Verwijderde mail terughalen kan op verschillende niveaus, afhankelijk van wie het deed en hoe lang geleden. Als beheerder heb je ruimere herstelopties dan een gebruiker, maar ook die kennen grenzen. Het is belangrijk om snel te handelen, want de hersteltermijnen zijn kort en lopen netjes na elkaar af.
Hoe de hersteltermijnen op elkaar volgen
De twee termijnen waar je mee te maken hebt, volgen elkaar op. Ze concurreren niet, maar tellen op tot in totaal 55 dagen.
| Periode na verwijderen | Wie kan herstellen | Hoe |
|---|---|---|
| Dag 0 tot 30 | De gebruiker zelf | Vanuit de eigen prullenbak |
| Dag 30 tot 55 | De beheerder | Via Gegevens herstellen in de Admin-console |
| Vanaf dag 55 | Niemand (tenzij Vault) | Alleen met een actieve Vault-bewaring |
De beheerderstermijn van 25 dagen begint dus pas nadat de 30 dagen in de prullenbak zijn verstreken. Hij start niet op het moment dat de gebruiker de mail wegklikt en ook niet op de datum waarop de mail is ontvangen.
Eerst: de gebruiker zelf
Voordat je als beheerder ingrijpt, kan de gebruiker meestal zelf herstellen. Verwijderde mail blijft 30 dagen in de prullenbak staan. De gebruiker opent de prullenbak, selecteert het bericht en kiest Verplaatsen naar om het terug te zetten in de inbox of een ander label.
Twee termijnen die elkaar opvolgen
Een gebruiker heeft 30 dagen om mail uit de eigen prullenbak te herstellen. Pas daarna begint de beheerderstermijn van 25 dagen voor mail die definitief is verwijderd. Samen geeft dat een venster van maximaal 55 dagen na verwijdering. Handel toch snel, want hoe eerder je begint, hoe groter de kans dat de mail nog terug te halen is.
Herstellen als beheerder
Is de mail definitief verwijderd, ook uit de prullenbak van de gebruiker, dan kun je als beheerder ingrijpen via de Admin-console. Dit werkt in de 25 dagen die volgen op de prullenbakperiode, dus tussen dag 30 en dag 55 na de verwijdering.
E-mail herstellen via de Admin-console
- Ga naar
admin.google.comen log in met een beheerdersaccount. - Open in het menu Directory en daarna Gebruikers.
- Zoek de betreffende gebruiker en klik op het account.
- Klik op Meer opties en kies Gegevens herstellen (Restore data).
- Stel een datumbereik in dat binnen de afgelopen 25 dagen van de beheerderstermijn valt.
- Kies Gmail als gegevenstype en klik op Herstellen.
- Informeer de gebruiker; afhankelijk van de hoeveelheid data kan het enkele dagen duren voordat de mail weer zichtbaar is.
Niet alles is herstelbaar
De optie Gegevens herstellen haalt geen spam-mappen, concepten of verwijderde labels terug. Ook mail die buiten het venster van 55 dagen valt, krijg je hier niet meer terug. Controleer dus eerst of de mail binnen de termijn valt voordat je verdere stappen plant.
Na 55 dagen: alleen Google Vault
Is de mail meer dan 55 dagen geleden verwijderd, dus na het verstrijken van zowel de prullenbak- als de beheerderstermijn, dan is herstel via de Admin-console niet meer mogelijk. De enige overgebleven optie is dan Google Vault, en uitsluitend als er ten tijde van de verwijdering een bewaarregel of bewaring (hold) actief was die de mail vasthield.
Geen Vault-bewaring betekent definitief weg
Zonder een actieve Vault-bewaarregel is mail die buiten het venster van 55 dagen valt onherstelbaar. Wil je je tegen dit scenario indekken, stel dan vooraf bewaarregels in Vault in. Achteraf is er niets meer te doen.
Voorkomen is beter dan herstellen
Het feit dat herstel zo aan termijnen gebonden is, onderstreept het belang van een goed bewaarbeleid. Met Google Vault-bewaarregels behoud je mail langdurig, ongeacht of een gebruiker hem verwijdert. Voor organisaties met een bewaarplicht is dit geen luxe maar noodzaak.
Stel bewaarregels in voordat je ze nodig hebt
Op het moment dat iemand per ongeluk belangrijke mail verwijdert en de 55 dagen verstreken zijn, is het te laat. Een bewaarbeleid vooraf is je enige vangnet voor de lange termijn. Bepaal per organisatie-eenheid welke termijn past bij jullie bewaarplicht en leg dat vast in Vault.
Hoe lang kan ik verwijderde mail herstellen als beheerder?
De beheerderstermijn is 25 dagen, maar die begint pas nadat de mail 30 dagen in de prullenbak heeft gestaan. Praktisch heb je dus tot 55 dagen na de verwijdering iets om te herstellen, waarvan de laatste 25 dagen via de Admin-console lopen.
Wat is het verschil met de prullenbak van de gebruiker?
De gebruiker heeft de eerste 30 dagen om mail zelf uit de eigen prullenbak terug te zetten. De beheerderhersteloptie geldt voor de 25 dagen daarna, voor mail die ook al uit die prullenbak is verdwenen.
Kan ik mail herstellen die maanden geleden is verwijderd?
Alleen als er destijds een Google Vault-bewaarregel of bewaring actief was. Zonder zo'n regel is mail die meer dan 55 dagen geleden is verwijderd niet meer terug te halen.
Welke mail kan de Admin-console niet herstellen?
De optie Gegevens herstellen haalt geen spam, geen concepten en geen verwijderde labels terug. Het gaat om gewone mail die binnen de hersteltermijn definitief is verwijderd.
Waar vind ik de hersteloptie in de Admin-console?
Open admin.google.com, ga naar Directory en Gebruikers, klik op het account van de gebruiker, kies Meer opties en daarna Gegevens herstellen. Stel een datumbereik in en kies Gmail.