Wil je live zien hoe vaak medewerkers inloggen, hoeveel e-mail er verstuurd wordt of wat er in Drive gebeurt? Dan exporteer je de Workspace-logs naar BigQuery en bouw je daar dashboards op in Looker Studio. De rapporten in de Admin-console zelf zijn beperkt en niet vrij te combineren; via BigQuery krijg je de ruwe data en kun je er alles mee.
In juni 2026 loopt deze export via Rapportage > Data-integraties in de Admin-console. De oudere route via "Manage BigQuery export" bestaat niet meer onder die naam, dus volg onderstaande stappen.
Wat je nodig hebt
- Beheerdersrechten met het voorrecht Reports administrator.
- Een actief Google Cloud-project met facturering ingeschakeld. Zonder facturering staat het project in sandbox-modus en worden de activity-logs niet weggeschreven.
- De rollen BigQuery Admin en Project IAM Admin op dat project.
Facturering is verplicht voor logs
De activity-logs worden via de insertAll-API in BigQuery geschreven. Staat facturering uit, dan blijft je project in sandbox-modus en komen de log-events nooit binnen. Gebruiksrapporten werken wel zonder facturering, maar de detail-logs (logins, Gmail, Drive) niet.
Stap 1: zet de BigQuery-export aan
Export configureren in de Admin-console
- Open admin.google.com en ga naar Rapportage > Data-integraties (bij Education heet dit BigQuery export).
- Vink Google Workspace-gegevensexport naar Google BigQuery inschakelen aan.
- Kies bij BigQuery project-ID het Cloud-project waarin de logs terecht moeten komen. Zorg dat het service-account
gapps-reports@system.gserviceaccount.comeditor-rechten heeft op dat project. - Selecteer de datasetnaam en de regio waar de data mag staan.
- Sla op. De eerste gegevens verschijnen doorgaans binnen 48 uur in BigQuery.
Je kunt onder meer de logs van Login, Drive, Gmail, Admin, Chat, Meet, Gemini for Workspace, Devices en OAuth exporteren, plus gebruiksrapporten van Docs, Drive, Gmail en meer.
Stap 2: koppel BigQuery aan Looker Studio
Databron toevoegen
- Open lookerstudio.google.com.
- Klik op Maken > Databron en kies de BigQuery-connector.
- Selecteer onder Mijn projecten je Cloud-project, daarna de dataset en de tabel met de logs.
- Klik op Verbinden en controleer de velden en hun datatypes.
- Voeg de databron toe aan een nieuw rapport en begin met widgets plaatsen.
Maak een berekend veld voor je telling
Voeg een berekend veld toe met de formule COUNT(activity_id) (of een ander uniek veld uit je tabel) om het aantal events te tellen. Vermijd COUNT(*) als berekend veld in Looker Studio; tel liever een concrete kolom zodat lege rijen je cijfers niet vertekenen.
Voorbeeldwidgets
Een bruikbaar startdashboard combineert deze visualisaties:
| Widget | Toont | Handige bron-velden |
|---|---|---|
| Tijdlijn | Logins per dag, laatste 30 dagen | tijdstempel, login-events |
| Staafdiagram | Top 10 gebruikers op Drive-activiteit | gebruiker, Drive-events |
| Geokaart | Login-locaties op basis van IP | IP-adres, land |
| Scorecard | Mislukte versus geslaagde logins | login-resultaat |
Kosten en performance
BigQuery rekent af op opgeslagen data en op de hoeveelheid data die je query's scannen. Een paar tips om dat laag te houden:
- Filter je tijdlijn standaard op een korte periode (bijvoorbeeld 30 dagen) in plaats van de hele historie.
- Vermijd een custom SQL-query als databron wanneer een tabel of view volstaat; een custom query draait bij elke verversing opnieuw.
- Zet data-extract of caching aan in Looker Studio voor dashboards die veel mensen openen, zodat niet elke weergave BigQuery opnieuw bevraagt.
Gebruik een service-account voor gedeelde dashboards
Standaard draaien query's onder de inloggegevens van de kijker, wat tot toegangsfouten leidt als die persoon geen BigQuery-rechten heeft. Stel in de databron Gegevensgegevens (data credentials) in op een service-account, zodat iedereen het dashboard ziet zonder eigen BigQuery-toegang. Geef dat service-account alleen leesrechten op de betreffende dataset.
Hoe snel staat mijn data in BigQuery?
Na het inschakelen kan het tot ongeveer 48 uur duren voordat de eerste logs verschijnen. Daarna komen nieuwe events doorgaans binnen enkele uren binnen.
Waarom zie ik geen log-events, alleen gebruiksrapporten?
Dan staat je Cloud-project waarschijnlijk in sandbox-modus omdat facturering uit staat. Schakel facturering in op het project; de detail-logs lopen via de insertAll-API die facturering vereist.
Welke rechten heb ik in de Admin-console nodig?
Je hebt het voorrecht Reports administrator nodig om de pagina Data-integraties te openen en de export te configureren.
Kan ik historische data van voor de activatie terugkrijgen?
Nee. De export begint pas data te schrijven vanaf het moment dat je hem inschakelt. Eerdere events worden niet met terugwerkende kracht geleverd.
Hoe houd ik de BigQuery-kosten beheersbaar?
Beperk de periode in je tijdlijnen, gebruik tabellen of views in plaats van custom query's en zet caching of een data-extract aan voor veelbekeken dashboards.
Kan ik het dashboard delen zonder dat collega's BigQuery-rechten nodig hebben?
Ja. Stel de databron in op een service-account met leesrechten op de dataset, dan zien kijkers het dashboard zonder eigen BigQuery-toegang.