Het is verontrustend als mail uit je inbox verdwijnt, maar de oorzaak is bijna altijd een instelling die jij of een beheerder ooit heeft gemaakt. De berichten zijn meestal niet weg, maar verplaatst. Door een paar plekken te controleren vind je ze terug en stop je het verdwijnen.
Zoek de mail eerst snel terug
Voordat je instellingen induikt, kun je controleren of de mail echt verdwenen is of alleen uit de inbox is gehaald. Typ in de zoekbalk van Gmail in:anywhere gevolgd door een trefwoord of de afzender, bijvoorbeeld in:anywhere from:naam@bedrijf.nl. Hiermee doorzoek je in een keer de inbox, Alle mail, Spam en de prullenbak.
Doorzoek alle mappen tegelijk
Met de zoekterm in:anywhere kijk je in alle mappen, ook in Spam en de prullenbak, die Gmail normaal overslaat bij een gewone zoekopdracht. Combineer het met from:, subject: of after: om sneller de juiste berichten te vinden.
Filters zijn de meest voorkomende oorzaak
Gmail-filters kunnen inkomende mail automatisch archiveren, verwijderen, labelen of doorsturen. Een filter dat archiveert haalt de mail uit de inbox, maar laat hem in Alle mail staan. Een filter dat verwijdert plaatst hem in de prullenbak. Vaak is een te brede filterregel de boosdoener.
Filters controleren
- Open in Gmail de instellingen via het tandwiel, dan Alle instellingen bekijken.
- Ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen.
- Loop de bestaande filters na op acties als Archiveren, Verwijderen of Doorsturen.
- Let op te brede voorwaarden die meer mail raken dan bedoeld.
- Klik bewerken om een verkeerd filter aan te passen, of verwijderen om het weg te halen.
- Stuur jezelf een testbericht en controleer of dat in de inbox blijft staan.
Kijk in Alle mail, Spam en de prullenbak
Een gearchiveerd bericht is niet verwijderd; het staat nog in de map Alle mail. Een verwijderd bericht staat tot 30 dagen in de prullenbak en wordt daarna definitief gewist. Mail die als spam is aangemerkt belandt in de map Spam. Vind je de vermiste mail in Alle mail, dan archiveert iets hem; vind je hem in de prullenbak, dan verwijdert iets hem; staat hij in Spam, dan is hij ten onrechte als spam beoordeeld.
Archiveren is niet verwijderen
Veel gebruikers denken dat gearchiveerde mail weg is, maar die staat gewoon in Alle mail en verdwijnt alleen uit de inbox. Dit is het meest voorkomende misverstand bij verdwenen mail, dus zoek altijd eerst in Alle mail.
Doorsturen met kopie verwijderen
Als doorsturen is ingesteld met de optie om de kopie van Gmail te verwijderen of te archiveren, verdwijnt elk doorgestuurd bericht uit de inbox. Controleer de doorstuurinstellingen op het tabblad Doorsturen en POP/IMAP en kies de optie Kopie van Gmail in de inbox bewaren als je de berichten wilt behouden. Let ook op de POP-download-sectie: ook daar kan Kopie van Gmail archiveren of Kopie van Gmail verwijderen ingeschakeld staan.
Een verwijderfilter wist na 30 dagen definitief
Een filter met de actie Verwijderen plaatst mail direct in de prullenbak, waar die na 30 dagen onherroepelijk weg is. Controleer verwijderfilters extra zorgvuldig en herstel belangrijke berichten uit de prullenbak voordat die periode verstrijkt.
Spam en beheerinstellingen
Mail die als spam wordt aangemerkt verdwijnt naar de map Spam. Controleer die map op legitieme berichten en klik op Geen spam om herhaling te voorkomen. Daarnaast kan een beheerder organisatiebrede routing- of contentregels hebben ingesteld die mail verplaatsen of in quarantaine zetten. Vermoed je dat, vraag dan je beheerder om de instellingen in de Admin-console te controleren.
Zijn verdwenen mails echt weg?
Meestal niet. Gearchiveerde mail staat in Alle mail, verwijderde mail tot 30 dagen in de prullenbak. Kijk daar eerst voordat je aanneemt dat berichten definitief weg zijn.
Waarom verdwijnt alleen mail van een bepaalde afzender?
Dan is er vrijwel zeker een filter dat op die afzender matcht en de mail archiveert, verwijdert of doorstuurt. Controleer je filters op een regel die deze afzender raakt.
Kan een beheerder mijn mail laten verdwijnen?
Ja, via organisatiebrede routing- of contentregels die mail verplaatsen of in quarantaine zetten. Vermoed je dit, vraag je beheerder dan de instellingen in de Admin-console te controleren.
Hoe vind ik mail terug die in de prullenbak of Spam zit?
Gebruik in de zoekbalk de term in:anywhere met een trefwoord of afzender. Daarmee doorzoek je ook de prullenbak en Spam, die een gewone zoekopdracht overslaat.
Hoe lang blijft verwijderde mail beschikbaar?
Verwijderde berichten blijven 30 dagen in de prullenbak staan en zijn in die periode te herstellen. Daarna verwijdert Gmail ze definitief.