Geavanceerde mail merge met Apps Script en Docs

Wat is mail merge met Apps Script?

Mail merge combineert een sjabloondocument met een datalijst om gepersonaliseerde documenten te genereren. Met Google Apps Script automatiseer je dit proces volledig: het script leest de data uit Sheets, maakt voor elke rij een kopie van het Docs-sjabloon, vervangt de placeholders door echte data en exporteert het resultaat als PDF.

Veelvoorkomende toepassingen:

• Gepersonaliseerde contracten voor klanten
• Certificaten voor deelnemers aan een training
• Facturen of offertes op basis van spreadsheet-data
• Individuele rapportages per medewerker

Stap 1: Het Docs-sjabloon aanmaken

Maak een Google Docs-document met placeholders voor variabele inhoud. Gebruik dubbele accolades als scheidingsteken:

{{NAAM}}
{{BEDRIJF}}
{{DATUM}}
{{BEDRAG}}

Noteer de document-ID uit de URL. Dat is het lange deel met letters en cijfers na /d/.

Stap 2: De Sheets-datalijst aanmaken

Maak een Google Sheets-bestand met de data. De eerste rij bevat kolomhoofden die exact overeenkomen met de placeholders in het sjabloon (zonder de accolades):

De kolom STATUS wordt later door het script bijgewerkt, zodat een rij niet dubbel wordt verwerkt.

Stap 3: Het Apps Script schrijven

var SJABLOON_ID = 'jouw-docs-sjabloon-id-hier';
var SHEETS_ID = 'jouw-sheets-id-hier';
var EXPORT_MAP_NAAM = 'Gegenereerde Documenten';

function voerMailMergeUit() {
  var ss = SpreadsheetApp.openById(SHEETS_ID);
  var sheet = ss.getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  var headers = data[0];
  var statusIndex = headers.indexOf('STATUS');
  var naamIndex = headers.indexOf('NAAM');
  var emailIndex = headers.indexOf('EMAIL');

  var exportMap = getOfMaakMap(EXPORT_MAP_NAAM);

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var rij = data[i];

    if (rij[statusIndex] === 'Verzonden') {
      continue;
    }

    var plaatsvervangingen = {};
    headers.forEach(function(header, index) {
      plaatsvervangingen['{{' + header + '}}'] = rij[index] || '';
    });

    var pdfBlob = genereerDocument(plaatsvervangingen, rij[naamIndex]);
    var bestand = exportMap.createFile(pdfBlob);

    if (rij[emailIndex]) {
      verstuurEmail(rij[emailIndex], rij[naamIndex], bestand.getUrl());
    }

    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('Verzonden');

    Utilities.sleep(500);
  }

  console.log('Mail merge voltooid.');
}

function genereerDocument(plaatsvervangingen, naam) {
  var sjabloon = DriveApp.getFileById(SJABLOON_ID);
  var kopie = sjabloon.makeCopy('Temp - ' + naam);
  var doc = DocumentApp.openById(kopie.getId());
  var body = doc.getBody();

  Object.keys(plaatsvervangingen).forEach(function(placeholder) {
    body.replaceText(placeholder, String(plaatsvervangingen[placeholder]));
  });

  doc.saveAndClose();

  var pdfBlob = kopie.getAs('application/pdf');
  pdfBlob.setName(naam + ' - Document.pdf');

  kopie.setTrashed(true);

  return pdfBlob;
}

function getOfMaakMap(mapNaam) {
  var mappen = DriveApp.getFoldersByName(mapNaam);
  if (mappen.hasNext()) {
    return mappen.next();
  }
  return DriveApp.createFolder(mapNaam);
}

function verstuurEmail(emailAdres, naam, driveUrl) {
  var onderwerp = 'Uw document is beschikbaar';
  var bericht = 'Beste ' + naam + ',

' +
    'Uw document is gegenereerd en beschikbaar via de volgende link:
' +
    driveUrl + '

' +
    'Met vriendelijke groet,
' +
    'Cloud Captains';

  GmailApp.sendEmail(emailAdres, onderwerp, bericht);
}

Let op de regel body.replaceText(placeholder, ...): het eerste argument van replaceText wordt door Apps Script als reguliere expressie behandeld. Accolades zijn daarin veilig, maar gebruik je tekens als (, ), [, . of * in een placeholder, escape die dan.

Conditionele inhoud toevoegen

Soms moet een sectie alleen verschijnen voor bepaalde rijen, bijvoorbeeld een premium-blok. Markeer de sectie in het sjabloon met een begin- en eind-placeholder en verwijder die naargelang de data:

function verwerkConditioneleInhoud(body, data) {
  if (data['{{PREMIUM}}'] === 'Ja') {
    body.replaceText('\{\{PREMIUM_SECTIE_BEGIN\}\}', '');
    body.replaceText('\{\{PREMIUM_SECTIE_EIND\}\}', '');
  } else {
    body.replaceText(
      '\{\{PREMIUM_SECTIE_BEGIN\}\}[\s\S]*?\{\{PREMIUM_SECTIE_EIND\}\}',
      ''
    );
  }
}

In de Ja-tak verwijder je alleen de twee markeringen, zodat de inhoud blijft staan. In de else-tak verwijder je de markeringen plus alles ertussen in een keer met een reguliere expressie.

Foutafhandeling toevoegen

Vang fouten af en stuur jezelf een melding, zodat een mislukte run niet onopgemerkt blijft:

function voerMailMergeUitMetFoutafhandeling() {
  try {
    voerMailMergeUit();
  } catch (e) {
    GmailApp.sendEmail(
      Session.getActiveUser().getEmail(),
      'Mail merge fout',
      'Er is een fout opgetreden: ' + e.message + '

Stack: ' + e.stack
    );
    console.error('Mail merge fout: ' + e.message);
  }
}

Het script starten vanuit Sheets

Wil je het script met een knop in je spreadsheet starten in plaats van vanuit de editor? Voeg dan een eigen menu toe.