Routingregels geven je fijnmazige controle over de mailstroom van je organisatie. Je bepaalt wat er met inkomende, uitgaande en interne mail gebeurt voordat die wordt afgeleverd. Dit is krachtig maar foutgevoelig, dus zorgvuldig testen is essentieel.
Waar je routing instelt
Je vindt de routinginstellingen in de Admin-console onder Apps, Google Workspace, Gmail, Routing. Daar maak je regels die mail filteren op afzender, ontvanger, onderwerp of inhoud en er vervolgens een actie aan koppelen.
Google Workspace kent twee plekken voor routing. Met Routing maak je specifieke regels of overschrijf je het standaardgedrag. Met Standaardroutering (Default routing) stel je het basisgedrag voor de hele organisatie in, bijvoorbeeld dubbele bezorging tijdens een migratie. Gebruik Standaardroutering voor brede afspraken en Routing voor gerichte uitzonderingen.
Routing geldt per organisatie-eenheid
Je kunt routingregels toepassen op de hele organisatie of beperken tot een specifieke organisatie-eenheid. Zo geef je bijvoorbeeld alleen de afdeling support een aparte doorstuurregel, zonder de rest te beinvloeden.
Veelvoorkomende toepassingen
Routing wordt voor uiteenlopende doelen gebruikt: een kopie van alle inkomende mail naar een archiefsysteem sturen, mail van een bepaald domein doorsturen naar een ander platform, een onderwerpregel of header toevoegen voor externe mail, of mail met bepaalde kenmerken blokkeren of in quarantaine plaatsen.
Een routingregel aanmaken
- Ga naar Apps, Google Workspace, Gmail, Routing in de Admin-console.
- Selecteer bovenaan de juiste organisatie-eenheid als de regel niet voor iedereen geldt.
- Klik bij Routing op Configureren of Toevoegen.
- Geef de regel een duidelijke naam.
- Kies op welke berichten de regel werkt: inkomend, uitgaand of intern.
- Stel de matchvoorwaarden in (afzender, ontvanger, onderwerp of inhoud).
- Bepaal de actie: doorsturen, kopieren, wijzigen of weigeren.
- Sla op en test de regel met een proefmail voordat je hem breed uitrolt.
Compliance footer en headers
Een veelgebruikte routingtoepassing is het automatisch toevoegen van een wettelijke disclaimer of footer aan uitgaande mail. Ook kun je headers toevoegen die externe mail markeren, zodat ontvangers binnen je organisatie zien dat een bericht van buiten komt.
Markeer externe mail zichtbaar
Voeg aan externe mail een duidelijke header of onderwerpprefix toe zoals EXTERN. Dit helpt medewerkers phishing te herkennen, omdat ze direct zien wanneer een bericht niet van een interne collega komt.
Volgorde en conflicten
Routingregels worden in volgorde verwerkt. Meerdere regels kunnen op hetzelfde bericht van toepassing zijn, wat tot onverwacht gedrag leidt. Houd het aantal regels beheersbaar en documenteer wat elke regel doet, zodat je later weet waarom een bericht ergens terechtkomt.
Test voor je breed uitrolt
Een verkeerd geconfigureerde routingregel kan stilletjes mail blokkeren of dubbel afleveren zonder dat iemand het meteen merkt. Test elke nieuwe regel met een proefmail en controleer of legitieme mail nog gewoon aankomt voordat je hem voor de hele organisatie aanzet.
Splitsmail en dubbele bezorging
Met splitsmail (split delivery) kun je tijdens een migratie mail tegelijk bij twee systemen laten binnenkomen. Dit is handig in overgangsperiodes, maar zet het uit zodra de migratie klaar is om dubbele berichten te voorkomen.
Kan ik routing per afdeling instellen?
Ja. Je past routingregels toe op een specifieke organisatie-eenheid, zodat alleen die afdeling de regel volgt en de rest van de organisatie ongemoeid blijft.
Hoe voorkom ik dubbele mail door routing?
Controleer of meerdere regels niet tegelijk op hetzelfde bericht een kopie-actie uitvoeren. Zet splitsmail uit na een migratie en test regels met proefmail om dubbele bezorging op te sporen.
Kan ik een disclaimer aan alle uitgaande mail toevoegen?
Ja, via een routingregel die uitgaande mail matcht en een footer toevoegt. Zo komt een wettelijke disclaimer automatisch onder elke verzonden mail te staan.
Wat is het verschil tussen Routing en Standaardroutering?
Standaardroutering bepaalt het basisgedrag voor de hele organisatie, zoals dubbele bezorging. Routing is bedoeld voor specifiekere regels of om het standaardgedrag te overschrijven. Begin met Standaardroutering voor brede afspraken en gebruik Routing voor uitzonderingen.
Hoelang duurt het voordat een routingregel actief is?
Wijzigingen worden meestal binnen enkele minuten doorgevoerd, maar Google geeft aan dat het tot 24 uur kan duren voordat een regel volledig actief is. Wacht dit af voordat je concludeert dat een regel niet werkt.
Kan ik een mailstroom forceren via een TLS-verbinding?
Ja. Bij compliance- en routingregels kun je vereisen dat bepaalde mail alleen over een beveiligde TLS-verbinding wordt verzonden, zodat gevoelige berichten niet onversleuteld de deur uitgaan.