Waarom een donateurs-dashboard
Transparantie is essentieel voor non-profits. Bestuurders willen weten hoe de fondsenwerving verloopt, donateurs willen zien wat hun bijdrage heeft opgeleverd en subsidiegevers vragen om impactrapportages. Een visueel dashboard in Looker Studio maakt deze data inzichtelijk, zonder dat je steeds handmatig rapporten hoeft samen te stellen.
Looker Studio (voorheen Google Data Studio) is gratis te gebruiken voor Google-databronnen en integreert naadloos met Google Sheets. Er bestaat ook een betaalde Looker Studio Pro, maar voor een doorsnee donateurs-dashboard heb je die niet nodig.
Veilig delen als alleen-lezen
Looker Studio-dashboards kun je delen als een link. Stel de toegang in op alleen-lezen, zodat ontvangers de visualisaties zien maar de onderliggende data niet kunnen aanpassen.
Databron voorbereiden in Sheets
De kwaliteit van je dashboard begint bij een nette databron. Zorg dat je donateursregistratie in Sheets gestructureerd is voor rapportage:
- Elke rij is precies één donatie, niet één donor.
- Kolommen zijn consistent benoemd (bijvoorbeeld
Datum,Bedrag,Donortype,Project). - Datums staan in een consistent formaat (gebruik JJJJ-MM-DD voor de beste compatibiliteit).
- Bedragen zijn getallen zonder valutasymbolen of duizendscheidingstekens.
Maak aparte kolommen voor jaar, maand en kwartaal als afgeleide waarden. Zo kun je in Looker Studio eenvoudig filteren op tijdsperiode zonder ingewikkelde berekeningen.
Eerste rij als koprij
Geef elke kolom een duidelijke kop in de eerste rij. Looker Studio gebruikt die koppen automatisch als veldnamen, wat het bouwen van grafieken een stuk overzichtelijker maakt.
Looker Studio-rapport aanmaken
Ga naar lookerstudio.google.com en maak een leeg rapport aan. Voeg vervolgens je Sheets-databron toe via de Google Sheets-connector en selecteer het juiste spreadsheet en tabblad.
Basisrapport opbouwen in Looker Studio
- Ga naar lookerstudio.google.com en kies Leeg rapport.
- Klik op Gegevens toevoegen en selecteer Google Sheets.
- Kies je donateursregistratie-spreadsheet en het juiste tabblad.
- Voeg een scorecard toe voor het totale donatiebedrag: kies
Bedragals metriek enSOMals aggregatie. - Voeg een lijndiagram toe voor donatietrends per maand: zet de
Maand-kolom op de X-as enSOM(Bedrag)als metriek. - Voeg een cirkeldiagram toe voor donaties per donortype (particulier, bedrijf, fonds).
- Voeg een tabel toe met de top-donateurs van het afgelopen jaar.
- Plaats een datumfilter zodat gebruikers zelf de periode kunnen aanpassen.
Visualisaties voor impact
Naast financiële data wil je vaak ook impactdata laten zien. Heb je een Sheets-tabblad met projectvoortgang (doelstelling tegenover bereikt resultaat), koppel dat dan als tweede databron in hetzelfde rapport.
Nuttige visualisaties voor non-profits:
- Voortgangsmeter: ingezameld bedrag tegenover het doel, weergegeven als Gauge-visualisatie.
- Maandelijkse groei: nieuwe donateurs per maand als staafdiagram.
- Geografische kaart: bij locatiedata kun je de spreiding van donateurs op een kaart tonen.
- Projectoverzicht: een tabel met projecten, budget en besteed bedrag.
Rapport delen met stakeholders
Deel het dashboard via de deelknop rechtsboven in Looker Studio. Je hebt drie veelgebruikte opties:
- Link met iedereen die de link heeft: geschikt voor publieke transparantierapporten.
- Specifieke e-mailadressen: voor interne rapportage aan bestuur of subsidiegevers.
- Insluiten in een website: kopieer de embed-code en plaats het interactieve dashboard op je site.
Wil je het rapport automatisch laten versturen, klik dan op Delen en kies Levering plannen. Je stelt ontvangers en een frequentie in, waarna het dashboard als PDF wordt verstuurd op een vast tijdstip. Houd er rekening mee dat de persoon die het schema aanmaakt zelf in de ontvangerslijst moet staan.
Geen privacygevoelige data publiek delen
Een publiek deelbare link is voor iedereen met die URL zichtbaar. Toon in een openbaar dashboard alleen geaggregeerde totalen, nooit individuele namen, bedragen of contactgegevens van donateurs. Voor persoonsgegevens geldt de AVG.
Is Looker Studio volledig gratis?
Ja, Looker Studio is gratis te gebruiken met Google-databronnen zoals Sheets, Google Analytics en BigQuery. Looker Studio Pro is een betaald product met extra functies voor governance en beheer op grote schaal. Voor een donateurs-dashboard volstaat de gratis versie in de meeste gevallen.
Hoe actueel is het dashboard?
Looker Studio haalt de data uit Sheets op, deels uit een gecachte versie voor snelheid. Klik op de vernieuwen-knop om de meest recente gegevens te laden. De cache-frequentie kun je per databron instellen.
Kunnen donateurs hun eigen donaties zien?
Niet rechtstreeks via Looker Studio. Je kunt wel een publiek dashboard maken dat geaggregeerde totalen toont, zonder individuele donatiegegevens.
Hoe combineer ik data uit meerdere Sheets?
Voeg meerdere databronnen toe en gebruik de functie Gegevens samenvoegen (blend) om ze te koppelen op een gemeenschappelijk veld, bijvoorbeeld een project-ID of datum.
Kan ik het dashboard automatisch laten versturen?
Ja. Klik op Delen en kies Levering plannen. Stel ontvangers en een frequentie in en het rapport wordt als PDF verzonden. Je kunt tot 50 ontvangers per schema toevoegen.