Agenda-afspraken aanmaken met Apps Script

Agenda-afspraken aanmaken met Apps Script is een krachtige manier om planning te automatiseren. Je koppelt een spreadsheet of formulier aan Google Agenda en laat afspraken automatisch verschijnen. In dit artikel leer je losse afspraken, afspraken met gasten en herhalende reeksen aanmaken, plus hoe je bestaande events uitleest.

De juiste agenda kiezen

Elke gebruiker heeft een standaardagenda en kan daarnaast meerdere agenda's hebben. Je opent de standaardagenda met getDefaultCalendar() of een specifieke agenda op id met getCalendarById().

function openAgenda() {
  const agenda = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  Logger.log('Agenda: ' + agenda.getName());
}

Een eenvoudige afspraak maken

De basis is createEvent() met een titel, een begintijd en een eindtijd. Tijden geef je als JavaScript Date-objecten:

function maakAfspraak() {
  const agenda = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  const start = new Date('2026-06-10T14:00:00');
  const eind = new Date('2026-06-10T15:00:00');

  const event = agenda.createEvent('Projectoverleg', start, eind);
  Logger.log('Afspraak aangemaakt met id ' + event.getId());
}

Gasten, locatie en beschrijving toevoegen

Met een opties-object als vierde argument verrijk je de afspraak:

function maakAfspraakMetGasten() {
  const agenda = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  const start = new Date('2026-06-11T10:00:00');
  const eind = new Date('2026-06-11T11:00:00');

  agenda.createEvent('Kwartaalreview', start, eind, {
    description: 'Bespreking van de Q2-cijfers en doelen.',
    location: 'Vergaderzaal De Brug',
    guests: 'collega1@cloud-captains.com,collega2@cloud-captains.com',
    sendInvites: true
  });
}

Met sendInvites: true krijgen gasten een uitnodiging in hun mail. Zonder dat veld worden ze wel toegevoegd, maar niet gemaild.

Een herhalende reeks maken

Voor terugkerende afspraken, zoals een wekelijkse standup, gebruik je createEventSeries() met een herhalingsregel die je opbouwt via newRecurrence():

function maakWekelijkseStandup() {
  const agenda = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  const start = new Date('2026-06-01T09:00:00');
  const eind = new Date('2026-06-01T09:15:00');

  const herhaling = CalendarApp.newRecurrence()
    .addWeeklyRule()
    .onlyOnWeekdays([CalendarApp.Weekday.MONDAY, CalendarApp.Weekday.WEDNESDAY])
    .times(20);

  agenda.createEventSeries('Dagelijkse standup', start, eind, herhaling);
}

Deze reeks plant een standup elke maandag en woensdag, 20 keer in totaal. Wil je in plaats van een vast aantal keren tot een einddatum doorgaan, vervang .times(20) dan door .until(new Date('2026-12-31')).

Bestaande afspraken uitlezen

Wil je weten wat er gepland staat, vraag dan events op binnen een periode:

function leesAfsprakenVandaag() {
  const agenda = CalendarApp.getDefaultCalendar();
  const begin = new Date();
  begin.setHours(0, 0, 0, 0);
  const eind = new Date();
  eind.setHours(23, 59, 59, 999);

  const events = agenda.getEvents(begin, eind);
  events.forEach(function(e) {
    Logger.log(e.getTitle() + ' om ' + e.getStartTime());
  });
}

Het hele proces op een rij

De stappen om vanuit een script een afspraak in te plannen lopen altijd in dezelfde volgorde:

Een Google Meet-link toevoegen

De basis CalendarApp voegt niet rechtstreeks een Google Meet-link toe. Daarvoor gebruik je de geavanceerde Calendar-service (Advanced Calendar Service), die je eerst onder "Services" in de editor activeert. Je maakt het event dan via Calendar.Events.insert() met een conferenceData-blok en conferenceDataVersion: 1. De Meet-link verschijnt automatisch in de uitnodiging.

Koppelen aan een formulier

De echte kracht ontstaat als je dit combineert met andere diensten. Laat bijvoorbeeld een formulierinzending automatisch een afspraak inplannen, zie formulierreacties verwerken. Zo bouw je een reserveringssysteem zonder externe tools.