Prioriteit-weergave gebruiken in Google Drive helpt je sneller bij de juiste bestanden te komen. In plaats van zelf door mappen te zoeken, laat Drive je de bestanden zien waar je nu waarschijnlijk mee bezig bent. In dit artikel leer je hoe deze slimme weergave en de werkruimtes werken.
Wat is prioriteit-weergave
De prioriteit-weergave is een aparte pagina in Drive die je vindt in het linkermenu onder Prioriteit. Op deze pagina toont Drive automatisch een selectie bestanden die je waarschijnlijk nodig hebt, gebaseerd op je recente activiteit en op patronen in je werk. Denk aan een document dat je gisteren bewerkte of een bestand dat een collega zojuist met je deelde.
Het idee is dat je niet meer hoeft te zoeken naar waar je gebleven was. Drive denkt mee en zet de meest relevante bestanden bovenaan. Voor wie veel bestanden tegelijk heeft, scheelt dat veel tijd.
De suggesties worden beter naarmate je werkt
De prioriteit-weergave leert van je gedrag. Hoe meer je Drive gebruikt, hoe beter de suggesties worden afgestemd op jouw manier van werken. In het begin zijn de suggesties algemener.
Werkruimtes voor projecten
Onder de automatische suggesties staat het onderdeel Werkruimtes. Een werkruimte is een handmatige verzameling bestanden die je zelf samenstelt rondom een project of thema. De bestanden blijven gewoon op hun eigen plek in je mappen staan, maar je verzamelt ze in een werkruimte voor snelle toegang. Het toevoegen aan een werkruimte verandert niets aan de opslagplek of de rechten van een bestand.
Een werkruimte aanmaken
- Klik in het linkermenu op Prioriteit.
- Klik onderaan bij Werkruimtes op Werkruimte maken.
- Geef de werkruimte een duidelijke naam, bijvoorbeeld de naam van je project.
- Voeg relevante bestanden toe via Bestanden toevoegen of door bestanden te slepen.
- Open de werkruimte voortaan om al je projectbestanden bij elkaar te zien.
Houd een werkruimte compact
Een werkruimte is bedoeld voor de bestanden die je nu echt nodig hebt, niet voor je volledige archief. Houd het aantal bestanden per werkruimte beperkt zodat je overzicht houdt. Loopt een werkruimte vol, splits hem dan op in logische deelprojecten.
Het verschil met mappen
Een werkruimte verschilt van een map. Een bestand kan maar in een map staan, maar het kan in meerdere werkruimtes voorkomen zonder dat je het verplaatst. Werkruimtes leggen dus een extra laag overheen, gericht op waar je nu mee bezig bent, terwijl mappen je vaste archiefstructuur vormen.
| Kenmerk | Map | Werkruimte |
|---|---|---|
| Plaats van het bestand | Het bestand staat fysiek in de map | Het bestand blijft op zijn eigen plek staan |
| Meerdere tegelijk | Een bestand staat in een map | Een bestand kan in meerdere werkruimtes |
| Doel | Vast archief op lange termijn | Lopende projecten en snelle toegang |
| Verwijderen | Verwijdert de map en de inhoud | Verwijdert alleen de verzameling, niet de bestanden |
Mappen voor archief, werkruimtes voor projecten
Gebruik mappen voor je vaste archief en werkruimtes voor lopende projecten. Is een project klaar, dan verwijder je de werkruimte zonder dat je bestanden kwijtraakt. De bestanden blijven veilig in hun mappen staan.
Snel handelen vanuit prioriteit
Op de prioriteitspagina kun je vaak direct actie ondernemen. Drive stelt bij bestanden soms een actie voor, zoals een document openen of reageren op een opmerking. Zo spring je in een klik naar de plek waar je iets moet doen, zonder eerst te zoeken.
De prioriteit-weergave is geen volledige lijst
Verschijnt een bestand niet in je prioriteit-weergave terwijl je het wel verwacht, gebruik dan gewoon de zoekbalk. De prioriteit-weergave is een hulpmiddel dat suggesties doet, geen volledige lijst van al je bestanden. Niet alles wat je hebt komt hier terecht.
Wanneer prioriteit-weergave loont
De prioriteit-weergave loont vooral als je veel bestanden hebt en aan meerdere projecten tegelijk werkt. Wie maar een handvol bestanden gebruikt, heeft er minder aan en werkt prima vanuit Mijn Drive. Voor kenniswerkers met tientallen lopende documenten is het een prettige manier om de dag te beginnen.
Wil je hier vaker mee starten, dan kun je via de instellingen (het tandwiel rechtsboven) de prioriteit-pagina als startpagina van Drive instellen. Dan opent Drive standaard op deze weergave in plaats van op Mijn Drive.
Werkruimtes delen met je team
Werkruimtes zijn standaard persoonlijk, maar ze sluiten goed aan op een gedeelde manier van werken. Door in je team af te spreken dat iedereen voor een project een werkruimte met dezelfde bestanden aanmaakt, kijkt iedereen naar dezelfde set documenten. De bestanden zelf staan in een gedeelde drive, en elk teamlid verzamelt ze in zijn eigen werkruimte voor snelle toegang.
Zo combineer je het beste van twee werelden: een centrale, gedeelde opslag en een persoonlijk overzicht dat per persoon is afgestemd. Verandert de samenstelling van een project, dan past iedereen zijn werkruimte aan zonder dat dit gevolgen heeft voor de gedeelde bestanden. Op die manier blijft de prioriteit-weergave overzichtelijk terwijl je toch goed samenwerkt. Voor projecten die maanden lopen, scheelt dit veel zoekwerk en houdt het team makkelijker grip op wat er speelt.
Verplaatst een werkruimte mijn bestanden?
Nee. Bestanden in een werkruimte blijven op hun oorspronkelijke plek in je mappen staan. De werkruimte is alleen een verzameling verwijzingen voor snelle toegang, en de rechten van de bestanden veranderen niet.
Kan ik een bestand in meerdere werkruimtes zetten?
Ja. Anders dan bij mappen kan een bestand in meerdere werkruimtes tegelijk voorkomen. Dat maakt werkruimtes handig voor bestanden die bij meerdere projecten horen.
Hoe verwijder ik een werkruimte?
Open de werkruimte en kies de optie om de werkruimte te verwijderen. Alleen de verzameling verdwijnt, de bestanden zelf blijven gewoon bestaan op hun eigen plek.
Kan ik de prioriteit-pagina als startpagina instellen?
Ja. Via het tandwiel rechtsboven open je de instellingen, waar je kunt kiezen dat Drive standaard op de prioriteit-weergave opent in plaats van op Mijn Drive.
Waarom zie ik de prioriteit-weergave niet?
In sommige Workspace-omgevingen kan je beheerder bepaalde weergaven aan- of uitzetten. Zie je Prioriteit niet in het menu, vraag dan je beheerder of de functie beschikbaar is.
Werken werkruimtes ook op mijn telefoon?
Werkruimtes en de prioriteit-weergave maak je het makkelijkst aan op de computer via drive.google.com. In de Drive-app op je telefoon ligt de nadruk op zoeken en recente bestanden, dus stel je werkruimtes bij voorkeur op de desktop samen.
De prioriteit-weergave en werkruimtes brengen overzicht in een drukke werkdag. Laat Drive het zoekwerk doen en groepeer je lopende projecten in werkruimtes voor een vliegende start.