Google Docs toegankelijk maken voor iedereen betekent dat je document werkt voor alle lezers, ook voor mensen die een schermlezer gebruiken, slecht zien of moeite hebben met kleurcontrast. Toegankelijkheid is geen extra moeite achteraf, maar een kwestie van een paar goede gewoontes tijdens het schrijven. En het mooie is dat een toegankelijk document meestal ook gewoon een beter gestructureerd document is.
Waarom toegankelijkheid telt
Een toegankelijk document bereikt meer mensen en is vaak verplicht. Voor overheden en veel organisaties gelden toegankelijkheidsrichtlijnen. Maar los van regels: een goed gestructureerd document leest voor iedereen prettiger.
De belangrijkste pijlers van een toegankelijk document zijn:
- Echte koppen met opmaakstijlen voor navigatie met een schermlezer
- Alt-tekst bij afbeeldingen zodat de inhoud beschreven wordt
- Voldoende kleurcontrast tussen tekst en achtergrond
- Beschrijvende linktekst in plaats van "klik hier"
- Logisch opgebouwde tabellen met een duidelijke koprij
Wat doet een schermlezer?
Een schermlezer is software die de tekst op het scherm hardop voorleest of omzet naar braille. Hij leunt sterk op de structuur van je document. Heb je echte koppen gebruikt, dan kan een gebruiker per hoofdstuk navigeren. Heb je tekst alleen groter en vet gemaakt, dan hoort de schermlezer geen kop en gaat die navigatie verloren.
Koppen en structuur als basis
De belangrijkste toegankelijkheidsstap is het gebruik van echte opmaakstijlen voor koppen. Dit is precies waarom opmaakstijlen meer zijn dan cosmetiek.
Toegankelijke structuur opbouwen
- Gebruik Kop 1 voor hoofdstukken en Kop 2 voor onderdelen.
- Sla geen kopniveaus over, ga dus niet van Kop 1 direct naar Kop 3.
- Gebruik echte lijsten met opsommingstekens, niet handmatige streepjes.
- Geef je document een duidelijke titel met de stijl Titel.
- Controleer de structuur in de overzichtsbalk links via Weergave en Documentoverzicht weergeven.
Alt-tekst en contrast
Afbeeldingen hebben een beschrijving nodig zodat een schermlezer kan vertellen wat erop staat. Die beschrijving heet alt-tekst.
Alt-tekst toevoegen
- Klik met de rechtermuisknop op een afbeelding.
- Kies Alt-tekst (of selecteer de afbeelding en druk op
Ctrl + Alt + Y). - Beschrijf in het veld Beschrijving kort en feitelijk wat de afbeelding toont.
- Bij een puur decoratieve afbeelding mag de beschrijving kort blijven of leeg zijn.
- Klik op OK om op te slaan.
Schrijf nuttige alt-tekst
Houd alt-tekst beschrijvend maar bondig. Schrijf bij een grafiek niet alleen "grafiek", maar bijvoorbeeld "staafdiagram van de omzet per kwartaal met een piek in het vierde kwartaal". Zo krijgt een lezer met een schermlezer dezelfde informatie als iemand die de grafiek ziet.
Voldoende kleurcontrast is de tweede pijler. Lichtgrijze tekst op een witte achtergrond is voor veel mensen slecht leesbaar. Houd tekst donker op een lichte achtergrond of andersom, en streef naar een contrastverhouding van minstens 4,5 op 1 voor gewone tekst (de WCAG-richtlijn). Vertrouw daarbij nooit alleen op kleur om betekenis over te brengen.
Linktekst en tabellen
Beschrijvende linktekst helpt iedereen, maar vooral schermlezergebruikers die door de links van een document springen.
- Linktekst: gebruik geen "klik hier" maar beschrijvende tekst, bijvoorbeeld "lees het toegankelijkheidsbeleid". Een schermlezer leest losse links voor, en "klik hier" zegt dan niets.
- Tabellen: houd tabellen eenvoudig met een duidelijke koprij. Vermijd samengevoegde cellen waar het kan, want die maken het voor een schermlezer lastiger om de structuur te volgen.
- Taal instellen: stel de documenttaal correct in via Bestand en Taal, zodat een schermlezer de juiste uitspraak gebruikt.
Zet voor jezelf of voor lezers de schermlezer-ondersteuning aan via Hulpprogramma's en Toegankelijkheidsinstellingen. Daarmee werkt Docs soepel samen met hulpsoftware en kun je ook braille-ondersteuning inschakelen.
Kleur alleen is niet genoeg
Vertrouw nooit alleen op kleur om iets aan te geven, bijvoorbeeld alleen rode tekst voor een waarschuwing. Mensen die kleurenblind zijn missen die boodschap. Combineer kleur altijd met tekst of een symbool, zodat de betekenis ook zonder kleur overkomt.
Hoe weet ik of mijn document toegankelijk is?
Controleer of je echte koppen gebruikt, of afbeeldingen alt-tekst hebben, of het contrast voldoende is en of links beschrijvend zijn. De overzichtsbalk links toont of je koppenstructuur klopt.
Moet ik elke afbeelding alt-tekst geven?
Geef informatieve afbeeldingen altijd alt-tekst. Puur decoratieve afbeeldingen mogen een korte of lege beschrijving krijgen. Twijfel je, beschrijf de afbeelding dan toch.
Werkt Google Docs samen met schermlezers?
Ja, Docs ondersteunt veelgebruikte schermlezers zoals NVDA, JAWS, VoiceOver en ChromeVox. Zet de ondersteuning aan via Hulpprogramma's en Toegankelijkheidsinstellingen.
Welk kleurcontrast is voldoende?
Voor gewone tekst geldt een contrastverhouding van minstens 4,5 op 1 tussen tekst en achtergrond. Voor grote tekst mag dat 3 op 1 zijn. Lichtgrijs op wit haalt dat meestal niet.
Helpt toegankelijkheid ook gewone lezers?
Zeker. Een duidelijke structuur, goed contrast en beschrijvende links maken een document voor iedereen prettiger en sneller te lezen.
Toegankelijkheid is een gewoonte, geen klus achteraf. Gebruik echte koppen, voeg alt-tekst toe, houd genoeg contrast en schrijf beschrijvende links. Zo maak je een document dat iedereen kan lezen, en dat is meteen ook beter geschreven.