Een document schrijven is één ding. Een document schrijven waar anderen snel doorheen kunnen navigeren en waar de structuur logisch is, vraagt iets meer aandacht voor opmaak en organisatie. Google Docs biedt alle tools die je daarvoor nodig hebt.
Kopstijlen gebruiken
De meest impactvolle verandering die je in je schrijfgewoonten kunt maken is deze: gebruik altijd de ingebouwde kopstijlen in plaats van tekst handmatig op te maken.
In de werkbalk zie je een uitklapmenu dat standaard op "Normale tekst" staat. Daar kies je Titel, Kop 1, Kop 2 of Kop 3. Elke stijl heeft een eigen opmaak die consistent is door het hele document.
Voordelen:
- Het documentoverzicht in de linkerzijbalk vult zich automatisch.
- Inhoudsopgaven worden automatisch gegenereerd.
- Als je de stijl aanpast, verandert die in het hele document tegelijk.
- Toegankelijkheidssoftware (zoals schermlezers) kan de structuur correct interpreteren.
Snel een kopstijl toepassen
Zet je cursor op de regel en gebruik de sneltoetsen: Ctrl+Alt+1 voor Kop 1, Ctrl+Alt+2 voor Kop 2 en Ctrl+Alt+3 voor Kop 3. Op een Mac gebruik je Cmd+Option in plaats van Ctrl+Alt. Met Ctrl+Alt+0 zet je een regel terug naar normale tekst.
Documentoverzicht activeren
- Open een Google Doc.
- Ga naar Beeld > Documentoverzicht weergeven.
- De linkerzijbalk toont nu alle koppen als navigatiepunten.
- Klik op een kop om direct naar die sectie te springen.
Een logische documentstructuur
Een goed document heeft een duidelijke hiërarchie. Gebruik elk niveau voor het juiste doel:
| Stijl | Waarvoor | Tip |
|---|---|---|
| Titel | De naam van het document | Eén keer, bovenaan |
| Kop 1 | Hoofdsecties | Spaarzaam gebruiken, ongeveer 3 tot 7 per document |
| Kop 2 | Subsecties binnen een Kop 1 | Voor logische onderverdeling |
| Kop 3 | Subsecties van subsecties | Alleen als het echt nodig is |
| Normale tekst | De eigenlijke inhoud | De rest van je tekst |
Sla geen niveaus over. Ga van Kop 1 naar Kop 2 en niet rechtstreeks van Kop 1 naar Kop 3. Een nette hiërarchie houdt het documentoverzicht en de inhoudsopgave leesbaar.
Vet is geen kop
Vermijd vetgedrukte tekst als vervanging van een kop. "Vet" draagt geen structurele betekenis, alleen visuele nadruk. Het verschijnt niet in het documentoverzicht en niet in een automatische inhoudsopgave, en schermlezers herkennen het niet als sectiekop.
Een inhoudsopgave invoegen
Automatische inhoudsopgave invoegen
- Plaats je cursor op de plek waar de inhoudsopgave moet komen, doorgaans net na de titel.
- Ga naar Invoegen > Inhoudsopgave.
- Kies de gewenste stijl, met of zonder paginanummers en met of zonder hyperlinks.
- De inhoudsopgave vult zich op basis van je kopstijlen.
- Klik later op de inhoudsopgave en kies het vernieuwingsicoon om nieuwe koppen toe te voegen.
Sjablonen gebruiken voor consistentie
Schrijf je regelmatig hetzelfde soort document, zoals vergadernotulen, projectplannen of offertes? Maak er dan een sjabloon van zodat de structuur elke keer gelijk is.
Met een Google Workspace-account kun je een sjabloon delen met je hele organisatie via de sjabloongalerij. Open de startpagina van Google Docs, klik op Sjabloongalerij, ga naar het tabblad met de naam van je organisatie en kies Sjabloon indienen. Collega's vinden het sjabloon daarna terug onder Bestand > Nieuw > Van sjabloongalerij.
Heb je geen Workspace, of wil je het sjabloon niet organisatiebreed delen? Bewaar dan een net opgemaakt voorbeelddocument in een map "Sjablonen" in je Gedeelde Drive en maak er telkens een kopie van.
Begin met de bouwstenen van Google Docs
Voor terugkerende documenten bevat Google Docs kant-en-klare bouwstenen, te vinden via Invoegen > Bouwstenen, bijvoorbeeld voor vergadernotities, productroadmaps en e-mailconcepten. Die geven je meteen een nette structuur met koppen en velden om in te vullen.
Pagina-indeling of paginavrij
Standaard gebruikt Google Docs A4-formaat met marges van 2,54 cm. Pas dit aan via Bestand > Pagina-instelling. Handige keuzes:
- Pas de marges aan voor documenten met veel inhoud aan de rand.
- Kies Paginavrij als je een doorlopend scrollend document wilt zonder paginagrenzen, handig voor interne wiki-achtige documenten.
Paginavrije documenten zijn ideaal voor samenwerkingsdocumenten die nooit als PDF worden geëxporteerd. Documenten die je uitprint of als PDF deelt, houden beter een vaste pagina-indeling, zodat afbeeldingen en tabellen netjes op de pagina blijven.
Moet ik een inhoudsopgave toevoegen aan elk document?
Nee. Een inhoudsopgave is vooral handig voor documenten langer dan ongeveer vijf pagina's of voor documenten die als naslagwerk dienen. Voor korte memo's en notities is het overbodig.
Waarom verschijnt mijn kop niet in het documentoverzicht?
Waarschijnlijk is de regel opgemaakt als vetgedrukte normale tekst in plaats van als kopstijl. Zet je cursor op de regel en kies in het stijlenmenu de juiste kop, bijvoorbeeld Kop 1 of Kop 2. Direct daarna verschijnt hij in de zijbalk.
Hoe verwijder ik een kop uit het documentoverzicht zonder de tekst weg te halen?
Open het documentoverzicht, beweeg met je muis over de betreffende kop en klik op het kruisje ernaast. De tekst blijft staan, maar verschijnt niet meer als navigatiepunt.
Kan ik mijn eigen kopstijlen aanpassen?
Ja. Maak één kop op zoals je wilt (lettertype, grootte, kleur), zet je cursor erin, open het stijlenmenu, ga naar de gewenste kop en kies "Kop x bijwerken zodat deze overeenkomt". Vanaf dat moment gebruiken alle koppen van dat niveau jouw opmaak.
Wat is het verschil tussen Titel en Kop 1?
Titel is bedoeld voor de naam van het hele document en gebruik je in de regel maar één keer, bovenaan. Kop 1 markeert de hoofdsecties binnen het document. Beide verschijnen in het overzicht, maar Titel staat er los bovenuit.