Slimme chips gebruiken in Google Docs maakt je documenten interactief in plaats van statisch. In plaats van een lange link naar een bestand te plakken of de naam van een collega uit te typen, voeg je een chip in die de informatie compact toont en bij een hover uitklapt. Zo blijft je tekst kort en altijd actueel.
Welke slimme chips zijn er
Google Docs kent verschillende soorten chips, elk voor een ander doel. Je voegt ze allemaal in via hetzelfde apenstaartje-menu.
- Personen-chip: koppelt een collega met naam, foto en contactgegevens
- Bestands-chip: verwijst naar een Drive-bestand met live voorbeeld
- Agenda-chip: koppelt een vergadering uit je agenda
- Datum-chip: voegt een klikbare datum toe
- Plaats-chip: toont een locatie met kaartje
- Vervolgkeuzechip: een statuslabel dat collega's met een klik wijzigen
- Stopwatch en variabelen voor sjablonen
Begin gewoon te typen
Typ een apenstaartje en daarna de eerste letters van wat je zoekt. Docs filtert direct op personen, bestanden en datums die matchen, zodat je zelden door het hele menu hoeft te scrollen.
Een slimme chip invoegen
Het invoegen werkt voor alle chips hetzelfde en gaat heel snel zodra je het apenstaartje gebruikt.
Een chip invoegen
- Zet je cursor op de plek waar de chip moet komen.
- Typ een apenstaartje (
@). - Begin de naam van de persoon, het bestand of de datum te typen.
- Kies het juiste resultaat uit de lijst.
- De chip verschijnt in je tekst en is direct klikbaar.
Beweeg met je muis over een chip en er klapt een kaartje uit. Bij een personen-chip zie je contactgegevens, bij een bestands-chip een voorbeeld van het document. Zo hoeft je lezer het document niet te verlaten om context te krijgen.
Voorbeeld vereist toegang
Een bestands-chip toont alleen een voorbeeld aan lezers die toegang hebben tot dat bestand. Heeft iemand geen rechten, dan ziet hij wel de chip maar geen inhoud. Controleer de deelrechten als je wilt dat iedereen kan meekijken.
Bouwstenen en sjabloonchips
Naast losse chips heeft Docs kant-en-klare bouwstenen die meerdere chips combineren tot een blok, handig voor terugkerende structuren. Je voegt ze in via het apenstaartje-menu of via Invoegen, Bouwstenen.
| Bouwsteen | Wat hij doet |
|---|---|
| Vergadernotities | Selecteer een vergadering uit je agenda en Docs maakt een blok met titel, datum, aanwezigen als personen-chips en ruimte voor actiepunten. |
| Productroadmap en reviewtracker | Kant-en-klare blokken met tabellen en vervolgkeuzechips, zodat je niet zelf de structuur hoeft op te bouwen. |
| E-mailconcept | Stel een e-mail samen met velden voor ontvanger, onderwerp en tekst, die je daarna met een klik naar Gmail stuurt. |
| Agenda-afspraak | Maak een afspraak met titel, tijd, locatie en gasten, en stuur die met een klik naar Google Agenda. |
Vervolgkeuzechips voor status
Een handige variant is de vervolgkeuzechip, waarmee je een status zoals Nog te doen, Bezig of Klaar instelt die collega's met een klik wijzigen.
Een statuschip toevoegen
- Typ een apenstaartje en kies Vervolgkeuzelijst.
- Gebruik een bestaande set zoals projectstatus of kies Nieuwe optie maken.
- Stel je eigen statussen met kleuren in als je dat wilt.
- Klik op de chip om de status te wijzigen.
- Iedereen met bewerkrechten kan de status bijwerken.
Let op bij extern delen
Slimme chips werken het best binnen Google Workspace. Deel je een document buiten je organisatie, dan kunnen sommige chips, vooral personen- en agenda-chips, minder informatie tonen omdat de ontvanger geen toegang heeft tot je organisatiegegevens.
Werken slimme chips ook offline?
De chips blijven zichtbaar, maar de live voorbeelden en uitklapkaartjes vereisen een internetverbinding om de actuele gegevens op te halen.
Kan ik een chip weer verwijderen?
Ja, klik op de chip en druk op Backspace, of klik er met de rechtermuisknop op en kies verwijderen.
Zien externe lezers mijn personen-chips?
Externe lezers zien de naam, maar de contactgegevens en het uitklapkaartje blijven beperkt omdat zij geen toegang hebben tot je organisatie.
Kan ik mijn eigen vervolgkeuzeopties maken?
Ja, bij het invoegen van een vervolgkeuzechip kies je Nieuwe optie maken en stel je eigen statussen met kleuren in.
Wat is het verschil tussen een chip en een bouwsteen?
Een chip is een losse verwijzing, zoals een persoon of een datum. Een bouwsteen combineert meerdere chips en opmaak tot een kant-en-klaar blok, zoals vergadernotities of een e-mailconcept.
Slimme chips veranderen je document van platte tekst in een levend werkblad. Begin met personen- en bestands-chips voor dagelijkse documenten en breid uit naar bouwstenen zoals vergadernotities zodra je het ritme te pakken hebt.