Ouders willen graag weten hoe het met het schoolwerk van hun kind gaat, maar je wilt ze ook niet overspoelen met losse berichten. Google Classroom heeft hier een handige oplossing voor: samenvattingen voor voogden. Daarmee krijgen ouders periodiek een overzichtelijke e-mail, zonder dat jij er omkijken naar hebt. In dit artikel lees je hoe je dit instelt en gebruikt.
Wat samenvattingen voor voogden zijn
Een samenvatting voor voogden is een automatische e-mail die Classroom naar een ouder stuurt. Daarin staat een overzicht van het werk van het kind: wat er nog open staat, wat te laat is en welke opdrachten en aankondigingen er recent zijn geweest. De ouder kan dagelijks of wekelijks een samenvatting ontvangen en kan zich op elk moment weer uitschrijven.
Belangrijk is wat er niet in staat. Ouders zien geen cijfers en krijgen geen toegang tot de cursus zelf. Ze zien alleen de globale stand van zaken. Zo blijven ze betrokken, terwijl de privacy van de klas en de directe feedback tussen jou en de leerling bewaard blijft.
Geen Google-account nodig
De ouder hoeft geen Google-account te hebben. De samenvatting komt gewoon binnen op het opgegeven e-mailadres, in welke mailbox dan ook. De leerling moet wel een Workspace for Education-account gebruiken, want daarop draait Classroom.
De functie inschakelen
Voordat je ouders kunt uitnodigen, moet de beheerder van de school de functie aanzetten in de Admin console. Dit is een eenmalige instelling op schoolniveau. Vraag dus eerst bij je IT-afdeling of voogdtoegang is ingeschakeld.
Voor scholen in het primair en voortgezet onderwijs (K-12) staat voogdtoegang standaard aan. Voor instellingen in het hoger onderwijs staat de functie standaard uit en moet de beheerder hem expliciet inschakelen. In de Admin console bepaalt de beheerder bovendien wie voogden mag uitnodigen: alleen beheerders of ook docenten.
Zo zet je voogdsamenvattingen op
- De beheerder gaat in de Admin console naar Apps, dan Google Workspace of Aanvullende Google-services, en kiest Classroom.
- Onder Algemene instellingen en Voogdtoegang schakelt de beheerder de functie in en stelt in wie voogden mag uitnodigen.
- Open als docent je cursus en ga naar het tabblad Mensen.
- Klik bij een leerling op Voogd uitnodigen.
- Voer het e-mailadres van de ouder of voogd in en verstuur de uitnodiging.
- De ouder accepteert de uitnodiging en ontvangt daarna automatisch de samenvattingen.
Ouders uitnodigen
Als docent nodig je ouders uit vanuit het tabblad Mensen in je cursus. Bij elke leerling staat de optie om een voogd toe te voegen. Je voert het e-mailadres in en Classroom stuurt een uitnodiging. De ouder moet die accepteren voordat de samenvattingen starten.
Een leerling kan meerdere voogden hebben, bijvoorbeeld beide ouders. En een voogd die aan een leerling is gekoppeld, ontvangt samenvattingen voor alle cursussen waarin die leerling zit waar de functie aanstaat. Je hoeft dus niet per vak opnieuw uit te nodigen als een collega dat al deed.
Spreek af wie uitnodigt
Stem binnen je school af wie de voogden uitnodigt. Vaak is het handig als de mentor of een centrale beheerder dit doet, zodat ouders niet door elke vakdocent apart worden uitgenodigd.
De timing en inhoud
Ouders kiezen zelf hoe vaak ze een samenvatting willen, dagelijks of wekelijks. In de e-mail staat een overzicht van openstaand werk, gemist werk en de activiteiten van de afgelopen periode. Voor ouders is dit een prettige manier om het gesprek thuis op gang te brengen zonder dat ze de hele schooldag hoeven te volgen.
Het hele proces verloopt in een paar vaste stappen:
- De beheerder schakelt de functie in via de Admin console.
- De docent of mentor nodigt de voogd uit.
- De ouder accepteert de uitnodiging.
- De ouder kiest een dagelijkse of wekelijkse frequentie.
- De samenvattingen komen daarna automatisch binnen.
Preview voor sommige licenties
Bij Education Standard en Education Plus kunnen voogden via de e-mail een previewlink openen. Daarmee zien ze de titel, details, bijlagen en inleverdatum van een opdracht binnen Classroom. Ook in deze preview staan geen cijfers. Bij de andere licenties blijft het bij de e-mailsamenvatting zelf.
Privacy en grenzen
Het is goed om ouders duidelijk te maken wat de samenvatting wel en niet laat zien. Sommige ouders verwachten cijfers en raken in verwarring als die er niet in staan. Leg uit dat de samenvatting bedoeld is als globaal overzicht, en dat voor cijfers het reguliere rapport of een gesprek de juiste weg is.
Houd er ook rekening mee dat de privacy van de leerling telt. Bij oudere leerlingen, zeker rond de leeftijd waarop ze meer zelfstandigheid krijgen, is het verstandig om binnen de school af te spreken tot welke leeftijd je voogdsamenvattingen inzet.
Geen cijfers, geen privefeedback
Voogdsamenvattingen tonen geen cijfers en geen privefeedback. Communiceer dit helder naar ouders, anders ontstaan er verkeerde verwachtingen over wat ze precies te zien krijgen.
Voogden in het gesprek met ouders
De samenvatting is geen vervanging van het persoonlijke contact, maar een aanvulling erop. Ouders die wekelijks een overzicht binnenkrijgen, komen beter voorbereid naar een oudergesprek. Ze weten al welk werk hun kind miste of waar het achterloopt, zodat het gesprek dieper kan gaan dan het uitwisselen van basale feiten. Je begint niet meer bij nul, maar bij een gedeeld beeld.
Bedenk wel dat niet elke ouder even digitaal vaardig is. Sommige ouders raken in verwarring door een automatische mail of weten niet wat ze ermee moeten. Een korte uitleg bij de eerste samenvatting, of een toelichting op de informatieavond, helpt ouders de samenvatting goed te gebruiken. Zo wordt de functie een brug naar betrokkenheid in plaats van een bron van vragen.
Met samenvattingen voor voogden houd je ouders moeiteloos betrokken bij het schoolwerk, terwijl de leerling de regie over het eigen leerproces behoudt.
Zien ouders de cijfers van hun kind?
Nee, de samenvatting bevat geen cijfers. Ouders zien alleen een overzicht van openstaand werk, gemist werk en recente activiteiten. Voor cijfers blijven het rapport en het oudergesprek de juiste weg.
Heeft de ouder een Google-account nodig?
Nee, de samenvatting komt binnen op elk regulier e-mailadres, in welke mailbox dan ook. De leerling heeft wel een Workspace for Education-account nodig.
Krijgt de ouder toegang tot de cursus zelf?
Nee, ouders krijgen geen toegang tot de cursusomgeving. Bij Education Standard en Education Plus kunnen ze via een previewlink wel de details van een opdracht inzien, maar nooit de cijfers.
Hoe vaak ontvangt een ouder een samenvatting?
De ouder kiest zelf voor een dagelijkse of wekelijkse samenvatting en kan zich op elk moment uitschrijven.
Kan ik een voogd weer verwijderen?
Ja, je kunt een voogd op elk moment verwijderen via het tabblad Mensen in je cursus. De ouder ontvangt daarna geen samenvattingen meer.
Werkt de functie meteen na het inschakelen?
De docent kan pas voogden uitnodigen nadat de beheerder voogdtoegang in de Admin console heeft aangezet. Vraag dit bij twijfel eerst na bij je IT-afdeling.