Een klas vol Chromebooks klinkt als een beheerhoofdpijn, maar met de Google Admin console is het tegenovergestelde waar. Je beheert honderden apparaten vanaf een plek, stelt beleid in per groep en hoeft nooit een toestel fysiek aan te raken voor een instelling. In dit artikel laat ik zien hoe je Chromebooks voor een school inricht en beheert.
Waarom Chromebooks in het onderwijs
Chromebooks zijn populair op scholen omdat ze goedkoop, snel en eenvoudig te beheren zijn. Ze starten in seconden op, krijgen jarenlang automatische updates en hebben weinig onderhoud nodig. Omdat al het werk in de cloud staat, maakt het niet uit op welk toestel een leerling inlogt: zijn omgeving is altijd hetzelfde.
Voor de IT-afdeling is het grootste pluspunt het centrale beheer. Een verloren of kapot toestel is zo vervangen, want er staat lokaal niets op dat verloren gaat. De leerling logt in op een nieuw apparaat en werkt verder.
Licentie per apparaat is vereist
Voor centraal beheer heb je een Chrome Education Upgrade-licentie per apparaat nodig. Die schakelt het beheer in de Admin console vrij. Zonder licentie werkt een Chromebook wel, maar kun je hem niet centraal aansturen.
Apparaten registreren
Beheer begint bij het registreren van de toestellen. Bij registratie koppel je een Chromebook aan je organisatie, waarna het beleid automatisch wordt toegepast. Veel scholen laten dit door de leverancier doen via zero-touch registratie, zodat een toestel uit de doos al beheerd is.
Chromebooks registreren en uitrollen
- Zorg dat je voldoende Chrome Education Upgrade-licenties hebt.
- Open de Admin console en ga naar Apparaten en vervolgens Chrome.
- Registreer de apparaten, handmatig of via zero-touch bij de leverancier.
- Plaats de toestellen in de juiste organisatie-eenheid.
- Stel per organisatie-eenheid het gewenste beleid in.
- Deel de Chromebooks uit. Ze passen het beleid direct toe.
Organisatie-eenheden als basis
Net als bij gebruikers werk je bij apparaten met organisatie-eenheden. Je deelt je toestellen in groepen in, bijvoorbeeld per leerjaar, per lokaal of per type gebruik. Aan elke eenheid hang je een eigen beleid. Een examenklas krijgt zo andere regels dan de onderbouw.
Spiegel je structuur aan de school
Spiegel je apparaat-organisatie-eenheden aan je situatie op school. Een indeling per leerjaar of per lokaal maakt het instellen van beleid intuitief en voorkomt dat je per toestel uitzonderingen moet maken.
Beleid instellen
In het beleid bepaal je vrijwel alles: welke apps en extensies leerlingen mogen installeren, welke websites geblokkeerd of toegestaan zijn, of de camera werkt, wanneer updates worden uitgerold en wat er op het inlogscherm staat. Je stelt het een keer in en het geldt voor elk toestel in de groep.
| Beleidsgebied | Wat je regelt |
|---|---|
| App-beleid | Bepaal welke apps en extensies beschikbaar of verplicht zijn. |
| Web-filtering | Blokkeer of sta websites toe, bijvoorbeeld voor jongere leerlingen. |
| Update-beheer | Plan wanneer ChromeOS-updates worden uitgerold om verrassingen te voorkomen. |
| Inlogbeleid | Beperk wie op een toestel mag inloggen, bijvoorbeeld alleen schoolaccounts. |
Toestellen klaar voor toetsen
Een bijzonder krachtige functie is de vergrendelde toetsmodus. Met de juiste instelling zet je een Chromebook tijdens een toets in een afgeschermde modus waarin de leerling niet naar andere tabbladen of apps kan. Zo gebruik je dezelfde toestellen voor lessen en voor toetsing. Voor laagdrempelige overhoringen volstaat de vergrendelde modus in Google Formulieren; voor toetsen met hoge inzet zet je een toets-app in kioskmodus, die het toestel volledig afschermt.
