Antwoorden exporteren
Google Forms slaat antwoorden op in het formulier zelf, maar voor analyse en verdere verwerking wil je ze in een spreadsheet. Forms biedt twee exportmethoden: koppeling aan Google Spreadsheets en een directe CSV-download. De koppeling werkt realtime en is ideaal voor doorlopende verzameling, de CSV is handig voor een eenmalige momentopname.
Koppelen aan Google Spreadsheet
- Open je formulier en klik op het tabblad Antwoorden.
- Klik op het groene Spreadsheet-icoon rechtsboven. Je kunt ook het driepuntjesmenu openen en Bestemming voor antwoorden selecteren kiezen.
- Kies Nieuwe spreadsheet maken (geef een naam) of Bestaande spreadsheet selecteren.
- Klik op Maken of Selecteren.
Forms maakt nu een sheet aan met een kolom per vraag en een rij per inzending, plus een kolom Tijdstempel met het tijdstip van inzenden. Nieuwe antwoorden worden automatisch en realtime toegevoegd.
De spreadsheet staat in je Drive
De spreadsheet wordt aangemaakt in je Google Drive. Je kunt hem delen en bewerken zonder de koppeling met Forms te verbreken. Let op: handmatige bewerkingen in de antwoordrijen worden niet teruggeschreven naar Forms.
Bestaande spreadsheet-koppeling
Als je koppelt aan een bestaande spreadsheet, maakt Forms altijd een nieuw tabblad aan (standaard: Formulierreacties 1). Andere tabs in de spreadsheet blijven onaangetast, dus je bestaande gegevens overlappen nooit met de inkomende antwoorden.
CSV downloaden
Voor een eenmalige export of als je antwoorden wil verwerken in Excel of een ander programma:
Antwoorden als CSV downloaden
- Ga naar het tabblad Antwoorden en open het driepuntjesmenu rechtsboven.
- Kies Antwoorden downloaden (.csv).
- Open het gedownloade bestand in Excel, Numbers of een ander spreadsheetprogramma.
Het CSV-bestand bevat alle huidige antwoorden met een headerrij en een tijdstempelkolom. Je downloadt altijd alle antwoorden in een keer, filteren op losse inzendingen kan niet vanuit de download zelf.
Maak regelmatig een back-up
Download met enige regelmaat een CSV als back-up, zeker als je formulier belangrijke of moeilijk te reproduceren gegevens verzamelt. Zo heb je altijd een momentopname los van de live koppeling.
CSV-download werkt op desktop
De optie Antwoorden downloaden (.csv) is bedoeld voor de desktopweergave. In de Forms-app op je telefoon ontbreekt deze knop. Open Forms desktopgewijs in een browser als je de download mist.
Antwoorden bekijken in Forms
Zonder exporteren zie je in het tabblad Antwoorden drie weergaven:
- Samenvatting: grafieken en statistieken per vraag
- Vraag: per vraag alle gegeven antwoorden
- Individueel: per respondent alle antwoorden, doorbladerbaar
Wissel tussen deze weergaven via de tabjes bovenaan het Antwoorden-tabblad.
Koppeling ontkoppelen
Wil je de spreadsheet-koppeling verwijderen, dan klik je op het driepuntjesmenu in het Antwoorden-tabblad en kies je Koppeling met formulier verwijderen. Bestaande antwoorden in de spreadsheet blijven aanwezig, maar nieuwe inzendingen worden niet meer automatisch toegevoegd. Je kunt later opnieuw koppelen, waarna Forms een nieuw tabblad aanmaakt.
Kan ik antwoorden exporteren naar een bestaand tabblad in een spreadsheet?
Nee. Forms maakt bij het koppelen altijd een nieuw tabblad aan in de doelspreadsheet, meestal Formulierreacties 1. Wil je de data elders in dezelfde spreadsheet, gebruik dan formules zoals QUERY of FILTER op een ander tabblad die naar het antwoordtabblad verwijzen.
Worden bestandsuploads meegenomen in de CSV-export?
Nee. Uploads worden opgeslagen als Drive-bestanden. In de CSV en in de gekoppelde spreadsheet staat een link naar het Drive-bestand, niet het bestand zelf.
Kan ik antwoorden automatisch exporteren naar een externe database?
Niet ingebouwd. Gebruik Apps Script met een onFormSubmit-trigger of een koppeling via Zapier of Make voor automatische doorsturen naar externe systemen.
Zijn de antwoorden beveiligd in de gekoppelde spreadsheet?
De spreadsheet erft de deelinstellingen die jij instelt. Deel de spreadsheet niet openbaar als de antwoorden privacygevoelige informatie bevatten, en beperk de toegang tot mensen die de data echt nodig hebben.
Worden handmatige wijzigingen in de spreadsheet teruggestuurd naar Forms?
Nee. De koppeling is eenrichtingsverkeer. Bewerkingen in de antwoordrijen veranderen de oorspronkelijke inzending in Forms niet en kunnen bij nieuwe antwoorden tot verwarring leiden.
Kan ik de download beperken tot een bepaalde periode?
Niet rechtstreeks. De CSV bevat altijd alle antwoorden. Koppel aan een spreadsheet en filter daar op de tijdstempelkolom als je een specifieke periode nodig hebt.