Ga je een paar dagen weg of ben je tijdelijk niet bereikbaar, dan laat een afwezigheidsbericht je afzenders automatisch weten wanneer je terug bent en bij wie ze terechtkunnen. In Gmail heet deze functie Automatisch antwoord, ook wel de vakantieresponder genoemd. Gmail stuurt het bericht eenmalig per afzender, zodat mensen niet bij elke e-mail opnieuw een antwoord krijgen. In dit artikel lees je hoe je het instelt op de computer en in de mobiele app, en hoe je het weer uitzet.
Afwezigheidsbericht instellen op de computer
Het automatisch antwoord stel je in via de instellingen van Gmail. Je bepaalt zelf de eerste dag, een eventuele laatste dag, het onderwerp en de inhoud.
Stap voor stap
- Open Gmail op je computer via mail.google.com.
- Klik rechtsboven op het tandwiel en kies Alle instellingen bekijken.
- Blijf op het tabblad Algemeen en scroll naar het gedeelte Automatisch antwoord.
- Selecteer Automatisch antwoord aan.
- Vul bij Eerste dag de startdatum in. Wil je een einddatum, vink dan Laatste dag aan en kies de datum.
- Typ een Onderwerp, bijvoorbeeld Afwezig tot 14 juli.
- Schrijf in het tekstvak je bericht met de periode en een contactpersoon voor dringende zaken.
- Wil je het bericht beperken, vink dan Alleen verzenden naar mijn contacten aan, of Alleen verzenden naar personen binnen Cloud Captains als je voor een organisatie werkt.
- Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.
Als je geen laatste dag instelt, blijft het automatisch antwoord doorlopen tot je het zelf uitzet. Bovenaan je Postvak IN verschijnt dan een gele balk waarmee je het direct kunt stoppen.
Afwezigheidsbericht instellen in de mobiele app
Ook in de Gmail-app voor Android en iPhone of iPad kun je het automatisch antwoord regelen.
Op je telefoon of tablet
- Open de Gmail-app.
- Tik linksboven op het menu met de drie streepjes.
- Scroll naar beneden en tik op Instellingen.
- Tik op het account waarvoor je het bericht wilt instellen.
- Tik op Automatisch antwoord (op iPhone of iPad heet dit Vakantieresponder).
- Zet de schakelaar aan en vul de begindatum, eventueel een einddatum, het onderwerp en de tekst in.
- Kies eventueel om het bericht alleen naar je contacten te sturen.
- Tik rechtsboven op Gereed of Opslaan.
Houd het bericht kort en duidelijk
Vermeld de exacte periode dat je weg bent, je terugkeerdatum en bij wie afzenders terechtkunnen voor dringende zaken. Een korte, vriendelijke tekst werkt het beste en voorkomt extra vragen.
Wie ontvangt het automatische antwoord
Standaard stuurt Gmail het bericht naar iedereen die je mailt, maar wel slechts eenmaal per afzender binnen dezelfde periode. Schrijft dezelfde persoon je na vier dagen opnieuw, dan krijgt die wel weer een antwoord. Met de twee selectievakjes beperk je de groep ontvangers tot je contacten of tot collega's binnen je eigen organisatie. Dat laatste is handig om te voorkomen dat onbekende afzenders en nieuwsbrieven jouw afwezigheidsdetails te zien krijgen.
Spam krijgt geen antwoord
Berichten die in je map Spam belanden en e-mails van mailinglijsten beantwoordt Gmail niet automatisch. Zo voorkom je dat je responder reageert op ongewenste post of een lus veroorzaakt met geautomatiseerde afzenders.
Afwezigheidsbericht uitzetten
Stelde je een laatste dag in, dan stopt het bericht vanzelf aan het einde van die dag. Wil je het eerder uitschakelen, klik dan bovenaan je Postvak IN in de gele balk op Nu beeindigen. Je kunt ook terug naar Alle instellingen bekijken, het tabblad Algemeen, en bij Automatisch antwoord de optie Automatisch antwoord uit kiezen. Vergeet niet onderaan op Wijzigingen opslaan te klikken.
Hoe vaak krijgt dezelfde afzender mijn afwezigheidsbericht?
Gmail stuurt het automatische antwoord maximaal eenmaal per vier dagen naar dezelfde persoon, ook als die je vaker mailt. Mailt iemand je na die periode opnieuw, dan ontvangt die het bericht nog een keer.
Kan ik tekst opmaken in mijn afwezigheidsbericht?
Ja. In het tekstvak op de computer kun je vet, cursief, opsommingen en links toevoegen via de opmaakwerkbalk, net als bij een gewone e-mail.
Werkt het automatisch antwoord ook als ik Gmail niet open?
Ja. Het bericht wordt door de servers van Google verstuurd. Je hoeft Gmail of je apparaat niet aan te laten staan.
Stuurt Gmail een antwoord op elke binnenkomende e-mail?
Nee. Berichten in Spam en e-mails van mailinglijsten worden overgeslagen, en dezelfde afzender krijgt binnen vier dagen geen tweede automatisch antwoord.
Kan ik het bericht alleen naar collega's sturen?
Ja, als je een zakelijk Google Workspace-account gebruikt. Vink dan Alleen verzenden naar personen binnen je organisatie aan, zodat externe afzenders geen automatisch antwoord ontvangen.