Bulk-gebruikersbeheer automatiseren met Apps Script

Bulk-gebruikersbeheer automatiseren met Apps Script bespaart Workspace-beheerders veel tijd bij de onboarding van nieuwe medewerkers. In plaats van accounts een voor een aan te maken in de Admin-console, lees je een spreadsheet en maak je in een keer tientallen accounts aan. In dit artikel leer je de Admin SDK Directory-service gebruiken voor het aanmaken, wijzigen en uitschakelen van accounts.

De Admin SDK Directory-service activeren

Voor gebruikersbeheer gebruik je de Admin SDK Directory-service. Die is niet standaard beschikbaar; je activeert hem als geavanceerde service. Klik in de editor op het plus-icoon naast Services en voeg Admin SDK API (AdminDirectory) toe. Je hebt een Workspace-beheerdersaccount nodig en de Admin SDK moet voor je domein zijn ingeschakeld.

Gebruikers aanmaken vanuit een spreadsheet

Zet de nieuwe medewerkers in een spreadsheet met kolommen voor voornaam, achternaam, e-mail en tijdelijk wachtwoord. Lees die rijen en maak per rij een account aan:

function maakGebruikers() {
  const blad = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('Nieuwe medewerkers');
  const data = blad.getRange(2, 1, blad.getLastRow() - 1, 4).getValues();

  data.forEach(function(rij, i) {
    const [voornaam, achternaam, email, wachtwoord] = rij;
    if (!email) return;
    try {
      AdminDirectory.Users.insert({
        primaryEmail: email,
        name: { givenName: voornaam, familyName: achternaam },
        password: wachtwoord,
        changePasswordAtNextLogin: true
      });
      blad.getRange(i + 2, 5).setValue('aangemaakt');
    } catch (fout) {
      blad.getRange(i + 2, 5).setValue('fout: ' + fout.message);
    }
  });
}

De optie changePasswordAtNextLogin: true dwingt de medewerker bij de eerste login een eigen wachtwoord te kiezen. De try-catch per rij zorgt dat een fout op een enkele rij de rest van de batch niet stopt.

Gebruikers in een organisatie-eenheid plaatsen

Met organisatie-eenheden (OU's) groepeer je gebruikers, bijvoorbeeld per afdeling. Je plaatst een gebruiker in een OU bij het aanmaken, of achteraf via een update. Let op de volgorde: bij update komt eerst het object met velden, daarna de e-mail van de gebruiker.

function verplaatsNaarOU(email, ouPad) {
  AdminDirectory.Users.update({
    orgUnitPath: ouPad
  }, email);
}

Een ouPad ziet eruit als /Verkoop of /IT/Beheer. De OU moet al bestaan in de Admin-console.

Accounts schorsen en heractiveren

Bij offboarding schors je een account vaak eerst voordat je het verwijdert, zodat data behouden blijft:

function schorsGebruiker(email) {
  AdminDirectory.Users.update({ suspended: true }, email);
  Logger.log(email + ' is geschorst.');
}

Heractiveren werkt hetzelfde, maar dan met suspended: false.

Groepslidmaatschappen meenemen

Bij onboarding wil je nieuwe medewerkers vaak direct in de juiste Google Groups zetten, zodat ze meteen toegang hebben tot gedeelde mappen, agenda's en mailinglijsten. Dat doe je met AdminDirectory.Members.insert(), met eerst het lid-object en daarna het groepsadres:

function voegToeAanGroep(email, groepEmail) {
  AdminDirectory.Members.insert({
    email: email,
    role: 'MEMBER'
  }, groepEmail);
}

Volgende stap

Bulk-gebruikersbeheer is de basis voor complete personeelsprocessen. Automatiseer de uitstroom met offboarding automatiseren en houd je code veilig met best practices.