De volgorde van inrichting is steeds dezelfde:
- Apparaten registreren in de Admin console.
- Indelen in organisatie-eenheden.
- Beleid per groep instellen.
- Apps en filters toewijzen.
- Toetsmodus configureren waar nodig.
- Uitrollen aan leerlingen.
Verloren, gestolen of kapot
Gaat een toestel verloren, dan zet je het op afstand uit, zodat niemand er nog op kan inloggen. Komt het terug, dan heractiveer je het. Een kapot toestel vervang je zonder dataverlies, omdat alle leerlingdata in de cloud staat. Dit maakt het beheer van een grote vloot beheersbaar.
Gedeelde toestellen, gedeelde privacy
Een gedeeld toestel betekent gedeelde verantwoordelijkheid voor privacy. Zorg dat leerlingen altijd uitloggen en overweeg per sessie gastgebruik of het automatisch wissen van gebruikersdata bij uitloggen (ephemeral mode), zodat de volgende leerling niet bij andermans gegevens kan.
Gedeelde versus persoonlijke toestellen
Scholen kiezen grofweg tussen twee modellen. Bij gedeelde toestellen pakt een leerling elke les een willekeurige Chromebook uit een kar, logt in en werkt verder, omdat zijn omgeving in de cloud staat. Dat is goedkoop en eenvoudig, maar vraagt om strakke afspraken over uitloggen en hygiene van de toestellen. Bij persoonlijke toestellen heeft elke leerling zijn eigen Chromebook, vaak voor meerdere jaren, wat meer eigenaarschap geeft maar ook meer kost.
De keuze tussen beide modellen bepaalt veel van je beheer. Gedeelde toestellen vragen om een schoonmaak- en uitlogbeleid, persoonlijke toestellen om afspraken over thuisgebruik en eigen verantwoordelijkheid. Veel scholen combineren: gedeelde karren in de onderbouw, een eigen toestel in de bovenbouw. Welk model je ook kiest, het centrale beheer via de Admin console blijft hetzelfde, alleen je organisatie-eenheden en beleid passen zich aan de situatie aan.
Met centraal beheer maak je van een vloot Chromebooks een betrouwbaar en veilig onderdeel van je school. In het volgende artikel kijken we naar het aanmaken en beheren van leerlingaccounts.
Heb ik per Chromebook een licentie nodig?
Voor centraal beheer wel, via de Chrome Education Upgrade. Zonder licentie ontbreekt het beheer in de Admin console, al werkt het toestel zelf gewoon.
Kan ik websites blokkeren voor jongere leerlingen?
Ja. Met web-filtering per organisatie-eenheid stel je toegestane en geblokkeerde sites in, zodat de onderbouw andere regels krijgt dan de bovenbouw.
Raakt leerlingwerk verloren bij een kapot toestel?
Nee, al het werk staat in de cloud. De leerling logt op een nieuw toestel in en werkt verder waar hij gebleven was.
Kan ik een verloren of gestolen Chromebook onbruikbaar maken?
Ja. Je deactiveert het toestel op afstand vanuit de Admin console, zodat niemand er nog op kan inloggen. Komt het terug, dan heractiveer je het.
Hoe gebruik ik dezelfde Chromebooks voor toetsen?
Zet ze in een vergrendelde toetsmodus. Voor laagdrempelige quizzen gebruik je de vergrendelde modus in Google Formulieren, voor toetsen met hoge inzet een toets-app in kioskmodus die het toestel volledig afschermt.
Wat is het verschil tussen gedeelde en persoonlijke toestellen?
Gedeelde toestellen worden door wisselende leerlingen gebruikt en zijn goedkoper, maar vragen om strak uitlogbeleid. Persoonlijke toestellen geven meer eigenaarschap maar kosten meer. Het centrale beheer blijft in beide gevallen gelijk.