Capaciteitsplanning voor Google Workspace zorgt dat je licenties en opslag meegroeien met je organisatie zonder verrassingen. Te laat opschalen levert tekorten op, te ruim inkopen kost onnodig geld. In dit artikel laten we zien hoe je je behoefte voorspelt, je gebruik bewaakt en op het juiste moment bijstuurt.
Wat capaciteitsplanning inhoudt
Capaciteitsplanning gaat over vooruitkijken. In plaats van te reageren als je licenties op zijn of je opslag vol zit, plan je vooruit zodat je altijd net genoeg hebt. Voor Google Workspace draait dit vooral om twee dingen: het aantal licenties en de hoeveelheid opslag.
Licenties zijn gekoppeld aan gebruikers. Groeit je organisatie, dan heb je meer licenties nodig. Opslag is gedeeld over de organisatie en groeit met het gebruik van mail, Drive en gedeelde bestanden. Beide moeten op tijd meegroeien, maar ook niet onnodig ruim zijn.
Hoe de gedeelde opslagpool werkt
Bij de meeste Workspace-edities krijg je een gedeelde opslagpool die over de hele organisatie wordt verdeeld. De totale limiet hangt af van de opslag per licentie van je editie, het aantal licenties en eventuele bijgekochte extra opslag. Hoe meer gebruikers, hoe groter de pool. Elke gebruiker heeft dus geen vast individueel plafond, maar de gedeelde pool kan wel vollopen als het totale gebruik te hoog wordt.
Licentiebehoefte voorspellen
Het voorspellen van je licentiebehoefte begint bij de personeelsplanning. Hoeveel mensen komen er de komende periode bij? Zijn er seizoenspieken, zoals tijdelijke krachten in een drukke periode? Door dit met HR af te stemmen, voorkom je dat een nieuwe medewerker op dag een geen account heeft omdat de licenties op zijn.
Licentiebehoefte plannen
- Stem af met HR over de verwachte groei en eventuele seizoenspieken.
- Inventariseer welke rollen welke editie nodig hebben, want niet iedereen heeft de duurste editie nodig.
- Houd een buffer aan voor onverwachte instroom, maar niet te groot.
- Ruim periodiek licenties op van vertrokken medewerkers die nog niet zijn vrijgegeven.
- Bekijk of je een jaarcontract of flexibel contract neemt, afhankelijk van je groeivoorspelbaarheid.
- Evalueer elk kwartaal of je werkelijke gebruik klopt met je voorspelling.
Kies de editie per rol
Niet elke medewerker heeft de duurste editie nodig. Iemand die alleen mail en agenda gebruikt, heeft genoeg aan een lichtere editie dan een poweruser die geavanceerde beveiliging en veel opslag nodig heeft. Door per rol de juiste editie te kiezen, bespaar je aanzienlijk zonder iemand iets tekort te doen.
Opslag bewaken
Opslag loopt vaak ongemerkt vol. Grote mailboxen, video's in Drive en gedeelde bestanden tikken aan. In de Admin-console zie je het totale opslaggebruik en kun je per gebruiker zien wie veel ruimte gebruikt.
Wacht niet tot de pool vol is
Wacht niet tot de gedeelde opslagpool bijna vol is voordat je actie onderneemt. Een volle pool kan betekenen dat mensen geen mail meer kunnen ontvangen of geen bestanden meer kunnen opslaan, wat acuut werk verstoort. Stel een waarschuwingsdrempel in, bijvoorbeeld bij tachtig procent, zodat je ruim op tijd kunt bijsturen.
Vaak kun je opslag terugwinnen zonder bij te kopen. Oude data van vertrokken medewerkers, enorme bijlagen en vergeten bestanden in de prullenbak nemen veel ruimte in. Een opschoonactie levert soms verrassend veel op.
Kosten beheersen en optimaliseren
Capaciteitsplanning is ook kostenbeheersing. Te veel licenties of onnodig dure edities kosten geld dat je elders kunt gebruiken. Tegelijk is te krap plannen riskant. De kunst is de balans tussen kosten en risico.
Aan de kostenkant let je vooral op:
- Ongebruikte licenties van vertrokken of inactieve gebruikers.
- Te dure edities voor mensen die alleen mail en agenda gebruiken.
- Opslag die je kunt opschonen in plaats van bijkopen.
Aan de risicokant let je vooral op:
- Voldoende buffer voor verwachte groei en instroom.
- Tijdig opschalen voor seizoenspieken of projectteams.
- Een gezonde marge op je opslagpool, ruim onder de limiet.
Rolverdeling bij capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning werkt het best als duidelijk is wie wat doet. Twee rollen zijn doorgaans betrokken.
| Rol | Verantwoordelijkheid |
|---|---|
| Beheerder | Bewaakt het dagelijkse gebruik in de Admin-console, signaleert wanneer een drempel nadert en voert opschoonacties uit waar dat ruimte oplevert. |
| IT-manager | Maakt de capaciteitsplanning, stemt af met HR en finance en beslist over contracten, edities en het moment van opschalen. Balanceert kosten tegen risico. |
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik hoeveel licenties ik nodig heb?
Begin bij de personeelsplanning. Het aantal gebruikers bepaalt het aantal licenties. Houd een kleine buffer aan voor onverwachte instroom en stem regelmatig af met HR over verwachte groei en pieken.
Wat gebeurt er als mijn opslagpool vol raakt?
Dan kunnen gebruikers tegen problemen aanlopen, zoals mail die niet meer aankomt of bestanden die niet opgeslagen kunnen worden. Stel daarom een waarschuwingsdrempel in en ruim op tijd op of koop bij voordat het zover komt.
Kan ik opslag terugwinnen zonder bij te kopen?
Vaak wel. Data van vertrokken medewerkers, grote bijlagen en bestanden in de prullenbak nemen veel ruimte in. Een opschoonactie levert regelmatig genoeg ruimte op om bijkopen uit te stellen.
Heeft iedereen dezelfde editie nodig?
Nee. Lichte gebruikers hebben genoeg aan een goedkopere editie dan powerusers. Door per rol de juiste editie te kiezen bespaar je kosten zonder iemand functionaliteit te onthouden die hij echt nodig heeft.
Hoe vaak moet ik mijn capaciteitsplanning herzien?
Een kwartaalritme werkt voor de meeste organisaties goed. Dan vergelijk je je werkelijke gebruik met je voorspelling en stuur je bij. Bij snelle groei of een fusie loont een maandelijkse check.
Waar zie ik mijn huidige opslaggebruik?
In de Google Admin-console vind je een overzicht van het totale opslaggebruik van de organisatie en kun je per gebruiker zien wie veel ruimte inneemt. Zo spoor je snel de grootste verbruikers op.
Lees ook licenties beheren en facturering voor de financiële kant.