Een goedkeuringsflow bouwen met Apps Script, Forms en Gmail

Een goedkeuringsflow bouwen met Apps Script, Forms en Gmail is een uitstekend voorbeeld van een complete bedrijfsautomatisering. Een medewerker dient een aanvraag in, de leidinggevende krijgt een mail met een goedkeur- en een afwijsknop, en de uitkomst wordt automatisch vastgelegd en teruggekoppeld. In dit artikel zet je zo'n flow stap voor stap op.

De opzet van de flow

De flow bestaat uit vier delen. Eerst dient iemand een aanvraag in via een Google Form. Die inzending logt in een spreadsheet met een unieke id en de status In behandeling. Daarna krijgt de goedkeurder een mail met twee links die naar jouw webapp wijzen, een voor goedkeuren en een voor afwijzen. Wanneer de goedkeurder klikt, werkt de webapp de status bij en mailt de aanvrager de uitkomst.

Stap 1: de aanvraag loggen

Met een onFormSubmit-trigger schrijf je elke aanvraag naar een blad met een unieke id:

function bijAanvraag(e) {
  const blad = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Aanvragen');
  const response = e.response;
  const aanvrager = response.getRespondentEmail();
  const items = response.getItemResponses();
  const omschrijving = items[0].getResponse();

  const id = Utilities.getUuid();
  blad.appendRow([id, aanvrager, omschrijving, 'In behandeling', new Date()]);
  stuurNaarGoedkeurder(id, aanvrager, omschrijving);
}

Utilities.getUuid() geeft een unieke id zodat elke aanvraag eenduidig terug te vinden is. Koppel de bijAanvraag-functie aan een installeerbare onFormSubmit-trigger, niet aan een simpele trigger, want alleen een installeerbare trigger mag mailen en de respondent uitlezen.

Stap 2: de goedkeurder mailen met beslislinks

Bouw twee links naar je webapp en stuur ze naar de goedkeurder:

function stuurNaarGoedkeurder(id, aanvrager, omschrijving) {
  const basis = 'jouw-webapp-url';
  const goedkeuren = basis + '?id=' + id + '&actie=goedkeuren';
  const afwijzen = basis + '?id=' + id + '&actie=afwijzen';

  const html = '<p>Nieuwe aanvraag van ' + aanvrager + ':</p>' +
    '<p>' + omschrijving + '</p>' +
    '<p><a href="' + goedkeuren + '">Goedkeuren</a> | ' +
    '<a href="' + afwijzen + '">Afwijzen</a></p>';

  GmailApp.sendEmail('manager@cloud-captains.com', 'Aanvraag ter goedkeuring',
    'Open in HTML.', { htmlBody: html });
}

De webapp-URL krijg je pas na de eerste deploy (zie stap 3 en het stappenplan). Zet hem daarna in basis.

Stap 3: de beslissing verwerken in de webapp

De webapp leest de parameters, controleert ze en werkt de status bij:

function doGet(e) {
  const id = e.parameter.id;
  const actie = e.parameter.actie;
  if (!id || (actie !== 'goedkeuren' && actie !== 'afwijzen')) {
    return HtmlService.createHtmlOutput('Ongeldige aanvraag.');
  }

  const blad = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Aanvragen');
  const data = blad.getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    if (data[i][0] === id) {
      if (data[i][3] !== 'In behandeling') {
        return HtmlService.createHtmlOutput('Deze aanvraag is al verwerkt.');
      }
      const status = actie === 'goedkeuren' ? 'Goedgekeurd' : 'Afgewezen';
      blad.getRange(i + 1, 4).setValue(status);
      informeerAanvrager(data[i][1], status);
      return HtmlService.createHtmlOutput('Aanvraag ' + status.toLowerCase() + '.');
    }
  }
  return HtmlService.createHtmlOutput('Aanvraag niet gevonden.');
}

Stap 4: de aanvrager terugkoppelen

Tot slot informeer je de aanvrager over de uitkomst:

function informeerAanvrager(email, status) {
  MailApp.sendEmail(email, 'Beslissing op je aanvraag',
    'Je aanvraag is ' + status.toLowerCase() + '.');
}

Volgende stap

Deze flow bouwt voort op formulierreacties verwerken en webapps. Beveilig hem verder met de adviezen uit best practices.