Door Slack te koppelen aan Google Workspace breng je je teamchat en je documenten samen op een plek. In dit artikel installeer je de officiele apps voor Drive en Agenda, deel je bestanden in kanalen en bouw je extra workflows met middleware.
Waarom Slack en Workspace combineren
Veel teams chatten in Slack maar bewaren hun werk in Google Workspace. Zonder koppeling spring je constant heen en weer: een bestand zoeken in Drive, de link kopieren, terug naar Slack plakken. De officiele integraties maken dat overbodig.
Met de koppeling deel je een Drive-bestand met een paar klikken in een kanaal, met de juiste rechten erbij. Agenda-afspraken verschijnen als melding in Slack en je opent direct vanuit een bericht een document. Dat houdt het gesprek en het werk bij elkaar.
Twee officiele Slack-apps
Google levert een Slack-app voor Google Drive en een voor Google Agenda. De Drive-app regelt bestanden delen en meldingen, de Agenda-app toont je dagschema, herinnert je aan afspraken en synchroniseert je Slack-status met je vergaderingen.
De Google Drive-app voor Slack installeren
De Drive-app laat je bestanden delen en geeft meldingen bij commentaar of toegangsverzoeken. Het installeren duurt enkele minuten en werkt op elk Slack-abonnement, ook het gratis plan.
De Google Drive-app in Slack instellen
- Open de Slack Marketplace en zoek de officiele Google Drive-app.
- Klik op Toevoegen aan Slack en geef Slack toestemming voor je werkruimte.
- Koppel je Google Workspace-account en geef de gevraagde toestemmingen.
- Test het delen door in een kanaal een Drive-bestand te koppelen, of plak een Drive-link zodat Slack een voorbeeld toont.
- Stel in welke meldingen je wilt ontvangen, bijvoorbeeld bij nieuw commentaar.
- Herhaal de stappen voor de Google Agenda-app als je agenda-meldingen wilt.
Maak nieuwe documenten zonder Drive te openen
Met de opdracht /create in een bericht maak je vanuit Slack direct een nieuw Google-document, -spreadsheet of -presentatie aan en deel je de link meteen in het kanaal. Handig voor een snel vergaderverslag.
Controleer altijd de toegang bij delen
Wanneer je een Drive-bestand in een kanaal deelt, controleert Slack de rechten van alle kanaalleden en biedt het aan de toegang gelijk te trekken. Loop dit altijd na, want je wilt niet per ongeluk een vertrouwelijk bestand met een breed kanaal delen.
Extra workflows met middleware
De officiele apps dekken delen en meldingen. Voor verdergaande automatisering koppel je Slack en Workspace via Make of Zapier. Zo stuur je bijvoorbeeld een Slack-bericht zodra een formulier wordt ingevuld. Een typisch scenario ziet er zo uit:
| Stap | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Trigger | Nieuwe inzending in Google Forms |
| Verwerking | Belangrijkste velden uit de inzending halen |
| Actie 1 | Bericht plaatsen in het Slack-kanaal Aanvragen |
| Actie 2 | Rij toevoegen in Sheets voor de administratie |
Andersom kan een bericht met een bepaalde emoji in Slack automatisch een taak of een Drive-document aanmaken. De combinatie van chat en documenten opent veel mogelijkheden.
Beveiliging en toegangsbeheer
Slack-kanalen kunnen breed toegankelijk zijn, terwijl Drive-bestanden vaak vertrouwelijk zijn. Die mismatch is het grootste risico bij deze koppeling. Wees bewust van wat je waar deelt.
Deel gevoelige bestanden niet klakkeloos
Geef nooit zomaar toegang tot een gevoelig Drive-bestand aan een heel kanaal. Controleer bij elke deelactie wie er in het kanaal zit en of die mensen het bestand horen te zien. Eenmaal gedeelde toegang is lastig terug te draaien.
Slimme automatiseringen tussen Slack en Workspace
Zodra de basiskoppeling staat, opent zich een wereld aan slimme automatiseringen die je team tijd besparen. Een populair voorbeeld is een standup-bot die elke ochtend de relevante agenda-afspraken van het team in een kanaal plaatst, zodat iedereen meteen weet welke meetings eraan komen. Een ander voorbeeld zet een bericht met een specifieke emoji automatisch om in een actiepunt dat in een gedeelde Sheet belandt.
Ook documentbeheer wordt soepeler. Je kunt instellen dat een nieuw bestand in een bepaalde Drive-map automatisch wordt aangekondigd in het juiste kanaal, zodat collega's niet hoeven te zoeken naar de laatste versie. Andersom kan een opdracht in Slack een nieuw document vanuit een sjabloon aanmaken, zodat een vergaderverslag of projectplan binnen seconden klaarstaat zonder dat iemand Drive hoeft te openen.
Bij het bouwen van deze automatiseringen geldt hetzelfde principe als overal: begin klein en breid uit op basis van wat je team echt helpt. Een automatisering die niemand gebruikt, voegt vooral ruis toe. Vraag je team waar ze het vaakst tussen Slack en Workspace heen en weer springen, en automatiseer juist die handelingen. Zo zorg je dat elke koppeling die je toevoegt een merkbaar verschil maakt in het dagelijkse werk in plaats van een gimmick te blijven.
De juiste opzet kiezen
Voor de meeste teams volstaan de officiele Drive- en Agenda-apps. Wil je geautomatiseerde meldingen en tweerichtingsworkflows, dan voeg je middleware toe. Gebruik je liever Google Chat, dan zijn veel van deze functies daar native ingebouwd. Bekijk de beste Marketplace-apps voor meer koppelingen.
Werkt de koppeling met gratis Slack?
Ja, de officiele Google-apps werken ook op het gratis Slack-plan. Sommige geavanceerde functies of hogere limieten vereisen een betaald Slack-abonnement.
Kan ik bestanden bewerken vanuit Slack?
Je opent bestanden vanuit Slack, maar het bewerken gebeurt in de Google-app zelf. Slack toont een voorbeeld en een link naar het bewerkbare document.
Krijg ik meldingen van commentaar in Slack?
Ja, de Drive-app kan je in Slack waarschuwen bij nieuw commentaar of een toegangsverzoek op bestanden die je hebt gedeeld.
Heb ik beheerrechten nodig om de apps te installeren?
Dat hangt af van je Slack-instellingen. Sommige werkruimtes laten gebruikers zelf apps installeren, andere vereisen goedkeuring van een beheerder.
Synchroniseert de Agenda-app mijn Slack-status?
Ja, de Google Agenda-app kan je Slack-status automatisch bijwerken tijdens een vergadering, zodat collega's zien dat je in een meeting zit. Je kunt ook meteen de vergaderlink openen vanuit de melding.
Kan ik vanuit Slack een nieuw document maken?
Ja, met de opdracht /create maak je een Google-document, -spreadsheet of -presentatie aan en deel je de link direct in het kanaal, zonder Drive te openen.