Niet elke gebruiker in je organisatie heeft dezelfde licentie nodig. Door het juiste licentietype te kiezen, geef je iedereen de juiste toegang en voorkom je dat je betaalt voor accounts die niemand meer gebruikt. Deze gids legt de belangrijkste licentietypen uit en laat zien hoe je je licenties onder controle houdt.
Actieve Google Workspace-licentie
Een actieve Google Workspace-licentie geeft een gebruiker volledige toegang tot de diensten in je abonnement, zoals Gmail op je eigen domein, Drive, Agenda en Meet. De beschikbare functies hangen af van de editie van je abonnement. Welke editie het beste past, hangt af van wat je organisatie nodig heeft aan opslag, beveiliging en samenwerkingsfuncties.
Edities verschillen per abonnement
Google Workspace kent meerdere edities, waaronder Business- en Enterprise-varianten en speciale edities voor onderwijs en non-profits. De exacte functies en limieten per editie kunnen wijzigen. Raadpleeg voor de actuele details altijd de officiele Google Workspace-documentatie.
Cloud Identity
Niet iedere persoon in je organisatie heeft Gmail en Drive nodig. Voor accounts die alleen een beheerde identiteit nodig hebben, bijvoorbeeld om in te loggen op apps of om beheerd te worden via de Admin console, bestaat Cloud Identity. Zo'n account heeft geen volledige Workspace-licentie nodig. Dit is handig voor gebruikers die wel beheerd moeten worden, maar geen e-mail of opslag van Google gebruiken.
Archived User-licentie
Wanneer een medewerker vertrekt, wil je vaak de gegevens bewaren voor compliance of overdracht, maar hoef je niet langer voor een volledige licentie te betalen. Daarvoor bestaat de Archived User-licentie:
- Het account kan niet meer inloggen, op geen enkel systeem, en gebruikt de diensten niet actief.
- De gegevens van de gebruiker blijven bewaard en doorzoekbaar voor beheer en compliance, bijvoorbeeld via Google Vault.
- Een Archived User-licentie is goedkoper dan een volledige licentie.
Je zet een gebruiker over naar deze licentie door het account te archiveren. Daarbij komt de volledige licentie weer beschikbaar en krijgt het account de status archived. De vrijgekomen actieve licentie kun je doorgaans binnen 24 uur opnieuw toewijzen aan een andere gebruiker.
Archiveren in plaats van verwijderen
Gebruik archiveren in plaats van een account verwijderen wanneer je gegevens moet bewaren. Verwijderen kan tot dataverlies leiden, terwijl archiveren de gegevens bewaart tegen lagere kosten.
Wijziging sinds april 2026
Sinds april 2026 kun je op het flexibele plan gebruikers archiveren zonder een apart Archived User-abonnement aan te schaffen, mits je nog geen bestaand Archived User-abonnement hebt. Heb je al zo'n abonnement, dan blijven de archiveringen daar vandaan komen. Houd er rekening mee dat de gegevens van gearchiveerde gebruikers meetellen voor de gedeelde opslaglimiet van je organisatie.
Voorkom dat je voor ongebruikte licenties betaalt
De grootste verspilling ontstaat door licenties die toegewezen blijven aan vertrokken of inactieve gebruikers. Bouw daarom het vrijmaken van licenties standaard in je offboarding-proces in.
Licentie vrijmaken bij offboarding
- Borg de gegevens van de vertrekkende gebruiker: draag het eigendom van Drive over aan een leidinggevende of bewaar de gegevens via archivering of Vault.
- Archiveer het account of trek de licentie in, zodat de actieve licentie weer beschikbaar komt.
- Hergebruik de vrijgekomen licentie voor een nieuwe medewerker of bouw hem af bij de verlenging.
- Controleer periodiek op inactieve accounts en herhaal deze stappen.
Door het terugvorderen van licenties standaard onderdeel te maken van offboarding, zorg je dat geen enkel vertrokken account wordt gemist en geen betaalde licentie ongebruikt blijft.
Hoe je je werkelijke licentieaantal verlaagt
Hoe je het aantal licenties waarvoor je betaalt verlaagt, hangt af van je betaalplan.
- Flexibel plan: je betaalt per maand voor het aantal gebruikers dat je hebt. Verwijder je een gebruiker, dan daalt je maandbedrag automatisch mee. Je hoeft het aantal licenties niet apart te verlagen.
- Jaarplan of vast plan: je hebt je voor een jaar verbonden aan een afgesproken aantal licenties. Ongebruikte licenties kun je pas bij de verlenging van je contract afbouwen. Op de verlengdatum wordt je commitment vernieuwd voor het aantal accounts dat je op dat moment hebt, en vallen ongebruikte licenties weg uit je commitment.
Jaarplan blijft doorlopen
Bij een jaarplan blijf je tijdens de looptijd betalen voor het afgesproken aantal licenties, ook als je gebruikers verwijdert. Maak vrijgekomen licenties daarom opnieuw bruikbaar voor nieuwe medewerkers in plaats van ze te laten staan. Het flexibele plan ligt meestal hoger per gebruiker, maar geeft je wel de vrijheid om direct af te schalen.
Samengevat
- Gebruik een actieve licentie voor medewerkers die de diensten echt gebruiken.
- Gebruik Cloud Identity voor beheerde accounts zonder e-mail of opslag.
- Gebruik een Archived User-licentie om gegevens van vertrokken medewerkers goedkoop te bewaren.
- Maak licenties vrij bij elke offboarding om dubbele kosten te voorkomen.
Wat is het verschil tussen een Archived User-licentie en een account verwijderen?
Bij archiveren blijven de gegevens van de gebruiker bewaard en doorzoekbaar, terwijl de persoon niet meer kan inloggen en je minder betaalt dan voor een volledige licentie. Bij verwijderen verdwijnt het account en kun je gegevens kwijtraken. Kies archiveren wanneer je gegevens moet bewaren voor compliance of overdracht.
Kan een gearchiveerde gebruiker nog inloggen of e-mail ontvangen?
Nee. Een gearchiveerd account kan op geen enkel systeem inloggen en gebruikt diensten zoals Gmail, Agenda en Drive niet actief. De onderliggende gegevens blijven wel bewaard voor beheerders.
Heb ik altijd een apart Archived User-abonnement nodig?
Niet meer per se. Sinds april 2026 kun je op het flexibele plan archiveren zonder apart Archived User-abonnement, mits je er nog geen hebt. Had je al een Archived User-abonnement, dan blijf je dat gebruiken. Controleer je situatie in de Admin console.
Wanneer komt een vrijgemaakte licentie weer beschikbaar?
Na het archiveren van een account komt de actieve licentie doorgaans binnen 24 uur vrij om aan een andere gebruiker toe te wijzen.
Wat is Cloud Identity en wanneer gebruik ik het?
Cloud Identity is een beheerde identiteit zonder volledige Workspace-licentie. Gebruik het voor accounts die alleen ingelogd en beheerd moeten worden, maar geen Gmail of Drive van Google nodig hebben.
Waarom daalt mijn factuur niet meteen als ik gebruikers verwijder?
Op een jaarplan of vast plan zit je vast aan het afgesproken aantal licenties tot de verlengdatum. Pas bij verlenging wordt je commitment aangepast aan het aantal accounts op dat moment. Op het flexibele plan daalt je maandbedrag wel direct mee.
Wil je weten hoe je een licentie in de praktijk toewijst of intrekt, lees dan Google Workspace-licenties toewijzen, intrekken en herverdelen.