Soms wil je dat iemand een document kan lezen maar er geen lokale kopie van kan maken. Denk aan een prijslijst, een vertrouwelijk rapport of een contract dat binnen de organisatie moet blijven. Google Drive biedt daarvoor een beperking die downloaden, printen en kopiëren uitzet. Het is geen absolute beveiliging, maar het verhoogt de drempel flink en voorkomt achteloos doorsturen.
Per bestand instellen
Voor één document of map stel je de beperking direct in de deelinstellingen in. De optie geldt voor mensen met de rol Kijker of Reageerder. Bewerkers kunnen standaard altijd downloaden, want zonder die mogelijkheid kunnen ze niet werken. Een beheerder kan dat met een centrale regel wel afdwingen, zie verderop.
Downloaden uitzetten voor een bestand
- Open het bestand en klik op Delen.
- Klik op het tandwiel rechtsboven in het deelvenster.
- Haal het vinkje weg bij Kijkers en reageerders kunnen downloaden, printen en kopiëren.
- Sluit het venster. De beperking is direct actief.
Wie daarna als Kijker of Reageerder het bestand opent, ziet de knoppen voor downloaden, printen en kopiëren grijs of verdwenen. Ook de optie om een kopie te maken via Bestand, Een kopie maken vervalt.
Geldt alleen voor Kijkers en Reageerders
De beperking per bestand werkt voor de rollen Kijker en Reageerder. Wie Bewerker is, kan standaard altijd downloaden en kopiëren. Wil je downloaden echt blokkeren voor iedereen, gebruik dan de rol Kijker, of laat een beheerder een centrale regel toepassen.
Organisatiebreed via de Admin Console
Wil je niet per bestand werken maar een algemene lijn trekken, dan regelt een beheerder dit centraal. Sinds begin 2025 doe je dat met een regel voor gegevensbescherming (DLP). Het grote verschil met de per-bestand-knop: een DLP-regel met Enhanced IRM kan downloaden, printen en kopiëren blokkeren voor alle rollen, dus ook voor Bewerkers en eigenaren. De beheerderinstelling heeft daarbij voorrang op wat een eigenaar zelf instelt.
DLP-regel voor downloadbeperking maken
- Ga naar admin.google.com en open Regels.
- Klik op Regel maken en kies Gegevensbescherming.
- Stel de voorwaarden in, bijvoorbeeld een bepaalde organisatie-eenheid, label of inhoud.
- Kies bij de actie Downloaden, printen en kopiëren uitschakelen.
- Bepaal of de regel geldt voor alleen Kijkers en Reageerders, of voor alle gebruikers.
- Bewaar en activeer de regel.
Voor de standaardinstelling van nieuwe Shared Drives bestaat een aparte plek: Apps, Google Workspace, Drive en Docs, Deelinstellingen, per organisatie-eenheid. Houd er rekening mee dat een wijziging daar alleen geldt voor nieuw aangemaakte Shared Drives. Bestaande Shared Drives houden hun huidige instelling.
Reken op enige vertraging
Centrale wijzigingen in de Admin Console kunnen tot 24 uur duren voor ze overal actief zijn, al gaat het vaak sneller. Test een nieuwe regel eerst met een proefbestand voor je hem breed inzet.
De grenzen van de beperking
Het is belangrijk om te weten wat deze functie wel en niet doet. Ze verhindert downloaden, printen en kopiëren via de officiële knoppen, maar voorkomt niet dat iemand een schermafbeelding maakt of de inhoud overtypt. Het is een drempel tegen gemakzucht en per ongeluk lekken, geen muur tegen een vastberaden insider.
Geen waterdichte beveiliging
Beperken van downloaden voorkomt geen screenshots of het handmatig overnemen van inhoud. Beschouw het als bescherming tegen onbedoeld delen, niet als waterdichte beveiliging van geheime informatie.
Combineer met andere maatregelen
Voor echt gevoelige data combineer je downloadbeperking met andere lagen:
- Beperk extern delen zodat documenten het domein niet verlaten.
- Gebruik Drive-labels om vertrouwelijke documenten te markeren en koppel er beleid aan, bijvoorbeeld een DLP-regel die op dat label triggert.
- Zet Data Loss Prevention in om te voorkomen dat documenten met bijvoorbeeld persoonsgegevens überhaupt naar buiten gaan.
- Geef de rol Kijker in plaats van Bewerker waar lezen volstaat.
Samen vormen die maatregelen een veel sterker geheel dan downloadbeperking alleen.
Kan iemand met de rol Bewerker het downloaden omzeilen?
Bij de per-bestand-knop wel: die geldt alleen voor Kijkers en Reageerders, dus Bewerkers kunnen downloaden en kopiëren. Een beheerder kan met een DLP-regel (Enhanced IRM) downloaden echter ook voor Bewerkers en eigenaren blokkeren.
Voorkomt deze beperking screenshots?
Nee. Screenshots en het overtypen van inhoud blijven mogelijk. Het is bescherming tegen onbedoeld delen, geen waterdichte beveiliging.
Kan ik dit voor de hele organisatie instellen?
Ja. Een beheerder maakt een regel voor gegevensbescherming in de Admin Console via Regels, en kan die richten op een organisatie-eenheid, label of inhoud.
Werkt de beperking ook in een Shared Drive?
Ja. In de instellingen van een Shared Drive of via de centrale deelinstellingen kun je downloaden, kopiëren en printen voor Kijkers en Reageerders uitzetten. Een wijziging van de standaardinstelling geldt alleen voor nieuwe Shared Drives.
Hoe snel is een centrale instelling actief?
Meestal binnen enkele minuten, maar reken op maximaal 24 uur voordat een wijziging overal is doorgevoerd.