Maak er een gewoonte van om af en toe de prullenbak te legen en grote, tijdelijke bestanden direct na gebruik te verwijderen. Bewaar grote ruwe bestanden zoals video's alleen zo lang je ze nodig hebt.
Verborgen ruimtevreters opsporen
Soms zit de volle opslag in onverwachte hoeken. Verweesde bestanden zijn daar een goed voorbeeld van: bestanden waarvan de bovenliggende map is verwijderd, maar die zelf nog bestaan en ruimte innemen. Je vindt ze niet meer via je mappen, maar wel via een zoekopdracht. Ze tellen gewoon mee voor je quotum totdat je ze opruimt.
Ook grote exportbestanden, oude back-ups en dubbele uploads zijn stille ruimtevreters. Loop daarom bij het opruimen niet alleen je recente bestanden langs, maar sorteer in de opslagweergave bewust op grootte en kijk kritisch naar de top van de lijst. Vraag jezelf bij elk groot bestand af of je het nog nodig hebt, of dat er al een betere versie elders staat. Een halfjaarlijkse grote opruiming voorkomt dat je opslag ongemerkt volloopt met bestanden die je allang niet meer gebruikt.
Wordt mijn opslag gedeeld met Gmail en Foto's?
Ja. Drive, Gmail en Google Foto's delen dezelfde opslagruimte. Opruimen in een van deze diensten maakt ruimte vrij voor alle drie.
Tellen gedeelde bestanden mee voor mijn opslag?
Bestanden tellen mee bij de eigenaar. Bestanden die anderen met jou delen tellen niet mee voor jouw quotum, alleen voor dat van de eigenaar.
Waarom is mijn opslag nog vol na verwijderen?
Verwijderde bestanden staan dertig dagen in de prullenbak en tellen tot die tijd mee. Leeg de prullenbak om de ruimte direct vrij te maken.
Wat gebeurt er als mijn opslag helemaal vol is?
Je kunt geen nieuwe bestanden meer uploaden en geen nieuwe e-mails meer ontvangen. Bestaande bestanden blijven wel toegankelijk. Ruim ruimte vrij of vraag je beheerder om meer opslag.
Hoe weet ik welke dienst de meeste ruimte gebruikt?
Open de opslagpagina van je Google-account. Daar zie je een verdeling over Drive, Gmail en Foto's, zodat je meteen ziet waar opruimen het meest oplevert.
Worden bestanden in de prullenbak vanzelf verwijderd?
Ja. Bestanden in de prullenbak worden na dertig dagen automatisch en definitief verwijderd. Wil je de ruimte eerder terug, leeg de prullenbak dan handmatig.
Met regelmatig opruimen en aandacht voor Gmail en Foto's houd je je opslag onder controle. Zo loop je nooit op een vervelend moment tegen de limiet aan.