Samenwerken in Google Docs betekent dat meerdere mensen tegelijk in hetzelfde document werken, zonder dat je bestanden heen en weer mailt. Iedereen ziet wijzigingen direct en je kunt precies bepalen wie wat mag. Deze gids loopt door de belangrijkste functies: delen met de juiste rechten, werken met suggesties en opmerkingen, en de versiegeschiedenis.
Een document delen met de juiste rechten
Klik rechtsboven op de knop Delen om mensen toegang te geven. Voeg per persoon een e-mailadres toe en kies daarbij een rol:
- Kijker mag het document bekijken en downloaden, maar niets wijzigen of becommentariëren.
- Reageerder mag bekijken, downloaden en opmerkingen plaatsen, maar de inhoud niet bewerken.
- Bewerker mag bekijken, bewerken, suggesties accepteren of afwijzen en het document verder delen.
De eigenaar heeft volledige controle en is de enige die het eigendom kan overdragen. Geef altijd de laagste rol die iemand nodig heeft: een meelezer hoeft geen bewerkrechten te krijgen.
Alleen feedback, geen wijzigingen?
Wil je dat iemand feedback geeft zonder de tekst zelf te veranderen? Kies dan de rol Reageerder in plaats van Bewerker. De persoon kan opmerkingen plaatsen en suggesties doen, maar overschrijft je tekst niet.
Naast delen met specifieke personen kun je ook linkdeling gebruiken. Bij de instelling Beperkt krijgen alleen mensen die je expliciet hebt uitgenodigd toegang. Kies je Iedereen met de link, dan kan iedereen die de URL heeft het document openen, ook zonder Google-account.
Let op bij Iedereen met de link
De optie Iedereen met de link maakt een document toegankelijk voor iedereen die de URL kent, ook buiten je organisatie. Gebruik dit niet voor gevoelige of vertrouwelijke documenten en kies bij twijfel voor Beperkt met genodigden.
Werken in de suggestiemodus
Google Docs kent drie modi, die je rechtsboven kiest via de knop met het potloodpictogram:
- Bewerken is de standaard: je wijzigt de tekst direct.
- Suggesties laat je voorstellen doen zonder de tekst meteen te overschrijven. Verwijderde tekst krijgt een doorhaling en nieuwe tekst wordt gemarkeerd, vergelijkbaar met wijzigingen bijhouden in Word.
- Weergeven toont het document zonder bewerk- of suggestiemarkeringen, zoals het er afgedrukt uitziet.
In de suggestiemodus kan de eigenaar of een bewerker elke suggestie afzonderlijk accepteren of afwijzen. Dit is ideaal voor redactie: de auteur houdt de regie over wat er definitief in de tekst komt.
Een wijziging voorstellen in plaats van direct bewerken
- Open het document en klik rechtsboven op het potloodpictogram.
- Kies Suggesties in het menu dat verschijnt.
- Typ of verwijder tekst zoals je gewend bent. Je wijzigingen worden nu als voorstel getoond met een kleur en een doorhaling.
- Voeg eventueel een toelichting toe in het suggestievak dat in de marge verschijnt.
- De eigenaar of een bewerker klikt later op het vinkje om te accepteren of het kruisje om af te wijzen.
Opmerkingen en taken toewijzen
Selecteer tekst en plaats een opmerking om vragen te stellen of feedback te geven. Anderen kunnen reageren in dezelfde draad, zodat de discussie bij de juiste passage blijft staan. Is een punt afgehandeld, klik dan op Oplossen om de draad uit beeld te halen; je kunt opgeloste opmerkingen later altijd terugvinden.
Met een @-vermelding van een collega in een opmerking kun je die persoon koppelen aan een actiepunt. Vink Toewijzen aan aan om er een taak van te maken. De toegewezen persoon krijgt een melding en ziet duidelijk welke taak bij hem of haar hoort.
Werkt hetzelfde in Spreadsheets en Presentaties
Opmerkingen en suggesties werken op vergelijkbare wijze in Google Spreadsheets en Google Presentaties, zodat je dezelfde samenwerkmanier in de hele Workspace gebruikt.
Versiegeschiedenis: terug naar een eerdere versie
Google Docs bewaart automatisch eerdere versies van je document. Open ze via Bestand > Versiegeschiedenis > Versiegeschiedenis bekijken. In het paneel rechts zie je per moment wie wat heeft gewijzigd. Let op: alleen de eigenaar en bewerkers kunnen de volledige versiegeschiedenis bekijken en herstellen; kijkers en reageerders niet.
Je kunt:
- een belangrijke versie een naam geven, zodat je die makkelijk terugvindt;
- een oudere versie selecteren en op Deze versie herstellen klikken om terug te keren naar dat punt;
- via Meer een kopie maken van een eerdere versie zonder je huidige document te overschrijven.
Herstellen overschrijft de huidige inhoud
Herstellen vervangt de huidige inhoud door de gekozen versie. Twijfel je? Maak dan eerst via Meer, Een kopie maken een kopie van de oude versie in plaats van direct te herstellen.
Samengevat
Met deze functies werk je veilig en overzichtelijk samen: deel met de minimale rechten die nodig zijn, gebruik suggesties en opmerkingen voor feedback, en val terug op de versiegeschiedenis als er iets misgaat. Zo houd je controle over je document, ook als er veel mensen aan meewerken.
Wat is het verschil tussen een Reageerder en een Bewerker?
Een Reageerder mag het document bekijken, downloaden en opmerkingen plaatsen, maar de tekst niet wijzigen. Een Bewerker mag de inhoud wel veranderen, suggesties accepteren of afwijzen en het document verder delen. Kies de Reageerder-rol als iemand alleen feedback hoeft te geven.
Kan iemand met een gedeelde link mijn document bewerken?
Dat hangt af van de rol die je aan de link koppelt. Bij Iedereen met de link kun je kiezen of die mensen Kijker, Reageerder of Bewerker zijn. Voor gevoelige documenten zet je linkdeling op Beperkt, zodat alleen genodigden toegang krijgen.
Hoe stel ik een wijziging voor zonder de tekst meteen te overschrijven?
Klik rechtsboven op het potloodpictogram en kies Suggesties. Je wijzigingen worden dan als voorstel getoond met een doorhaling en een kleurmarkering. De eigenaar of een bewerker accepteert of weigert elke suggestie afzonderlijk.
Kan ik een verwijderde of oude versie van mijn document terughalen?
Ja, via Bestand, Versiegeschiedenis, Versiegeschiedenis bekijken zie je eerdere versies. Selecteer de gewenste versie en klik op Deze versie herstellen, of maak via Meer eerst een kopie zodat je het huidige document niet overschrijft.
Wie kan de versiegeschiedenis bekijken?
Alleen de eigenaar en gebruikers met de rol Bewerker kunnen de volledige versiegeschiedenis bekijken en versies herstellen. Kijkers en Reageerders hebben geen toegang tot het overzicht van eerdere wijzigingen.
Hoe wijs ik een opmerking als taak toe aan een collega?
Plaats een opmerking, vermeld de collega met een @-vermelding en vink Toewijzen aan aan. De persoon krijgt een melding en ziet dat de taak aan hem of haar is toegewezen.