Redactiekalender versus contentkalender
Een contentkalender plant wat er wanneer gepubliceerd wordt. Een redactiekalender plant daarnaast het hele productieproces: wanneer is het concept klaar, wanneer vindt de review plaats, wanneer gaat het naar eindredactie en wanneer is de publicatie.
Voor teams die meerdere contentstukken tegelijk in productie hebben, is een redactiekalender onmisbaar. Zonder zo'n kalender is er altijd wel een artikel dat "bijna klaar" is maar nooit gepubliceerd wordt.
Bouw voort op je contentkalender
Maak geen apart bestand. Voeg de redactiekolommen toe aan je bestaande contentkalender, zodat plannen en produceren in hetzelfde overzicht zitten.
Aanvullende kolommen voor redactie
Voeg naast de bestaande contentkalenderkolommen deze velden toe:
| Kolom | Doel |
|---|---|
briefing_datum |
Wanneer is de briefing gegeven |
conceptdatum |
Deadline voor het eerste concept |
concept_status |
Niet gestart / In schrijven / Concept klaar |
review1_datum |
Deadline voor de eerste review |
review1_door |
Wie reviewt |
review1_status |
Wacht / In review / Afgerond |
review2_datum |
Datum eindredactie of factcheck |
eindredactie_status |
Wacht / In review / Goedgekeurd |
docs_link |
Link naar het schrijfdocument in Google Docs |
cms_link |
Link naar de conceptpagina in je CMS |
Voortgang bijhouden met een Gantt-visualisatie
Maak een vereenvoudigde Gantt-weergave met voorwaardelijke opmaak op een datumraster:
- Maak een nieuw tabblad Gantt.
- Zet de artikelnamen in kolom A.
- Zet de datums (per week) in rij 1.
- Gebruik een formule om cellen te kleuren op basis van de start- en einddatum van elke fase.
=AND(C$1>=$B2, C$1<=$D2)
Pas voorwaardelijke opmaak toe met deze formule en een blauwe achtergrond. Zo zie je per artikel in welke weken welke fase actief is.
Redactieflow instellen
- Voeg alle extra kolommen toe aan je bestaande contentkalender.
- Maak voor elke statuskolom een dropdown via Gegevens > Gegevensvalidatie met de waarden Wacht, In uitvoering, Klaar.
- Stel de conceptdatum standaard in op zeven dagen voor de publicatiedatum.
- Maak een Google Form waarmee schrijvers hun conceptstatus kunnen doorgeven zonder de kalender te openen.
- Koppel de antwoorden via het tabblad Reacties > Koppelen aan Spreadsheets zodat ze in een werkblad binnenkomen.
Houd de statuswaarden overal gelijk
Gebruik in elke statuskolom exact dezelfde set woorden. Wijkt een waarde af, dan tellen filters, kleuren en Apps Script-triggers die rij niet mee en mis je stille fouten in de voortgang.
Reviewcommentaar in Google Docs
Voor de inhoudelijke review gebruik je de opmerkingenfunctie in Google Docs:
- Selecteer de tekst die je wilt aanmerken.
- Druk op Ctrl+Alt+M (op een Mac Cmd+Option+M) om een opmerking toe te voegen.
- Gebruik @naam om de auteur direct te taggen.
- De getagde persoon krijgt automatisch een e-mailnotificatie.
- Na verwerking klikt de reviewer op Oplossen.
Gebruik Bestand > Versiegeschiedenis > Versiegeschiedenis weergeven om te zien welke wijzigingen na de review zijn aangebracht en om eventueel terug te gaan naar een eerdere versie.
Publicatiechecklist per artikel
Voeg een tabblad Publicatiechecklist toe met een vaste set criteria die afgevinkt moeten zijn voordat een artikel live mag:
- Titel geoptimaliseerd (kort en met het trefwoord vooraan).
- Meta-beschrijving geschreven.
- Afbeeldingen geoptimaliseerd en alt-tekst aanwezig.
- Interne links toegevoegd (minimaal twee).
- CTA duidelijk aanwezig.
- Factcheck afgerond.
- Eindredactie akkoord.
Koppel de checklist aan de kalender met een dropdown: zijn alle vakjes aangevinkt, dan kun je de status met een Apps Script-trigger automatisch op Goedgekeurd zetten.
Test je Apps Script-trigger eerst
Een trigger die rijen verplaatst of statussen overschrijft, kan bij een fout in de filterlogica de verkeerde rijen raken. Test het script eerst op een kopie van je kalender en houd een back-up via de versiegeschiedenis.
Hoe geef ik schrijvers alleen toegang tot hun eigen artikelen?
Op rijniveau toegang regelen kan niet in Sheets. De eenvoudigste oplossing is om schrijvers alleen toegang te geven tot het Google Doc van hun eigen artikel. De redactiekalender zelf blijft voorbehouden aan het redactieteam.
Hoe zorg ik dat deadlines worden nagekomen?
Stel een Apps Script-trigger in die dagelijks controleert welke conceptdeadlines vandaag of gisteren vielen en een herinneringsmail stuurt naar de betreffende schrijver. Combineer dit met voorwaardelijke opmaak die verlopen deadlines rood kleurt.
Kan ik de redactiekalender koppelen aan onze WordPress-website?
Niet rechtstreeks vanuit Sheets. Je kunt de kolom cms_link gebruiken om naar het WordPress-concept te verwijzen. Voor echte publicatie-integratie bouw je een koppeling via Apps Script en de WordPress REST API.
Hoe archiveer ik gepubliceerde content?
Verplaats gepubliceerde rijen naar een tabblad Archief, handmatig met knippen en plakken of met een Apps Script-filter dat wekelijks alle rijen met de status Gepubliceerd verplaatst.
Werkt dit ook voor een klein team van twee personen?
Ja. Schaal de kolommen terug tot een conceptstatus, een reviewstatus en een publicatiedatum. De kern, namelijk per fase een datum en een status, blijft hetzelfde.