Offboarding automatiseren met Apps Script

Offboarding automatiseren met Apps Script zorgt dat het vertrek van een medewerker veilig en consistent verloopt. Handmatige offboarding is foutgevoelig: een vergeten geschorst account of een niet-overgedragen bestand is een beveiligingsrisico. In dit artikel bouw je een script dat alle stappen uitvoert en vastlegt, op basis van de Admin SDK en Workspace-services.

Waarom offboarding automatiseren

Bij vertrek moeten er veel dingen gebeuren: account schorsen, toegang intrekken, data overdragen, groepslidmaatschappen opruimen en alles documenteren. Vergeet je een stap, dan blijft mogelijk een actief account of openstaande toegang achter. Een script doet elke stap in dezelfde volgorde, faalt niet door vergeetachtigheid en laat een controleerbaar spoor na.

Wat je nodig hebt

Voordat je begint, regel je de juiste basis:

• Een Apps Script-project met de Admin SDK Directory-service ingeschakeld via Services.
• Een uitvoerend account met de beheerdersrol of een aangepaste rol met rechten op gebruikers en groepen.
• Een Spreadsheet voor het logboek, met een tabblad Offboarding-log.
• Een apart testaccount waarop je elke functie eerst los uitprobeert.

Stap 1: het account schorsen

De eerste en belangrijkste stap is het account direct schorsen, zodat de vertrekker niet meer kan inloggen, terwijl de data behouden blijft:

function schorsAccount(email) {
  AdminDirectory.Users.update({ suspended: true }, email);
  Logger.log(email + ' geschorst.');
}

Stap 2: Drive-eigendom overdragen

Bestanden van de vertrekker moeten naar een collega of manager, anders raakt het team data kwijt. Eigendomsoverdracht voor hele accounts loopt via de Data Transfer-functionaliteit, maar losse bestanden draag je over met de Drive-service:

function draagBestandenOver(vertrekkerEmail, ontvangerEmail) {
  const bestanden = DriveApp.searchFiles(
    '"' + vertrekkerEmail + '" in owners');
  while (bestanden.hasNext()) {
    const bestand = bestanden.next();
    bestand.addEditor(ontvangerEmail);
    Logger.log('Gedeeld met ' + ontvangerEmail + ': ' + bestand.getName());
  }
}

Voor volledige eigendomsoverdracht van alle data gebruik je de Admin Data Transfer API; die zet Drive, Agenda en meer in een keer over naar een ontvanger. Het voorbeeld hierboven zorgt dat de ontvanger in elk geval bij de bestanden kan.

Stap 3: groepslidmaatschappen opruimen

De vertrekker zit vaak in meerdere Google Groups die toegang en mail regelen. Verwijder die lidmaatschappen:

function verwijderUitGroepen(email) {
  const groepen = AdminDirectory.Groups.list({ userKey: email }).groups || [];
  groepen.forEach(function(groep) {
    AdminDirectory.Members.remove(groep.email, email);
    Logger.log('Verwijderd uit ' + groep.email);
  });
}

Stap 4: alles vastleggen in een logboek

Elke offboarding hoort traceerbaar te zijn. Schrijf de uitgevoerde stappen naar een logboekblad:

function logOffboarding(email, stap) {
  const blad = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Offboarding-log');
  blad.appendRow([new Date(), email, stap, Session.getActiveUser().getEmail()]);
}

Zo zie je later precies wie wat wanneer deed, wat belangrijk is voor compliance.

De stappen op een rij

Volgende stap

Offboarding bouwt voort op bulk-gebruikersbeheer. Beveilig en onderhoud je beheerscripts met de richtlijnen uit best practices.