Automatisch PDF-documenten genereren met Apps Script

Automatisch PDF-documenten genereren met Apps Script bespaart enorm veel handwerk bij facturen, certificaten en rapporten. Je maakt een Google Docs-sjabloon met placeholders, vult die per ontvanger met data en exporteert het resultaat als PDF. In dit artikel leer je de complete flow: sjabloon kopieren, vullen, exporteren, opslaan en mailen.

De aanpak met een sjabloon

De betrouwbaarste manier om PDF's te genereren is via een Google Docs-sjabloon. In dat sjabloon zet je placeholders zoals {{naam}} en {{bedrag}}. Per ontvanger maak je een kopie, vervang je de placeholders met echte waarden en exporteer je die kopie als PDF. Zo houd je opmaak en inhoud netjes gescheiden, en pas je het ontwerp aan zonder een regel code te wijzigen.

Het sjabloon kopieren en vullen

Begin met een sjabloon-document waarvan je het id kent. Dat id staat in de URL van het Doc, tussen /d/ en /edit. Maak een kopie, open die en vervang de placeholders:

function genereerPdf(naam, bedrag) {
  const sjabloonId = 'jouw-sjabloon-doc-id';
  const kopie = DriveApp.getFileById(sjabloonId).makeCopy('Factuur ' + naam);
  const doc = DocumentApp.openById(kopie.getId());
  const body = doc.getBody();

  body.replaceText('{{naam}}', naam);
  body.replaceText('{{bedrag}}', bedrag);
  body.replaceText('{{datum}}', new Date().toLocaleDateString('nl-NL'));

  doc.saveAndClose();
  return kopie;
}

saveAndClose() is belangrijk: pas daarna zijn je wijzigingen vastgelegd en klaar voor export. Sla je dit over, dan exporteer je mogelijk nog de ongevulde versie.

Exporteren naar PDF en opslaan

Met de gevulde kopie maak je nu de PDF en sla je die op in een map:

function maakEnBewaarPdf(naam, bedrag) {
  const kopie = genereerPdf(naam, bedrag);
  const pdf = kopie.getAs(MimeType.PDF);

  const map = DriveApp.getFoldersByName('Facturen').next();
  const pdfBestand = map.createFile(pdf).setName('Factuur ' + naam + '.pdf');

  kopie.setTrashed(true);
  Logger.log('PDF opgeslagen: ' + pdfBestand.getUrl());
  return pdfBestand;
}

kopie.setTrashed(true) ruimt het tijdelijke Doc op zodat je Drive niet volloopt met kopieen.

De PDF direct mailen

De flow wordt compleet als je de PDF meteen naar de juiste persoon mailt:

function stuurFactuur(naam, email, bedrag) {
  const pdfBestand = maakEnBewaarPdf(naam, bedrag);
  GmailApp.sendEmail(email, 'Je factuur', 'Beste ' + naam + ', in de bijlage vind je je factuur.', {
    attachments: [pdfBestand.getAs(MimeType.PDF)]
  });
}

In bulk vanuit een spreadsheet

Het echte tijdwinst zit in bulkverwerking. Lees een lijst klanten uit Sheets en genereer per rij een PDF:

function bulkFacturen() {
  const blad = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Klanten');
  const data = blad.getRange(2, 1, blad.getLastRow() - 1, 3).getValues();
  data.forEach(function(rij) {
    const naam = rij[0];
    const email = rij[1];
    const bedrag = rij[2];
    if (email) {
      stuurFactuur(naam, email, bedrag);
    }
  });
}

Let op quota en uitvoeringstijd

Bij bulkverwerking loop je tegen de Apps Script-limieten aan. Een script-uitvoering mag maximaal zes minuten duren, en GmailApp.sendEmail heeft een dagelijks verzendquotum (doorgaans honderd e-mails per dag voor een gratis account en vijftienhonderd voor een Workspace-account). Verwerk grote lijsten daarom in batches en bewaar de voortgang.

Volgende stap

Combineer PDF-generatie met een trigger voor automatische maandfacturen, zie tijdgestuurde triggers, of sla de PDF's gestructureerd op, zie bestanden aanmaken in Drive.