Automatische filters instellen in Gmail bespaart je elke dag opnieuw handwerk. In plaats van nieuwsbrieven, facturen en meldingen telkens met de hand op te ruimen, laat je Gmail dat zelf doen zodra de mail binnenkomt. In dit artikel leer je hoe je filters maakt, welke acties je kunt kiezen en hoe je ze later aanpast.
Wat doet een filter precies
Een filter is een regel die Gmail toepast op binnenkomende mail. Je bepaalt eerst waaraan een bericht moet voldoen, bijvoorbeeld een bepaalde afzender of een woord in het onderwerp. Daarna kies je wat er moet gebeuren, zoals een label toewijzen of het bericht meteen archiveren.
Filters werken vooral op nieuwe mail
Filters worden standaard toegepast op mail die binnenkomt. Wil je een filter ook op bestaande berichten toepassen, dan vink je bij het maken een extra optie aan om dat in een keer mee te nemen.
Een filter maken vanuit een bestaand bericht
De snelste manier om te beginnen is een filter maken op basis van een mail die je al hebt. Gmail vult de afzender dan vast voor je in.
Filter maken vanuit een bericht
- Open het bericht waarop je wilt filteren.
- Klik rechtsboven in het bericht op de drie puntjes.
- Kies Berichten als deze filteren.
- Controleer of de afzender klopt en pas eventueel de criteria aan.
- Klik op Filter maken.
- Vink de gewenste acties aan en klik nogmaals op Filter maken.
Een filter vanaf nul opbouwen
Je kunt ook zonder bestaand bericht een filter maken. Dat is handig als je op een woord of een combinatie van voorwaarden wilt filteren.
Filter opbouwen vanaf nul
- Klik in de zoekbalk bovenaan op het schuifjes-icoon (zoekopties) helemaal rechts.
- Vul de criteria in, zoals afzender, onderwerp of woorden die het bericht moet bevatten.
- Klik onderaan op Filter maken en kies vervolgens je acties.
Veelgebruikte criteria zijn Van (de afzender), Onderwerp, Bevat de woorden en Heeft bijlage. Je kunt meerdere criteria combineren, bijvoorbeeld alle mail van een leverancier met het woord factuur in het onderwerp.
Filter een heel domein in een keer
Wil je een hele afzenderorganisatie filteren, gebruik dan alleen het domein. Zet in het Van-veld het apenstaartje gevolgd door de bedrijfsnaam, bijvoorbeeld @bedrijf.nl. Zo vang je alle adressen van dat bedrijf in een keer.
Welke acties kun je kiezen
Nadat je de criteria hebt ingesteld, kies je een of meer acties. Je kunt ze combineren, zodat een filter bijvoorbeeld labelt en tegelijk archiveert.
Opruimacties
- Archiveren (de inbox overslaan)
- Verwijderen
- Markeren als gelezen
- Nooit naar spam sturen
Ordenacties
- Een label toepassen
- Een ster toevoegen
- Doorsturen naar een ander adres
- Markeren als belangrijk
Pas op met de actie Verwijderen
Wees voorzichtig met de actie Verwijderen in een filter. Berichten verdwijnen dan automatisch naar de prullenbak en je ziet ze nooit in je inbox. Gebruik bij twijfel liever Archiveren, want dan blijft alles vindbaar via zoeken.
Filters beheren en aanpassen
Bestaande filters vind je terug en pas je makkelijk aan. Ga naar Alle instellingen bekijken en open het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Daar staan al je filters op een rij, met de knoppen Bewerken en Verwijderen ernaast.
Veelgestelde vragen
Werken filters ook met terugwerkende kracht?
Niet vanzelf. Filters gelden voor nieuwe mail. Bij het maken kun je wel de optie Filter ook toepassen op overeenkomende gesprekken aanvinken om bestaande berichten mee te nemen.
Kan ik een filter exporteren naar een ander account?
Ja. Op het tabblad Filters en geblokkeerde adressen kun je filters selecteren en exporteren als bestand, en dat bestand daarna in een ander account importeren.
Hoeveel filters mag ik aanmaken?
Voor normaal gebruik kun je ruim voldoende filters maken. De meeste mensen komen niet in de buurt van een grens. Houd je filters wel overzichtelijk, anders raak je het overzicht kwijt.
Waarom belandt mijn gefilterde mail toch in spam?
Voeg in je filter de actie Nooit naar spam sturen toe. Dan voorkom je dat berichten van een vertrouwde afzender alsnog als spam worden gemarkeerd.
Kan ik filters combineren met labels?
Ja, dat is juist de kracht ervan. Laat een filter een label toewijzen en eventueel archiveren, dan landt de mail meteen in het juiste mapje zonder je inbox te vullen.
Combineer filters met labels voor een inbox die zichzelf sorteert. Wil je nog meer grip, lees dan ook over Prioriteit Inbox.