De vertrouwelijke modus gebruiken in Gmail geeft je extra controle over gevoelige informatie die je per mail verstuurt. Je stelt een vervaldatum in, kunt een toegangscode eisen en voorkomt dat de ontvanger de mail doorstuurt, print of kopieert. In dit artikel lees je hoe het werkt en waar de grenzen liggen.
Wat de vertrouwelijke modus doet
Met de vertrouwelijke modus verstuur je een mail die na een door jou ingestelde periode vervalt. De ontvanger kan de inhoud niet doorsturen, kopieren, printen of downloaden via de standaardknoppen. Optioneel moet de ontvanger een code per sms invoeren om de mail te openen.
Een drempel, geen kluis
De vertrouwelijke modus is een drempel, geen waterdichte beveiliging. Een ontvanger kan altijd nog een schermafbeelding of foto maken van wat hij ziet. Gebruik het voor extra zorgvuldigheid, niet als garantie.
De vertrouwelijke modus aanzetten
Je activeert de modus tijdens het schrijven van een mail. Daarna stel je de vervaldatum en eventueel een sms-code in. De vervaldatum kies je uit vaste opties: een dag, een week, een maand, drie maanden of vijf jaar. De teller loopt vanaf het moment van verzenden.
Vertrouwelijke modus instellen
- Klik op Opstellen om een nieuwe mail te schrijven.
- Klik onder in het opstelvenster op het slotje-met-klok-icoon (Vertrouwelijke modus aan-/uitzetten).
- Kies bij Vervaldatum hoe lang de mail geldig blijft, van een dag tot vijf jaar.
- Kies bij Toegangscode tussen Geen sms-code of Sms-code.
- Klik op Opslaan.
- Schrijf je mail af en klik op Verzenden. Bij een sms-code vul je daarna het telefoonnummer van de ontvanger in.
Kies de vervaldatum bewust
Kies een vervaldatum die past bij hoe lang de informatie relevant is. Voor een eenmalige code of wachtwoord is een dag vaak genoeg. Voor een document dat iemand moet kunnen teruglezen, kies je een langere periode.
Met of zonder sms-code
Je kiest zelf of de ontvanger een code per sms moet invoeren. Dat voegt een laag beveiliging toe, maar vraagt wel het telefoonnummer van de ontvanger. De onderstaande vergelijking helpt je kiezen.
| Aspect | Zonder sms-code | Met sms-code |
|---|---|---|
| Openen | Ontvanger opent direct | Ontvanger vult eerst een code in |
| Telefoonnummer | Niet nodig | Verplicht |
| Gemak | Sneller voor de ontvanger | Extra stap voor de ontvanger |
| Bij verkeerd adres | Onbedoelde ontvanger kan openen | Onbedoelde ontvanger kan niet openen |
Controleer altijd het adres
Stuur je een mail naar het verkeerde adres met een sms-code, dan kan de onbedoelde ontvanger de mail alsnog niet openen zonder de code. Zonder sms-code kan dat wel. Vul bij een sms-code bovendien het nummer van de ontvanger in, niet je eigen nummer.
Een verzonden vertrouwelijke mail intrekken
Heb je een vertrouwelijke mail verstuurd en wil je de toegang stoppen, dan kan dat ook na verzending. Zo trek je de mail in voordat de vervaldatum is bereikt.
Toegang intrekken na verzending
- Open Gmail en klik links op Verzonden.
- Open de vertrouwelijke mail die je wilt intrekken.
- Klik op Toegang intrekken.
- De ontvanger kan de mail vanaf dat moment niet meer openen, ook niet voor de vervaldatum.
Waar je op moet letten
De vertrouwelijke modus voorkomt geen schermafbeeldingen en geen overtypen. Beheerders in Google Workspace kunnen de modus bovendien per organisatie aan- of uitzetten, dus mogelijk is de optie in jouw account niet zichtbaar. Ontvangers die geen Gmail gebruiken, openen de mail via een beveiligde webweergave met een link, met dezelfde beperkingen.
Veelgestelde vragen
Kan de ontvanger een vertrouwelijke mail toch kopieren?
Niet via de gewone knoppen voor doorsturen, kopieren, printen of downloaden, want die zijn uitgeschakeld. Een schermafbeelding of foto maken kan technisch wel, dus volledig waterdicht is het niet.
Werkt de vertrouwelijke modus ook bij ontvangers buiten Gmail?
Ja. Ontvangers met een ander mailprogramma krijgen een link waarmee ze de mail in een beveiligde weergave openen. De beperkingen gelden daar net zo goed.
Kan ik een bijlage in vertrouwelijke modus versturen?
Ja, maar de ontvanger kan de bijlage niet downloaden. Hij kan hem alleen in de beveiligde weergave bekijken zolang de mail geldig is.
Hoe trek ik een vertrouwelijke mail in?
Open de mail in je map Verzonden en klik op Toegang intrekken. De ontvanger kan de mail daarna niet meer openen, ook niet voor de vervaldatum.
Welke vervaldatums kan ik kiezen?
Je kiest uit vaste opties: een dag, een week, een maand, drie maanden of vijf jaar. De teller start op het moment dat je de mail verstuurt.
Waarom zie ik de vertrouwelijke modus niet in mijn account?
In Google Workspace kan je beheerder de modus uitzetten voor de hele organisatie. Is het slotje-met-klok-icoon niet zichtbaar, vraag dan je beheerder of de functie aanstaat.
De vertrouwelijke modus is een handige extra voor gevoelige mail. Voor echt vertrouwelijke documenten combineer je het verstandig met bewust veilig mailen en goede afspraken over wie wat mag zien.