Door Jira te koppelen aan Google Workspace verbind je je projectbeheer met de mail, chat en documenten waarin de rest van je organisatie werkt. In dit artikel zie je hoe je issues aanmaakt vanuit Gmail en Chat en hoe je meldingen op de juiste plek krijgt.
Waarom Jira en Workspace koppelen
Ontwikkelteams leven in Jira, maar de rest van de organisatie werkt in Gmail, Chat en Docs. Zonder brug ontstaat een kloof: een klantvraag in de mail belandt niet automatisch als issue in Jira, en de status van een ticket blijft onzichtbaar voor wie geen Jira gebruikt.
De koppeling overbrugt die kloof. Een supportmail wordt met een klik een Jira-issue, een statuswijziging verschijnt in de juiste Chat-ruimte en releasenotities komen automatisch in een Doc. Zo werkt iedereen met dezelfde informatie zonder van tool te wisselen.
Meerdere koppelmethoden
Atlassian biedt een officiele app die Jira Cloud koppelt aan Gmail en Drive, plus een aparte Jira-app voor Google Chat. Daarnaast zijn er Marketplace-apps van derden en kun je middleware gebruiken voor maatwerkworkflows. Kies op basis van wat je team dagelijks gebruikt.
Issues aanmaken vanuit Gmail
De officiele Atlassian-app voor Gmail laat je een mail direct omzetten in een Jira-issue zonder van scherm te wisselen. Sinds de Atlassian-app van medio 2025 werk je vanuit je inbox: je maakt nieuwe issues aan, ziet de actuele status van bestaande issues en werkt ze bij. Handig voor supportteams die veel via mail binnenkrijgen.
De Atlassian Gmail-app instellen
- Open de Google Workspace Marketplace en zoek de officiele app Atlassian (voor Jira en Confluence Cloud).
- Installeer de app en geef de gevraagde toestemmingen.
- Open een mail in Gmail en klik op het Atlassian-icoon in de zijbalk rechts.
- Log in met je Atlassian-account en kies het juiste project.
- Maak een issue aan met de mailinhoud als beschrijving, of koppel de mail aan een bestaand issue.
- Volg de status van het issue voortaan rechtstreeks in de zijbalk.
Spreek een vast project af
Spreek met je team een vast project of issuetype af voor mails die via Gmail binnenkomen. Zo voorkom je dat issues in het verkeerde project belanden en blijft je backlog overzichtelijk.
Jira-meldingen in Google Chat
Met de aparte Jira-app voor Google Chat ontvang je updates rechtstreeks in de relevante ruimte en maak je vanuit Chat nieuwe issues aan. Zo blijft je team op de hoogte zonder Jira open te hebben. Deze app werkt uitsluitend met Jira Cloud.
Je werkt in Chat met enkele vaste slash-commando's:
/jira_createopent een dialoog om een nieuw issue aan te maken, waarin je het project, het issuetype en een samenvatting kiest./jira_subscriptionsbeheert welke projecten en filters updates naar de ruimte sturen./jira_settingspast je meldingsvoorkeuren aan.
De Chat-app bundelt drukke activiteit op een ticket in een enkele kaart, zodat een actieve discussie je ruimte niet overspoelt met losse berichten.
Het verloop in de praktijk ziet er zo uit:
| Stap | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Trigger | Een issue krijgt een nieuwe status of een commentaar in Jira. |
| Filter | Alleen issues van het gekozen project en filter worden doorgelaten. |
| Melding | Een kaart verschijnt in de gekoppelde Google Chat-ruimte. |
| Actie | Een teamlid reageert of pakt het issue op vanuit de ruimte. |
Voor bredere automatisering, bijvoorbeeld een issue dat automatisch een rij in Sheets toevoegt voor rapportage, gebruik je Make of Zapier.
Beveiliging en toegang
Jira bevat vaak gevoelige informatie over klanten en interne plannen. Houd de koppeling daarom strak. Gebruik OAuth, geef koppelingen minimale rechten en controleer wie de integraties heeft geinstalleerd.
Toon geen gevoelige inhoud in Chat
Een Chat-melding kan onbedoeld gevoelige issue-inhoud tonen aan iedereen in de ruimte. Stel meldingen zo in dat ze alleen de status en een link tonen, niet de volledige inhoud, en koppel meldingen aan de juiste, afgeschermde ruimtes.
Documentatie en releasenotities koppelen
Naast tickets en meldingen levert de Jira-koppeling waarde rond documentatie. Veel ontwikkelteams houden hun specificaties, ontwerpen en releasenotities bij in Google Docs, terwijl het werk zelf in Jira staat. Door beide te verbinden, koppel je een Jira-issue aan het bijbehorende Doc, zodat de context altijd vindbaar is. Een reviewer die een issue oppakt, vindt zo direct het ontwerp dat erbij hoort.
Een praktische toepassing is het automatisch genereren van releasenotities. Met middleware verzamel je alle afgeronde issues van een sprint en zet je die om in een net opgemaakt Google Doc dat je met de organisatie deelt. Zo hoeft niemand handmatig bij te houden wat er is opgeleverd, en blijft de communicatie naar niet-technische collega's consistent en compleet zonder extra werk voor het ontwikkelteam.
Bewaak bij dit soort koppelingen wel de toegang. Releasenotities mogen breed gedeeld worden, maar interne issue-details met klantnamen of beveiligingsinformatie horen daar niet altijd in thuis. Filter daarom welke velden in de gegenereerde documenten belanden en controleer voor je een Doc breed deelt of de inhoud geschikt is voor het beoogde publiek. Een doordachte filtering houdt de koppeling waardevol zonder dat je per ongeluk gevoelige informatie laat uitlekken.
De juiste aanpak kiezen
Gebruikt je team vooral mail, begin dan met de Atlassian Gmail-app. Werkt het in Chat, dan is de Jira-app voor Google Chat waardevoller. Voor rapportage en tweerichtingssynchronisatie voeg je middleware toe. Bekijk ook de Slack-koppeling en Monday.com als je projecttools vergelijkt.
Werkt de koppeling met Jira Cloud en Jira Server?
De officiele apps voor Gmail en Google Chat werken met Jira Cloud. Voor Jira Data Center heb je vaak middleware of een eigen koppeling nodig, omdat de gehoste apps gericht zijn op de cloudversie.
Kan ik issues aanmaken vanuit Google Chat?
Ja. De Jira-app voor Google Chat ondersteunt het commando /jira_create, waarmee je vanuit een ruimte een issue aanmaakt en het project, het type en een samenvatting kiest.
Synchroniseert de status in beide richtingen?
Met de officiele integraties zie je updates in Workspace en kun je vanuit Gmail en Chat issues aanmaken en bijwerken. Voor diepere tweerichtingssynchronisatie tussen andere velden gebruik je middleware zoals Make of Zapier.
Heb ik beheerrechten nodig om de app te installeren?
Voor een domeinbrede installatie wel. Individuele gebruikers kunnen de app soms zelf installeren als de beheerder dat toestaat in de Marketplace-instellingen.
Hoe voorkom ik dat Chat-meldingen de ruimte overspoelen?
Gebruik /jira_subscriptions om alleen relevante projecten en filters door te laten. De app bundelt drukke activiteit bovendien in een enkele kaart, zodat je niet voor elke wijziging een los bericht krijgt.
Wat als ik liever een app van derden gebruik?
In de Marketplace staan alternatieven zoals Jigo of GTJ Jira Connector die extra velden of Calendar-koppelingen bieden. Controleer bij elke app van derden de gevraagde toestemmingen en de maker voor je hem domeinbreed uitrolt.