Per ongeluk de helft van een document gewist en al opgeslagen? Geen paniek. Google Drive houdt automatisch bij wat er met je bestanden gebeurt, zodat je vrijwel altijd terug kunt naar een eerdere staat. Hoe dat werkt verschilt tussen native Google-bestanden en bestanden die je hebt geupload, dus het loont om beide routes te kennen.
Versiegeschiedenis in Google Docs, Sheets en Slides
Native Google-bestanden bewaren een rijke versiegeschiedenis. Elke noemenswaardige wijziging wordt vastgelegd, met wie wat wanneer deed. Je kunt een oude versie bekijken en met een klik herstellen.
Een eerdere versie terugzetten
- Open het Google-document, de -spreadsheet of de -presentatie.
- Klik op Bestand, kies Versiegeschiedenis en dan Versiegeschiedenis bekijken. Sneller gaat het met de sneltoets
Ctrl + Alt + Shift + H(op een MacCmd + Option + Shift + H). - Blader rechts door de versies, gesorteerd op datum en tijd.
- Klik op de versie die je wilt en kies Deze versie herstellen.
Geef belangrijke versies een naam
Open Bestand, Versiegeschiedenis, Huidige versie een naam geven en geef een herkenbare naam, zoals "Versie voor review klant". Zo vind je later snel de juiste versie terug zonder door tientallen tijdstempels te zoeken. Je kunt per bestand tot 40 versies een naam geven.
Wie wijzigde wat
Een onderschat voordeel van versiegeschiedenis is transparantie bij samenwerking. Je ziet per versie welke medewerker wijzigingen maakte, gemarkeerd met een eigen kleur. Bij een document waar meerdere mensen aan werken achterhaal je zo wie iets veranderde en wanneer, wat handig is om een onbedoelde wijziging terug te draaien.
Naamloze versies en groepering
Drive groepeert kleine wijzigingen automatisch tot versies. Vouw een groep uit om tussenliggende momenten te zien. Zo kun je heel precies terug naar exact het juiste moment, ook binnen een werksessie.
Versies van geuploade bestanden
Voor bestanden die geen native Google-formaat hebben, zoals een PDF, Word-document of afbeelding, werkt het anders. Drive beheert hier losse versies: elke keer dat je een nieuwe versie van hetzelfde bestand uploadt, bewaart Drive de vorige.
Versies beheren van een geupload bestand
- Klik in Drive met rechts op het geuploade bestand.
- Kies Versies beheren.
- Je ziet de lijst met geuploade versies met datum.
- Download een oudere versie, of upload via Nieuwe versie uploaden een bestand dat de huidige vervangt.
Geuploade versies verlopen
Drive verwijdert oude versies van geuploade bestanden automatisch na ongeveer dertig dagen, of zodra er honderd nieuwere versies zijn. Wil je een versie houden, vink dan bij die versie Voor altijd bewaren aan. Reken er anders niet op dat oude versies eeuwig beschikbaar blijven.
Het verschil onthouden
De kern is simpel: native Google-bestanden hebben een uitgebreide, automatische versiegeschiedenis die ver teruggaat, terwijl geuploade bestanden losse versies krijgen die je actief beheert en die minder lang bewaard blijven. Werk je veel met documenten die je wilt kunnen terugdraaien, overweeg dan om Word-bestanden naar Google Docs te converteren. Dan profiteer je van de volledige versiegeschiedenis.
Hoe ver gaat de versiegeschiedenis terug in Google Docs?
Voor native Google-bestanden wordt de geschiedenis automatisch bijgehouden en gaat die in de praktijk heel ver terug, zonder vaste korte limiet. Wijzigingen worden continu vastgelegd zolang het bestand bestaat.
Kan ik zien wie een wijziging maakte?
Ja. In de versiegeschiedenis zie je per versie welke medewerker wijzigde, gemarkeerd met een eigen kleur. Zo achterhaal je snel wie een bepaalde aanpassing deed.
Werkt versiegeschiedenis ook voor een geuploade PDF?
Ja, maar anders dan bij native bestanden. Klik met rechts op het bestand en kies Versies beheren. Daar staan de geuploade versies, die je kunt downloaden of vervangen.
Hoe lang blijven oude versies van geuploade bestanden bewaard?
Ongeveer dertig dagen, of tot er honderd nieuwere versies zijn, tenzij je een versie aanvinkt om voor altijd te bewaren. Vertrouw dus niet op onbeperkte bewaring.
Tellen bewaarde oude versies mee voor mijn opslag?
Ja. Versies die je markeert om voor altijd te bewaren, tellen mee voor je opslaglimiet. Houd dat in de gaten als je veel grote bestanden vastzet.
Kan ik versiegeschiedenis gebruiken op mijn telefoon?
Op mobiel is de functionaliteit beperkter. Voor het volledig bekijken en herstellen van versies werk je het prettigst via de browser op een computer.