Je zoekt een specifieke instelling in de Admin Console en hij is er gewoon niet. Geen typefout, geen verkeerd menu, hij ontbreekt. Frustrerend, maar bijna altijd verklaarbaar. Er zijn een handvol vaste oorzaken, en die loop je systematisch langs.
Oorzaak 1: onvoldoende rechten
De meest voorkomende oorzaak is dat je beheerdersrol de bijbehorende bevoegdheid niet heeft. De Admin Console toont alleen wat jouw rol mag zien en doen. Ben je geen superbeheerder maar een gedelegeerde beheerder, dan zijn hele secties mogelijk verborgen omdat je rol ze niet bevat.
Laat je rol vergelijken
Vraag een superbeheerder om je rol te controleren onder Account > Beheerdersrollen. Vergelijk de bevoegdheden van je rol met de sectie die je mist. Ontbreekt het recht, dan is dat de verklaring. Laat de bevoegdheid toevoegen of de taak door iemand met de juiste rol uitvoeren.
Oorzaak 2: je editie ondersteunt de functie niet
Niet elke functie zit in elke Workspace-editie. Geavanceerde beveiligingsfuncties, bepaalde compliance-instellingen en sommige beheermogelijkheden zijn voorbehouden aan hogere edities. Zit je op een instapeditie, dan ontbreken die instellingen simpelweg omdat je abonnement ze niet bevat.
Editie controleren
Je huidige editie zie je in de Admin Console onder Facturering > Abonnementen. Vergelijk de functie die je zoekt met wat jouw editie biedt. Een upgrade kan nodig zijn als de functie tot een hoger pakket behoort.
Oorzaak 3: verkeerde organisatie-eenheid
Veel instellingen worden per organisatie-eenheid getoond. Heb je boven in beeld een OU geselecteerd waarvoor de instelling niet relevant is, of kijk je naar een onderliggende OU die de instelling overerft, dan kan het beeld afwijken van wat je verwacht. Selecteer de bovenliggende OU (vaak de hoofd-OU met je domeinnaam) om te zien of de instelling daar wel verschijnt.
Ontbrekende instelling opsporen stap voor stap
- Controleer of je de juiste organisatie-eenheid bovenaan hebt geselecteerd, begin bij de hoofd-OU.
- Vraag een superbeheerder je beheerdersrol en bevoegdheden na te kijken onder Account > Beheerdersrollen.
- Controleer je Workspace-editie onder Facturering > Abonnementen.
- Zoek de functie op in de Google-documentatie om te zien in welke editie hij zit.
- Check of de functie mogelijk nog wordt uitgerold naar jouw account.
Oorzaak 4: nog niet uitgerold
Google rolt nieuwe functies geleidelijk uit. Een functie kan al zijn aangekondigd terwijl hij jouw account nog niet heeft bereikt. Voor veel releases bestaan er twee sporen: een snel-releasespoor en een gepland-releasespoor. Op een geplande release zit standaard een vertraging van ongeveer twee weken, waardoor het tijdstip van beschikbaarheid per spoor verschilt. Je vindt aankondigingen en de bijbehorende uitrolperiode in de Google Workspace Updates-blog en het releaseoverzicht.
Sluit eerst de hoofdoorzaken uit
Voordat je een supportticket opent, sluit eerst de drie hoofdoorzaken uit: rechten, editie en organisatie-eenheid. Verreweg de meeste ontbrekende instellingen vallen onder een van deze drie. Pas als die alle drie kloppen en de functie volgens de documentatie in je editie hoort te zitten, is een ticket zinvol.
Een instelling staat er wel, maar is grijs
Soms is een instelling wel zichtbaar maar uitgegrijsd. Dat betekent meestal dat de waarde op een hoger niveau is vergrendeld, of dat je rol hem wel mag zien maar niet wijzigen. Controleer of de instelling op een bovenliggende OU is afgedwongen (er staat dan vaak een sloticoon bij) of dat je rol leesrechten maar geen schrijfrechten heeft.
Waarom zie ik een instelling die een collega-beheerder wel ziet?
Waarschijnlijk verschilt jullie beheerdersrol. De Admin Console toont per rol andere secties. Vergelijk jullie bevoegdheden onder Account > Beheerdersrollen.
Kan een instelling verdwijnen na een downgrade van mijn editie?
Ja. Verlaag je je abonnement, dan verdwijnen functies die alleen in de hogere editie zaten. Eerder gemaakte configuraties kunnen daarbij vervallen.
Hoe weet ik in welke editie een functie zit?
De Google-documentatie vermeldt per functie de ondersteunde edities. Zoek de functienaam op in de Workspace Help en controleer de vereisten onderaan het artikel.
Een instelling is zichtbaar maar grijs, wat nu?
Dan is hij waarschijnlijk vergrendeld op een hogere organisatie-eenheid of mist je rol schrijfrechten. Controleer de bovenliggende OU en je rolbevoegdheden.
De functie is volgens de docs net aangekondigd, waar blijft hij?
Dan is hij waarschijnlijk nog aan het uitrollen. Op een gepland-releasespoor kan dat ongeveer twee weken duren na de eerste aankondiging. Controleer de uitrolperiode in de Google Workspace Updates-blog.