Gegevensvalidatie in Google Sheets zorgt dat mensen alleen geldige waarden invoeren. Zo voorkom je tikfouten, inconsistente categorieen en datums buiten een toegestaan bereik.
Je stelt validatie in via Gegevens en dan Gegevensvalidatie. Daar kies je een bereik, een regel en wat er gebeurt bij ongeldige invoer: een waarschuwing of een volledige weigering.
Een keuzelijst maken
De meest gebruikte vorm is een dropdown waaruit gebruikers kiezen. Dat houdt categorieen netjes gelijk.
Een statuskolom met dropdown
- Selecteer de kolom waar de status moet komen.
- Klik op Gegevens en kies Gegevensvalidatie.
- Klik op Regel toevoegen en kies bij Criteria de optie Dropdown.
- Vul de opties in, bijvoorbeeld
open,in behandelingenafgerond. - Klik op Gereed. Elke cel toont nu een keuzelijst.
Wil je het nog sneller doen voor een eenvoudige lijst? Selecteer een cel en kies Invoegen en dan Dropdown, of klik met de rechtermuisknop en kies Dropdown. Beide openen hetzelfde validatiepaneel.
Geef opties een eigen kleur
Geef elke optie een eigen kleur in de dropdown-instellingen. Sheets toont de gekozen waarde dan als een gekleurde chip, waardoor je statuskolom in een oogopslag leesbaar is zonder aparte voorwaardelijke opmaak.
Getallen en datums beperken
Naast keuzelijsten kun je invoer beperken tot een getalbereik of een datumperiode.
| Criterium | Wat het afdwingt |
|---|---|
| Getal tussen | Waarde binnen een bereik |
| Datum na | Datum vanaf een bepaalde dag |
| Tekstlengte | Maximaal aantal tekens |
| Selectievakje | Aan of uit als waarde |
| Geldig e-mailadres | Correcte mailnotatie |
Selectievakjes als WAAR of ONWAAR
Met het criterium Selectievakje maak je afvinkbare cellen. Handig voor takenlijsten. Een aangevinkt vakje geeft de waarde WAAR, een leeg vakje ONWAAR, wat je in formules zoals COUNTIF kunt gebruiken.
Weigeren of waarschuwen
Bij ongeldige invoer kies je tussen twee gedragingen. Een waarschuwing laat de invoer toe maar markeert die. Een weigering blokkeert de invoer volledig.
Wees voorzichtig met weigeren
Kies Invoer weigeren alleen als de data echt strikt moet kloppen, bijvoorbeeld bij een vaste lijst afdelingen. Bij vrije invoervelden is een waarschuwing vriendelijker, omdat gebruikers anders vastlopen op een uitzondering die je niet had voorzien.
Afhankelijke keuzelijsten
Soms wil je dat de tweede dropdown afhangt van de eerste. Denk aan een land in kolom A en bijbehorende steden in kolom B. Dat bouw je met een tweede validatieregel die naar een gefilterd bereik verwijst.
Een afhankelijke dropdown opzetten
- Maak een aparte werkbladtab met je opties, bijvoorbeeld een lijst landen en per land de bijbehorende steden.
- Gebruik een formule zoals
FILTERofQUERYom op basis van de keuze in kolom A de juiste steden op te halen in een hulpkolom. - Stel op kolom B een dropdownregel in die naar die hulpkolom verwijst via Dropdown (uit een bereik).
- Kies bij de eerste keuze opnieuw zodat de tweede lijst zich aanpast.
Combineer dit met de QUERY-functie om de opties dynamisch te maken.
Hoe maak ik een dropdown in Google Sheets?
Selecteer het bereik, ga naar Gegevens en Gegevensvalidatie, kies het criterium Dropdown en vul de opties in. Voor een snelle lijst kun je ook Invoegen en dan Dropdown gebruiken.
Kan ik ongeldige invoer volledig blokkeren?
Ja, kies bij de regel de optie Invoer weigeren. Dan accepteert Sheets alleen waarden die aan de voorwaarde voldoen.
Hoe beperk ik invoer tot een datumbereik?
Kies het criterium Datum en stel een voorwaarde in zoals na een bepaalde datum of tussen twee datums.
Wat is het verschil tussen waarschuwen en weigeren?
Waarschuwen laat ongeldige invoer toe maar markeert die met een rood driehoekje. Weigeren blokkeert de invoer helemaal.
Hoe verwijder ik een validatieregel weer?
Selecteer het bereik, ga naar Gegevens en Gegevensvalidatie en klik bij de regel op het prullenbakje, of kies Alles verwijderen om alle regels in de selectie te wissen.
Werkt gegevensvalidatie ook in de mobiele app?
Bestaande dropdowns en regels werken in de mobiele app, maar nieuwe regels stel je het makkelijkst in via de browserversie op een computer.
Gegevensvalidatie is je beste verdediging tegen rommelige data. Begin met keuzelijsten voor categorieen en voeg getal- en datumregels toe waar precisie telt.