Follow-up automatiseren met Apps Script

Waarom follow-up automatiseren

Elke verkoper weet dat het geld in de follow-up zit, maar consistente opvolging is tijdrovend en gaat snel mis als je agenda vol zit. Apps Script haalt de menselijke fout eruit: het script controleert elke ochtend welke deals opvolging nodig hebben en stuurt de mail voordat je je koffie op hebt.

Het grote voordeel van Apps Script boven een extern automatiseringstool is dat alles binnen Google Workspace blijft. Geen losse API-sleutels, geen extra abonnementen en geen data buiten je beveiligde omgeving.

De script-omgeving openen

Het basis follow-up script

Dit script controleert het tabblad Deals op rijen waarbij de next_action_datum vandaag of eerder is en de deal nog niet gesloten is. Het stuurt een herinneringsmail naar de deal-eigenaar.

function stuurFollowUpHerinneringen() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var dealsSheet = ss.getSheetByName('Deals');
  var data = dealsSheet.getDataRange().getValues();
  var vandaag = new Date();
  vandaag.setHours(0, 0, 0, 0);

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var rij = data[i];
    var dealNaam = rij[2];
    var fase = rij[4];
    var nextActionDatum = new Date(rij[10]);
    var nextAction = rij[9];
    var owner = rij[7];

    if (!dealNaam || fase === 'Gewonnen' || fase === 'Verloren') continue;
    if (isNaN(nextActionDatum.getTime())) continue;

    nextActionDatum.setHours(0, 0, 0, 0);
    if (nextActionDatum <= vandaag) {
      var onderwerp = 'Follow-up herinnering: ' + dealNaam;
      var bericht = 'Hallo,

' +
        'Je hebt een openstaande follow-up voor deal: ' + dealNaam + '
' +
        'Actie: ' + nextAction + '
' +
        'Geplande datum: ' + nextActionDatum.toLocaleDateString('nl-NL') + '

' +
        'Open het CRM: ' + ss.getUrl();
      GmailApp.sendEmail(owner, onderwerp, bericht);
    }
  }
}

Pas de kolomindices aan op basis van je eigen CRM-structuur. Let op dat de index bij nul begint: rij[2] is kolom C, rij[4] is kolom E, enzovoort.

Dagelijkse trigger instellen

Een script dat je handmatig moet starten helpt weinig. Stel een tijdgestuurde trigger in zodat het script elke ochtend vanzelf draait.

CRM automatisch bijwerken

Breid het script uit om ook de kolom laatste_update bij te werken. Voeg deze regel toe direct na het versturen van de mail (vervang 12 door het kolomnummer van laatste_update):

dealsSheet.getRange(i + 1, 12).setValue(new Date());

Agenda-afspraken automatisch aanmaken

Geef je Apps Script ook Calendar-toegang, dan kun je per follow-up een afspraakblok in de agenda zetten:

var calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();
var startTijd = new Date(nextActionDatum);
startTijd.setHours(9, 0, 0);
var eindTijd = new Date(startTijd);
eindTijd.setHours(9, 30, 0);
calendar.createEvent('Follow-up: ' + dealNaam, startTijd, eindTijd, {
  description: nextAction,
  guests: owner
});

Dit maakt een afspraak van een half uur aan op de follow-updatum, met de deal-eigenaar als genodigde.

Foutafhandeling en logging

Een script dat stilletjes stopt bij de eerste fout is gevaarlijk: één verkeerd e-mailadres kan de hele batch blokkeren. Zet de verzendregel daarom in een try/catch-blok en log wat er gebeurt:

try {
  GmailApp.sendEmail(owner, onderwerp, bericht);
  console.log('Mail verstuurd voor deal: ' + dealNaam + ' naar ' + owner);
} catch (e) {
  console.error('Mislukt voor deal ' + dealNaam + ': ' + e.message);
}

Bekijk de logs via Uitvoering > Uitvoeringslogboek in de Apps Script-editor. Bij een fout zie je het regelnummer en de foutmelding.