De Google Workspace Marketplace zit vol apps die je Gmail, Drive en Docs slimmer maken. In dit artikel zie je wat de Marketplace is, hoe je apps veilig installeert en welke vijftien apps de meeste waarde toevoegen voor de gemiddelde organisatie.
Wat is de Google Workspace Marketplace
De Workspace Marketplace is de officiele winkel waar je add-ons en integraties vindt die zijn gebouwd voor Google Workspace. Er staan inmiddels meer dan 5.000 apps in. Apps hier zijn door Google beoordeeld op technische en beveiligingsvereisten, wat ze veiliger maakt dan willekeurige extensies van internet.
Je vindt er twee soorten apps. Add-ons die zich in Gmail, Docs of Sheets nestelen, en integraties die Workspace koppelen aan externe systemen zoals een CRM of supporttool. Samen breiden ze je werkomgeving uit zonder dat je zelf hoeft te programmeren.
Beheerder bepaalt wat mag
In een zakelijke omgeving kan de Workspace-beheerder een allowlist instellen, zodat gebruikers alleen goedgekeurde apps installeren. Goedgekeurde apps verschijnen voor gebruikers in de categorie Goedgekeurd voor jou in de Marketplace. Dit beschermt tegen apps die te veel toegang vragen.
Apps veilig installeren
Voor je een app installeert, loont een korte controle. Elke app vraagt bepaalde toestemmingen, en die wil je begrijpen voordat je akkoord gaat.
Een Marketplace-app veilig installeren
- Open de Google Workspace Marketplace en zoek de gewenste app.
- Lees de beschrijving, de beoordelingen en het aantal gebruikers.
- Controleer welke toestemmingen de app vraagt en of die passen bij wat de app doet.
- Kijk of de ontwikkelaar bekend en betrouwbaar is.
- Installeer de app en doorloop het toestemmingsscherm bewust.
- Controleer na installatie in je accountinstellingen welke toegang je hebt verleend.
Let op te brede toestemmingen
Installeer geen app die toegang vraagt tot meer dan logisch is voor zijn functie. Een eenvoudige opmaaktool die volledige toegang tot al je mail vraagt, is een rode vlag. Te brede toestemmingen zijn een serieus beveiligingsrisico en kunnen leiden tot datalekken.
De 15 beste apps
Deze selectie dekt de meest voorkomende behoeften. Klik door naar de bijbehorende artikelen voor de installatie en het gebruik per app.
| App | Categorie | Waarvoor je hem inzet |
|---|---|---|
| DocuSign | E-handtekeningen | Documenten rechtsgeldig ondertekenen vanuit Drive en Gmail |
| HubSpot | CRM | CRM en mail koppelen voor sales en marketing |
| Salesforce | CRM | Klantcommunicatie loggen in je CRM |
| Zendesk | Support | Supporttickets aanmaken vanuit Gmail |
| Asana | Projectbeheer | Taken aanmaken vanuit mail en Drive-bestanden koppelen |
| Trello | Projectbeheer | Kaarten beheren vanuit Workspace |
| Zoom | Vergaderen | Vergaderingen plannen vanuit Agenda |
| Slack | Samenwerken | Bestanden en agenda delen in kanalen |
| Lucidchart | Diagrammen | Diagrammen invoegen in Docs en Slides |
| Mailchimp | Marketing | Contacten en campagnes synchroniseren |
| Pipedrive | CRM | Salespijplijn koppelen aan mail |
| Smartsheet | Projectbeheer | Projectplanning naast Sheets |
| Adobe Acrobat | Documenten | PDF-bewerking binnen Drive |
| Miro | Whiteboarding | Whiteboards koppelen aan documenten |
| Calendly | Plannen | Afsprakenplanning gekoppeld aan Agenda |
Begin klein
Begin niet met vijftien apps tegelijk. Installeer er een paar die een concreet probleem oplossen, leef je daarin in, en breid pas uit als die echt waarde leveren. Te veel add-ons maken je omgeving rommelig en trager.
Veelgestelde vragen
Kosten Marketplace-apps geld?
Sommige apps zijn gratis, andere vereisen een abonnement bij de aanbieder. De Marketplace zelf is gratis te gebruiken, de kosten zitten in de diensten zelf.
Kan ik apps voor mijn hele organisatie installeren?
Ja, een beheerder kan apps domeinbreed uitrollen vanuit de Admin-console, zodat alle gebruikers ze meteen hebben zonder zelf te installeren.
Hoe verwijder ik een app en de toegang?
Verwijder de app uit je instellingen en trek daarnaast de verleende toegang in via de beveiligingsinstellingen van je Google-account. Beide stappen zijn nodig.
Zijn alle Marketplace-apps veilig?
Apps zijn beoordeeld door Google, maar dat is geen garantie. Controleer altijd zelf de gevraagde toestemmingen en de reputatie van de ontwikkelaar.
Hoe vind ik apps die mijn beheerder heeft goedgekeurd?
Goedgekeurde apps staan in de Marketplace onder de categorie Goedgekeurd voor jou. Daar zie je alleen de apps die je organisatie veilig acht.
Beheer en governance voor organisaties
In een zakelijke omgeving is het beheer van Marketplace-apps minstens zo belangrijk als de apps zelf. Zonder beleid installeert iedereen wat hij wil, en voor je het weet hebben tientallen apps toegang tot bedrijfsdata zonder dat iemand het overzicht houdt. De Admin-console biedt daarom krachtige besturingsmogelijkheden waarmee je grip houdt op wat er in je organisatie draait.
Een verstandige aanpak begint met een allowlist. Je staat standaard geen apps toe en keurt alleen apps goed die een duidelijk zakelijk doel dienen en waarvan je de toestemmingen hebt beoordeeld. Dit vraagt iets meer werk vooraf, maar voorkomt dat onbekende apps ongemerkt toegang krijgen. Voor organisaties met gevoelige data is dit de enige verantwoorde aanpak. Houd er rekening mee dat apps op je allowlist automatisch worden vertrouwd, dus weeg elke goedkeuring zorgvuldig af.
Controleer daarnaast periodiek welke apps daadwerkelijk in gebruik zijn. Apps die ooit zijn goedgekeurd maar niemand meer gebruikt, vormen een onnodig risico en kun je beter intrekken. De Admin-console toont per app hoeveel gebruikers er toegang toe hebben verleend, zodat je gericht kunt opruimen. Door dit beheer als terugkerende taak in te plannen, bijvoorbeeld elk kwartaal, houd je je app-landschap overzichtelijk en veilig, en voorkom je dat een vergeten app op termijn een datalek veroorzaakt dat je had kunnen voorkomen.
Verstandig uitbreiden
De Marketplace is een krachtige manier om Workspace op maat te maken, mits je bewust kiest. Begin met apps die een echt probleem oplossen, controleer toestemmingen en laat je beheerder een allowlist instellen. Verdiep je in specifieke koppelingen via DocuSign, HubSpot en Slack.