Een Google Workspace-licentie geeft een gebruiker toegang tot de diensten in je abonnement, zoals Gmail, Drive en Meet. Als beheerder bepaal je in de Admin console wie welke licentie krijgt. In deze gids zie je hoe je licenties toewijst, intrekt en herverdeelt, zowel voor een enkele gebruiker als in bulk.
Wat je nodig hebt
Om licenties te beheren heb je een beheerdersrol met de juiste rechten voor gebruikersbeheer of facturering nodig. Mis je het recht, dan zie je niet alle schakelaars die je voor deze stappen nodig hebt. Daarnaast moeten er beschikbare licenties in je abonnement zitten: je kunt nooit meer licenties toewijzen dan je er hebt.
Er zijn drie plekken waar je licenties beheert: de pagina Facturering om in een keer aan je hele organisatie toe te wijzen, de pagina Gebruikers om meerdere gebruikers tegelijk te doen, en de accountpagina van een enkele gebruiker.
Een licentie toewijzen aan een enkele gebruiker
De snelste route loopt via het gebruikersoverzicht.
Een licentie toewijzen via Directory
- Ga in de Admin console naar Directory en daarna Gebruikers.
- Klik op de naam van de gebruiker om de accountpagina te openen.
- Scroll omlaag en klik op Licenties.
- Klik op een service om de schakelaars in de kolom Status te tonen.
- Zet de schakelaar naast de gewenste service aan.
- Klik op Opslaan.
Je kunt licenties ook beheren via Facturering en vervolgens Licentie-instellingen, waar je per abonnement ziet hoeveel licenties zijn toegewezen en hoeveel er vrij zijn.
Kies bewust de juiste editie
Heb je meerdere abonnementen, controleer dan welke editie de gebruiker echt nodig heeft. Een te ruime licentie toewijzen kost onnodig geld; een te beperkte beperkt de gebruiker in functies.
Een licentie intrekken
Een licentie intrekken werkt met dezelfde schakelaar: open de gebruiker, ga naar Licenties, klik op de service en zet de schakelaar uit. Wees hier voorzichtig mee.
Intrekken kan data kosten
Als je de licentie van een gebruiker intrekt, kun je zijn gegevens kwijtraken. Wil je een vertrekkende medewerker afhandelen zonder data te verliezen, archiveer dan het account in plaats van de licentie zomaar in te trekken. Zie hiervoor de uitleg over licentietypen en Archived User-licenties.
Een vrijgekomen licentie herverdelen
Google Workspace kent geen aparte knop om een licentie rechtstreeks van de ene naar de andere gebruiker te verplaatsen. Je doet dit in twee stappen:
- Trek de licentie in bij de oorspronkelijke gebruiker.
- Wijs de licentie toe aan de nieuwe gebruiker.
Houd er rekening mee dat het na het intrekken tot 24 uur kan duren voordat je de licentie aan een andere gebruiker kunt toewijzen. Plan een herverdeling dus niet op het laatste moment. Dezelfde wachttijd geldt overigens voor een automatisch toegewezen licentie: ook die kan tot 24 uur nodig hebben om actief te worden.
Licenties in bulk toewijzen via een CSV-bestand
Moet je veel gebruikers tegelijk van een licentie voorzien, dan is een CSV-upload efficiënter dan handmatig klikken.
Bulk toewijzen met een CSV-bestand
- Ga naar Directory en daarna Gebruikers.
- Download het CSV-sjabloon voor het in bulk toevoegen of bijwerken van gebruikers.
- Vul de SKU-codes van de gewenste licenties in de kolom voor nieuwe licenties (de kolom met de aanduiding New Licenses [Upload Only]).
- Sla het bestand op en upload het via de optie voor bulkgebruikers.
Een paar aandachtspunten bij de CSV-methode:
- Bij het toewijzen van nieuwe licenties via de kolom New Licenses [Upload Only] verwerk je per upload maximaal 200 gebruikers. Heb je er meer, herhaal het proces dan zo vaak als nodig.
- Je kunt met een CSV-bestand geen licenties intrekken, alleen toewijzen. Intrekken doe je via de schakelaar per gebruiker.
Automatische licentieverlening per organisatie-eenheid
Voor terugkerende, op rollen gebaseerde toewijzing is automatische licentieverlening per organisatie-eenheid vaak handiger dan losse CSV-uploads. Daarmee krijgt iedere gebruiker in een organisatie-eenheid automatisch de juiste licentie, zonder dat je per persoon hoeft te klikken.
Veelgemaakte fouten
- Licentie ingetrokken in plaats van account gearchiveerd: hierdoor kun je gegevens van een vertrokken medewerker verliezen.
- Direct willen herverdelen: door de wachttijd van maximaal 24 uur lukt onmiddellijk hergebruik niet altijd.
- Verkeerde editie toegewezen: controleer welke functies de gebruiker nodig heeft voordat je toewijst.
- Meer dan 200 gebruikers in een CSV-licentie-upload: splits de lijst op in batches van maximaal 200.
Wil je begrijpen welke soorten licenties er zijn en hoe je voorkomt dat je voor ongebruikte accounts blijft betalen, lees dan Licentietypen begrijpen en kosten beheersen.
Kan ik een licentie direct van de ene naar de andere gebruiker verplaatsen?
Nee, er is geen verplaatsknop. Je trekt de licentie eerst in bij de oude gebruiker en wijst hem daarna toe aan de nieuwe gebruiker.
Waarom kan ik een vrijgekomen licentie niet meteen opnieuw toewijzen?
Na het intrekken kan het tot 24 uur duren voordat de licentie weer beschikbaar is voor een andere gebruiker. Plan een herverdeling daarom niet op het laatste moment.
Hoeveel gebruikers kan ik tegelijk via een CSV voorzien van een licentie?
Bij het toewijzen via de kolom New Licenses [Upload Only] verwerk je maximaal 200 gebruikers per upload. Voor grotere groepen herhaal je het proces in batches.
Kan ik licenties intrekken met een CSV-bestand?
Nee. Een CSV-upload kan alleen nieuwe licenties toewijzen. Intrekken doe je per gebruiker via de schakelaar op de accountpagina onder Licenties.
Wat gebeurt er met de data van een gebruiker als ik zijn licentie intrek?
Je kunt gegevens kwijtraken. Voor een vertrekkende medewerker is archiveren met een Archived User-licentie meestal de veiligere keuze, omdat je dan toegang tot de data houdt.
Ik zie niet alle licentie-schakelaars, hoe kan dat?
Dan mist je beheerdersrol waarschijnlijk de rechten voor gebruikersbeheer of facturering. Vraag een super admin om de juiste rol toe te wijzen.